Preview only show first 10 pages with watermark. For full document please download

Hand Lei Ding Esis-ab Webbased

   EMBED

  • Rating

  • Date

    December 1969
  • Size

    4.7MB
  • Views

    677
  • Categories


Share

Transcript

ESIS webbased Handleiding ESIS-AB webbased Versie maart 2009 Rovict B.V. Postbus 388 3765 GC Soest T 035 6036080 F 035 6036081 Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Zonder schriftelijke toestemming van de auteur mag niets uit deze uitgave worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk/fotokopie of anderszins. ESIS is een gedeponeerd handelsmerk.  maart 2009 Rovict BV -2- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Inhoudsopgave 1. Inleiding ..............................................................................................................................7 2. Gebruikte conventies..........................................................................................................8 3. Achtergronden bij ESIS webbased.....................................................................................9 4. Algemene oriëntatie op ESIS webbased..........................................................................10 4.1. Webbrowser(s) .........................................................................................................10 4.1.1. Ondersteunde webbrowsers..........................................................................10 4.2. Beveiliging ................................................................................................................11 4.3. Aan- en afmelden (In- en uitloggen).........................................................................12 4.4. Wachtwoord .............................................................................................................13 4.4.1. Wachtwoord vergeten?..................................................................................13 4.4.2. Andere aanmeldproblemen ...........................................................................14 4.5. Menustructuur, rollen en schermen..........................................................................15 4.5.1. Menustructuur................................................................................................15 4.5.2. Gebruikers .....................................................................................................16 4.5.3. Rollen.............................................................................................................16 4.5.4. Schermen en knoppen ..................................................................................17 4.5.5. Stappenplannen ............................................................................................18 4.6. De structuur van ESIS webbased ............................................................................19 4.6.1. Structuur ........................................................................................................19 4.6.2. Onderwijsstructuur.........................................................................................20 4.6.3. Onderwijssoort...............................................................................................21 4.6.4. Groepen.........................................................................................................21 4.7. Hulptabellen .............................................................................................................21 4.8. Zoeken en selecteren...............................................................................................22 5. Leerlingadministratie ........................................................................................................23 5.1. Leerling invoeren......................................................................................................23 5.2. Leerling voorlopig inschrijven...................................................................................28 5.3. Leerling inschrijven...................................................................................................29 5.4. Leerling indelen ........................................................................................................35 5.5. Leerling uitschrijven..................................................................................................38 5.6. Leerling zoeken ........................................................................................................39 5.7. Groepen maken........................................................................................................40 6. Overzichten en exports ....................................................................................................43 6.1. Overzichten ..............................................................................................................43 6.2. Exports .....................................................................................................................47 6.3. De DOD export.........................................................................................................48 6.3.1. De EDEX/EDEXML export ............................................................................50 6.4. Het Onderwijskundig rapport....................................................................................51 7. Vrije overzichten ...............................................................................................................54 7.1. Het maken van vrije overzichten ..............................................................................54 7.2. Het uitvoeren van vrije overzichten via Informatie Uitvoer Vrije Overzichten ..........58 -3- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 8. De leerlingtelling .............................................................................................................. 60 8.1. Waar moet u op letten ............................................................................................. 60 8.2. Het telformulier......................................................................................................... 62 8.3. Het EFS telfomulier.................................................................................................. 62 9. Absentie ........................................................................................................................... 63 9.1. Instellingen en vrije dagen invoeren ........................................................................ 64 9.2. Invoeren absenten ................................................................................................... 66 9.3. Absentienotitie maken ............................................................................................. 67 9.4. Wijzigen van absentie en absentienotitie ................................................................ 68 9.5. Absentie uitvoer ....................................................................................................... 69 10. Jaarovergang ................................................................................................................. 70 10.1. Voorbereiding......................................................................................................... 70 10.2. Onderwijsstructuur: onderwijssoorten en groepen ................................................ 70 10.3. De stappen............................................................................................................. 71 11. PGN-scan fase 2............................................................................................................ 76 11.1. Het Persoonsgebonden Nummer (PGN)............................................................... 76 11.1.1. Gevolgen voor de scholen .......................................................................... 77 11.2. De PGN-scan fase 2 in ESIS webbased ............................................................... 77 12. Kasboek ......................................................................................................................... 81 12.1. Financieel beheer .................................................................................................. 81 12.2. Boekingen invoeren ............................................................................................... 83 13. Medewerkers.................................................................................................................. 84 13.1. Medewerkers, gebruikers, rollen en rechten ......................................................... 84 13.2. Medewerkers invoeren of wijzigen......................................................................... 84 13.3. Gebruiker invoeren of wijzigen .............................................................................. 86 13.4. Mijn ESIS ............................................................................................................... 86 14. Leerlingdossier in ESIS webbased ................................................................................ 87 14.1. Het leerlingdossier ................................................................................................. 87 14.2. Voorwaarden om de module dossier te kunnen gebruiken ................................... 87 14.2.1. Dossierindelingen........................................................................................ 87 14.2.2. Vullen van hulptabellen ............................................................................... 89 14.3. Leerlingdossier voor groepsleerkrachten .............................................................. 90 14.3.1. Selecteren van een leerlingdossier............................................................. 90 14.4. Dossieroverzicht .................................................................................................... 91 14.5. Onderdelen in het leerlingdossier .......................................................................... 92 14.5.1. Leerlinginformatie........................................................................................ 92 14.5.2. Zorgniveau .................................................................................................. 92 14.5.3. Absentie ...................................................................................................... 93 14.5.4. Registraties ................................................................................................. 94 14.5.5. Handelingsplan ........................................................................................... 96 14.5.6. Toetsen ....................................................................................................... 97 14.5.7. Leerling signaallijn....................................................................................... 98 14.6. Handelingsplan ...................................................................................................... 99 14.6.1. Handelingsplan zoeken............................................................................... 99 14.6.2. Handelingsplan toevoegen ....................................................................... 101 -4- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15. Gebruik van ESIS webbased Toetsen .........................................................................105 15.1. Inleiding ................................................................................................................105 15.2. Stappenplan ESIS Toetsen op school .................................................................105 15.3. Toetsen beschikbaar maken ................................................................................106 15.3.1. Methode onafhankelijke toetsen instellen .................................................106 15.4. Scoringsmethode en Scoringswijze .....................................................................107 15.4.1. Signalen bij scoringsmethoden .................................................................108 15.5. Samenstellen rendementsgrafiek - signaallijn .....................................................109 15.6. Didactische leeftijd en leerrendementsgrafiek .....................................................110 15.6.1. Didactische leeftijd.....................................................................................110 15.6.2. Didactische leeftijd aanpassen ..................................................................110 15.7. Toetsresultaten.....................................................................................................112 15.8. Toetsresultaten invoeren......................................................................................112 15.8.1. Selectie van leerlingen ..............................................................................113 15.8.2. Bepalen van de toets.................................................................................113 15.8.3. Bepalen van de toetsversie (planning) ......................................................114 15.8.4. Invoeren van toetsresultaten .....................................................................115 15.8.5. Wijzigen van toetsresultaat........................................................................116 15.8.6. Verwijderen van toetsresultaat ..................................................................116 15.8.7. Cito eindtoets groep 8 ...............................................................................117 15.9. Overzichten en formulieren ..................................................................................117 15.9.1. Overzichten via Modules - Toetsresultaat .................................................117 15.9.2. Overzichten via Informatie - Toetsoverzichten ..........................................120 15.9.3. Cito-LVS toetsen .......................................................................................123 15.9.4. Overzichten op schoolniveau ....................................................................124 15.9.5. Eigen en methodegebonden toetsen ........................................................126 15.9.6. De knop herberekening .............................................................................127 15.9.7. Beheer - Instrumenten - Overzicht ............................................................127 15.9.8. Scoringsmethodes.....................................................................................130 15.9.9. Scoringswijze.............................................................................................131 15.9.10. DOD Toetscode.......................................................................................132 15.9.11. Observatie instrument aanmaken ...........................................................132 16. Import en importcontrole ..............................................................................................133 16.1. Import-bestand inlezen.........................................................................................133 17. Onderwijsstructuur .......................................................................................................134 17.1. Groepen aanmaken..............................................................................................134 17.2. Schooljaren ..........................................................................................................136 18. Medewerkers en gebruikers .........................................................................................137 18.1. Toevoegen Medewerkers.....................................................................................137 18.2. Medewerker koppelen aan een groep..................................................................137 18.3. Gebruikers............................................................................................................138 18.4. Toevoegen Gebruikers.........................................................................................138 19. Tabellen en vrije velden ...............................................................................................141 19.1. Hulptabellen .........................................................................................................141 19.2. Relatiescholen......................................................................................................143 19.2.1. Inlezen BRIN-bestand ...............................................................................145 -5- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 19.2.2. Bulkverwerking CFI ................................................................................... 145 19.3. Vrije velden .......................................................................................................... 145 20. Instellingen ................................................................................................................... 149 20.1. Rollen en rechten................................................................................................. 149 20.2. Datadelen / filteren............................................................................................... 149 20.3. Mijn instellingen ................................................................................................... 149 21. Ondersteuning door de afdeling ESIS-Support ........................................................... 157 22. Bijlage Toetskalender Citotoetsen ............................................................................... 158 23. Bijlage Toetsen in ESIS webbased.............................................................................. 160 24. Bijlage Standaardrollen in ESIS webbased ................................................................. 162 -6- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 1. Inleiding In deze handleiding zijn die onderdelen opgenomen die voor de inrichting en het gebruik van ESIS webbased van belang zijn. De opbouw van de handleiding is als volgt: - Achtergrond informatie en een algemene oriëntatie op ESIS webbased Dit betreft de hoofdstukken: - Achtergronden bij ESIS webbased - Algemene oriëntatie op ESIS webbased. Dit onderdeel is van belang voor alle gebruikers van ESIS webbased. De leerlingadministratie in ESIS webbased (ESIS-A) Dit betreft de hoofdstukken: - Leerlingadministratie - Overzichten en exports - Vrije overzichten - De leerlingtelling - Absentie - Jaarovergang - PGN-scan fase 2 - Kasboek - Medewerkers. Dit onderdeel is vooral van belang voor de (administratief) medewerker die de leerlingadministratie verzorgt. Het leerlingdossier en de toetsen in ESIS webased (ESIS-B) Dit betreft de hoofdstukken: - Leerlingdossier in ESIS webbased - Gebruik van ESIS webbased Toetsen. Dit onderdeel is vooral van belang voor de IB-ers, voor de inrichting van ESIS webbased Dossier, en de groepsleerkrachten. Onderdelen die van belang zijn voor de inrichting van ESIS webbased (Applicatiebeheer) Dit betreft de hoofdstukken: - Import en importcontrole - Onderwijsstructuur - Medewerkers en gebruikers - Tabellen en vrije velden - Instellingen - Ondersteuning door de afdeling ESIS-Support. Dit onderdeel is vooral van belang voor de applicatiebeheerder. Voor nadere informatie over onderdelen in ESIS webbased kunt u ook de Help raadplegen of onze website. Op onze website treft u filmpjes over bepaalde onderdelen aan en op de pagina voor geregistreerde gebruikers: www.rovict.nl – Support – ESIS – Downloads stappenplannen. -7- - - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 2. Gebruikte conventies In deze handleiding gelden de volgende conventies: Knoppen worden met een plaatje of door middel van < > aangegeven, bijvoorbeeld Notabene en belangrijke extra informatie worden door het pictogram uitroepteken en cursief weergegeven. Tips en voorbeelden worden weergegeven door het pictogram met het lampje en worden cursief weergegeven. Indien een menuonderdeel wordt besproken, wordt in vet aangegeven op welke wijze u het menu kunt terugvinden in ESIS webbased. Bijvoorbeeld: Modules - Leerlingen – Leerlingenadministratie Om een menu-onderdeel of een bepaalde functionaliteit te benadrukken worden deze voorzien van een ellips. Deze ellips is in ESIS webbased niet zichtbaar. Schermvoorbeelden en overzichten worden zoveel mogelijk met relevante informatie weergegeven. De gebruikte gegevens zijn fictief. Alle eventuele overeenkomsten met namen, personen, plaatsen en situaties berusten op toeval. -8- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 3. Achtergronden bij ESIS webbased Voor een beter begrip van de werking en de mogelijkheden van ESIS webbased is het goed om kennis te nemen van de bij de ontwikkeling van deze webbased versie van ESIS gekozen uitgangspunten. Aanleidingen Het primair onderwijs wordt de laatste jaren bepaald door processen van bestuurlijke schaalvergroting, de komst van lumpsum financiering en het persoonsgebonden nummer (PGN). De vraag om informatievoorziening aan de scholen blijft toenemen en de Zorgplicht ligt in het verschiet. Daarnaast zijn er technologische ontwikkelingen waarbij het gebruik van internet, portals en webbased applicaties centraal staat. Rovict sluit bij deze ontwikkelingen aan met ESIS webbased. Uitgangspunten Op basis van bovenstaande aanleidingen en de continue drang om ESIS te verbeteren zijn de volgende uitgangspunten voor deze nieuwe versie geformuleerd: gebruiksvriendelijke interface, webbased (tijd- en plaatsonafhankelijk) en rolgericht (mijn ESIS) gegevensuitwisseling en rapportages moeten flexibel zijn naar vorm en inhoud functionaliteit wordt waar mogelijk verbeterd of vernieuwd het werken ‘in de klas’ ondersteunen (bijvoorbeeld verzuimregistratie en leerlingdossier) gegevens kunnen delen op tussen- en bovenschools niveau informatievoorziening/managementrapportages op bestuursniveau mogelijk maken beheer gemakkelijker maken door centrale inrichting (mogelijkheid van hosting) veiligheid van opslag en transport van gegevens eenvoudig te onderhouden (Microsoft .NET). ESIS webbased maakt het mogelijk om de scholen van één of meer besturen in één database onder te brengen. Hierdoor is het mogelijk om onder andere: gegevens tussen scholen te delen hulptabellen gelijk te schakelen en samen te onderhouden. Bijvoorbeeld het soort incident rapportages op bovenschools niveau te maken. Uiteraard vraagt dit bij de eerste inrichting de nodige aandacht. Binnen een bestuur of school is de applicatiebeheerder de persoon die belast is met de inrichting van ESIS webbased, zoals het vullen van de hulptabellen, het aanmaken van gebruikers etcetera. -9- Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 4. Algemene oriëntatie op ESIS webbased ESIS webbased is een webapplicatie die, afhankelijk van de installatie, overal ter wereld via een internetverbinding, een webbrowser en de benodigde inloggegevens toegankelijk is. Voor een webbased applicatie is hosting noodzakelijk. Rovict B.V. kan zorgdragen voor de hosting, hosting is ook mogelijk via een door Rovict B.V. gecertificeerd steunpunt of kan zelf uitgevoerd worden. In dit hoofdstuk gaan we kort in op het verschijnsel webbrowser, het aanmelden, de menu’s, rollen en schermen in ESIS webbased. 4.1. Webbrowser(s) Een webbrowser (ook webverkenner genoemd) is een computerprogramma om webpagina's (zoals bijvoorbeeld ESIS webbased) te kunnen bekijken. 1 2 Populaire browsers zijn o.a. Windows Internet Explorer en Mozilla Firefox . Een browser zet webpagina's, die door een webserver zijn aangeleverd, om in een voor mensen leesbare vorm. Vaste elementen van een webpagina zijn verschillende soorten opmaak van tekst, plaatjes en links naar andere webpagina's. 4.1.1. Ondersteunde webbrowsers Om ESIS webbased te kunnen gebruiken kunt u gebruikmaken van Windows Internet Explorer (versie 7) en/of Mozilla Firefox (versie 3). Wij adviseren u bij voorkeur gebruik te maken van Internet Explorer versie 7 of Firefox versie 3. Internet explorer Firefox 1 2 Internet Explorer is een gedeponeerd handelsmerk van Microsoft Corporation Firefox is een gedeponeerd handelsmerk van de Mozilla Foundation - 10 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Een voorbeeld van ESIS webbased in Mozilla Firefox 3.0 in de volledige schermmodus (F11). Het is technisch mogelijk om zowel Internet Explorer als Firefox op uw werkstation (cliënt) te installeren en te gebruiken. Beide pakketten kunnen dus naast elkaar worden gebruikt. 4.2. Beveiliging Het spreekt voor zich dat Rovict alles doet om de gegevensuitwisseling en opslag van gegevens in ESIS webbased zo veilig mogelijk te laten plaatsvinden. Daartoe zijn de volgende maatregelen genomen: toegang via een gebruikersnaam en wachtwoord gebruikers hebben via hun rol (groepsleerkracht) toegang tot bepaalde functies en gegevens (bijvoorbeeld van groep 4 van school de Driemaster) periodiek aanpassen van het wachtwoord is verplicht beveiligde internetverbindingen beveiliging kan verhoogd worden via IP-adres controles: hierdoor zijn alleen aanmeldingen mogelijk vanaf geregistreerde computers. - 11 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 4.3. Aan- en afmelden (In- en uitloggen) ESIS webbased is een webbased programma. Dat wil zeggen, dat u het programma kunt opstarten met behulp van een internet browser. Aan de hand van een zogenaamde URL (Uniform Resource Locator) geeft u in de browser de startpagina op van ESIS webbased. De startpagina van ESIS webbased kan ook als favoriet in uw browser worden opgeslagen. Voorbeeld van een URL voor het inloggen in ESIS. Een medewerker heeft over het algemeen meer taken en rollen op een school. Bijvoorbeeld leerkracht en Intern Begeleider. De applicatiebeheerder kan ervoor zorgen dat deze medewerker zich met twee verschillende rollen in het systeem kan aanmelden. Een groot voordeel hiervan is dat de informatie, zoals groepen, leerlingen, taken, meldingen, openstaande afspraken en dergelijke gericht is op de specifieke rol. De medewerker krijgt alleen die informatie op het scherm die binnen de desbetreffende rol relevant is. Na het inloggen, wordt bovenin het scherm weergegeven onder welke naam u bent ingelogd en met welke rol. Bij meer rollen kan, zonder opnieuw aan te melden, van rol worden gewisseld. - 12 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Daaronder ziet u het zogenaamde berichtenscherm. Zowel Rovict B.V. als een gebruiker met de juiste rechten kunnen in dit scherm berichten plaatsen. Het afmelden (of uitloggen) in ESIS webbased sluit de toegang tot de applicatie af. ESIS webbased is pas weer toegankelijk als u zich opnieuw aanmeldt. Uit veiligheidsoverweging kan de actieve verbinding na een bepaalde tijd (bijvoorbeeld 20 minuten) worden verbroken indien er geen activiteit wordt waargenomen. Deze tijd kan niet worden ingesteld in ESIS webbased, maar wel door uw hosting organisatie. Indien de verbinding is verbroken, dient u zich opnieuw aan te melden in ESIS webbased. 4.4. Wachtwoord Nadat de applicatiebeheerder een gebruiker heeft aangemaakt, krijgt de gebruiker automatisch een wachtwoord via het aan de gebruiker gekoppelde e-mailadres toegestuurd. Met dit wachtwoord kan worden ingelogd in ESIS webbased. Na het inloggen moet de gebruiker het wachtwoord direct wijzigen in een zelf te bedenken wachtwoord. Het wachtwoord moet voldoen aan de volgende voorwaarden: Het moet bestaan uit minimaal 6 en maximaal 10 karakters, minimaal twee cijfers en minimaal twee letters waarvan één letter een hoofdletter moet zijn. 4.4.1. Wachtwoord vergeten? Hiervoor kan de gebruiker bij het aanmelden de knop gebruiken. Vervolgens wordt een e-mail met een nieuw, alleen vandaag geldig, wachtwoord naar het bekende e-mailadres van de gebruiker gestuurd. - 13 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Na het inloggen met het via de e-mail toegestuurde wachtwoord, dient het wachtwoord direct gewijzigd te worden in een nieuw wachtwoord. Hierna kan de gebruiker zich opnieuw aanmelden in ESIS webbased met de gebruikersnaam en het nieuwe wachtwoord. 4.4.2. Andere aanmeldproblemen Hebt u een ander aanmeldprobleem, dan kunt u voor ondersteuning een e-mail sturen naar de helpdesk van ESIS. - 14 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Als afzender wordt hiervoor uw naam en e-mailadres gebruikt. 4.5. Menustructuur, rollen en schermen 4.5.1. Menustructuur Afhankelijk van uw rol ziet u modules, hieronder ziet u een voorbeeld: De menustructuur in ESIS webbased is opgebouwd uit drie niveaus. Het eerste niveau is direct zichtbaar in het startscherm. Als voorbeeld gebruiken we de menuoptie Modules. Vanuit het startscherm kunt u één van de menuopties aanklikken, waarna u de menuopties van het tweede niveau ziet. Uitgaande van het genoemde voorbeeld is dat: Modules – Leerlingen. - 15 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Als laatste kunt u doorklikken naar het derde niveau. Uitgaande van het genoemde voorbeeld is dat: Modules – Leerlingen – Leerlingenadministratie 4.5.2. Gebruikers Met gebruikers wordt letterlijk de gebruikers van het systeem bedoeld. De applicatiebeheerder kan gebruikers aanmaken en aan iedere gebruiker één of meer rollen koppelen. 4.5.3. Rollen Op een basisschool worden vaak verschillende functies bekleed, zoals groepsleerkracht, intern begeleider, conciërge, administratief medewerker, applicatiebeheerder, directeur, etcetera. In ESIS webbased zijn deze functies vertaald naar een bepaalde rol, waaraan een autorisatie voor de toegang in ESIS webbased is verbonden. Aan iedere medewerker kunnen één of meer rollen op één of meer scholen worden toegekend. De rol bepaalt voor de gebruiker welke menuonderdelen zichtbaar zijn en met welke rechten. De bij de rol behorende instellingen zijn vooraf door de applicatiebeheerder via de autorisatie geregeld. Een rol regelt de toegang tot bepaalde onderdelen, met de opties: volledig (gegevens invoeren, wijzigen, verwijderen) alleen lezen (gegevens bekijken) uit (gegevens zijn niet toegankelijk of onzichtbaar). De menustructuur wordt bepaald door de rol waarmee u in het systeem bent aangemeld. Het is dus heel goed mogelijk dat u meer of minder menuonderdelen ziet dan uw collega(’s) op school. - 16 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 4.5.4. Schermen en knoppen Menubalk (1) Statusbalk (2) Stappenplan (3) Werkgedeelte (4) De menubalk van ESIS webbased bevat alle menu-onderdelen van ESIS waar u rechten voor gekregen heeft. U heeft altijd rechten om te werken met: Startpagina Mijn ESIS Help De statusbalk geeft u informatie over de gegevens die op dat moment op het scherm staan. Bijvoorbeeld: welke leerling, van welke relatie onderhoudt u de contactgegevens Het linkergedeelte van het scherm bevat een stappenplan dat u door het betreffende onderdeel leidt. Het rechtergedeelte van uw scherm is het "werkgedeelte". In dit scherm voert u de bewerkingen uit. In ESIS webbased worden de knoppen eenduidig benoemd. "Onderhouden van een hulptabel”: hiermee kunt u een gegeven dat niet voorkomt in de hulptabel toevoegen aan deze hulptabel. Zodra dit gegeven is opgeslagen, wordt het direct geselecteerd in het ESIS-veld waarin u op dat moment aan het werk bent. Deze knop opent de kalender. U zoekt de juiste datum op en klikt deze aan. U kunt ook zelf een datum intypen. Door op het vraagtekensymbool te klikken, komt u direct vanaf de betreffende pagina van ESIS webbased in de overeenkomstige Helppagina. - 17 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV De knop met het staat symbool voor "toevoegen" of "meer van hetzelfde". Deze knop wordt bijvoorbeeld gebruikt om meer voornaamvelden bij een leerling te tonen, voor meer telecominformatie bij een leerling, voor meer zoekopties bij het zoeken (uitgebreid zoeken) De knop met het wordt gebruikt voor "verwijderen" of "minder van hetzelfde". Bijvoorbeeld: verwijderen van één van de voornaamvelden bij een leerling, verwijderen van een inschrijving van een leerling, beperken van het aantal zoekopties bij het zoeken (eenvoudig zoeken). Bij het verminderen van het aantal getoonde velden (bijvoorbeeld voornamen), is het belangrijk dat u dit veld eerst leegmaakt. Dit sterretje geeft aan dat het een verplicht in te vullen veld betreft. Wanneer een scherm volledig is ingevuld, legt u met de knop de gegevens vast en gaat u door naar het volgende scherm Met de knop logt u in na het volledig invullen van het inlogscherm. Met de knop gaat u naar het volgende scherm Met de knop gaat u terug naar het vorige scherm Door op de knop te klikken, wordt een nieuw wachtwoord toegestuurd naar het binnen ESIS webbased bekende e-mailadres. Met de knop Wijzig wijzigt u de informatie die u geselecteerd heeft, of voegt u aanvullende informatie toe. Met de knop voert u de zoekactie daadwerkelijk uit. Met deze knop opent u een zoekdialoog venster. Deze knop opent een zoeklijst, waaruit u een item kunt kiezen bij het invoeren van gegevens in een veld. De gebruiker heeft voor dit onderdeel alleen leesrechten, dus niet de mogelijkheid om gegevens te wijzigen. òf 4.5.5. Stappenplannen ESIS webbased werkt met zogenaamde stappenplannen bij het invoeren, bewerken en afdrukken van gegevens. In het linkergedeelte van het scherm ziet u uit welke onderdelen een stappenplan bestaat en bij welk onderdeel van het stappenplan u aan het werk bent. Nadat u een onderdeel heeft afgerond middels de knop , wordt deze in het stappenplan voorzien van een vinkje. Bij een aantal onderdelen moet u, alvorens u dit onderdeel gereed kan melden, de verplicht in te vullen velden ingevuld hebben. - 18 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Een vinkje in het stappenplan bij een onderdeel betekent niet dat alle gegevens zijn ingevuld. Wel zijn alle verplicht in te vullen velden (aangegeven met een *) gevuld. 4.6. De structuur van ESIS webbased 4.6.1. Structuur Structuur De structuur in ESIS webbased bestaat altijd uit vijf niveaus, waardoor het mogelijk is het systeem bovenschools te gebruiken. Ieder niveau kan uit meer horizontale organisatorische eenheden bestaan. Onder één Bestuur kunnen bijvoorbeeld meer scholen vallen, één school kan meer vestigingen hebben en één vestiging meer locaties. In de praktijk zal zowel bij school, vestiging als locatie sprake zijn van dezelfde schoolnaam. Nadere toelichting van de bovengenoemde begrippen: Eenheid: Deze term wordt gebruikt om het technisch mogelijk te maken meer besturen in dezelfde database onder te brengen. - 19 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Bestuur Het Bestuur waar de school onder valt. School Een school is altijd onderdeel van een Bestuur. Onder school worden alleen officiële gegevens ingevoerd als de naam van de school en het brinnummer. Vestiging Ieder school heeft een hoofdvestiging, deze wordt standaard aangemaakt in ESIS webbased met de naam van de school en het vestigingsnummer 00. Eventuele andere officieel erkende vestigingen van de school worden hier ingevoerd. Locatie Een locatie is een feitelijk gebouw, waar les wordt gegeven. Onder locatie worden de adresgegevens van de school ingevoerd en de naam van de tekenbevoegde verantwoordelijke. Schematisch ziet het er als volgt uit: Een schoolbestuur met vijf basisscholen kan gebruikmaken van één ESIS webbased database, waarin alle gegevens van de vijf basisscholen worden opgeslagen. De administratieve gegevens van het bestuur worden op het niveau Bestuur geregistreerd. Vervolgens registreert iedere basisschool haar eigen gegevens op het niveau School, Vestiging en Locatie. Een basisschool met meer vestigingen (nevenvestigingnummers) en locaties registreert haar gegevens dus per vestiging en locatie. 4.6.2. Onderwijsstructuur Bij de onderwijsstructuur worden de onderwijssoorten en groepen in een schooljaar vastgelegd. - 20 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 4.6.3. Onderwijssoort Voor het basisonderwijs zijn de onderwijssoorten vastgelegd in de leerjaren. Standaard noemen we deze onderwijssoorten BO-01 (basisonderwijs leerjaar 1) tot en met BO-08. Voor het speciaal basisonderwijs kunt u als onderwijssoort de afdeling aangeven, zoals bijvoorbeeld: SO-ZMLK, SO-ESM VSO-ZMLK en VSO-MG. In de definitie van een onderwijssoort geeft u alle gegevens op die nodig zijn voor een goede vertaling van de inschrijving en indeling van een leerling naar het telformulier en de IBG koppeling. Wanneer voor ESIS webbased de onderwijssoort van een leerling bekend is (door deze in te delen), weet ESIS webbased ook alle benodigde coderingen die voor deze leerling toegepast moeten worden bij de leerlingtelling en dergelijke. 4.6.4. Groepen Iedere leerling wordt ingedeeld in een basisgroep (stamgroep). Daarnaast kunnen de leerlingen nog worden ingedeeld in andere typen groepen, zoals instructiegroepen, lesgroepen, overblijfgroepen, etcetera. De gebruiker kan deze typen groepen zelf definiëren. Iedere groep is gekoppeld aan één of meer onderwijssoorten. Hierdoor wordt het mogelijk om bijvoorbeeld combinatiegroepen aan te maken van leerlingen uit verschillende onderwijssoorten (schoolsoorten en leerjaren). Daarnaast worden bij een groep de (les)locatie, het (les)lokaal en de eventuele begeleider(s) geregistreerd. Bij een combinatieklas worden in de Groepscode de groepen opgenomen, bij Onderwijssoorten worden de leerjaren geselecteerd. Onderstaand een voorbeeld van een combinatieklas 4-5. 4.7. Hulptabellen ESIS webbased bevat een groot aantal hulptabellen. De hulptabellen zijn verdeeld over een aantal categorieën, zoals DOD, Leerlingen en Verzuim. Hulptabellen zijn er in twee soorten: Rovict tabellen: deze worden onderhouden door Rovict. U kunt de gegevens in deze tabellen niet wijzigen. Hierbij kan gedacht worden aan gegevens die relevant zijn voor de wet- en regelgeving. - 21 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Niet - Rovict tabellen: afhankelijk van uw rechten in ESIS webbased, kunt u de gegevens in deze hulptabel aanpassen (toevoegen, wijzigen, verwijderen). De hulptabellen kunnen bovenschools gebruikt worden, zodat de gegevens centraal kunnen worden beheerd. 4.8. Zoeken en selecteren In ESIS webbased kunt u bij het opzoeken van gegevens gebruikmaken van een zoekfunctie. Standaard wordt een eenvoudig zoekscherm getoond: In het uitgebreide zoekscherm, kan op extra velden worden gezocht naar bijvoorbeeld een bepaalde leerling met een specifieke status. Deze status staat standaard op ingeschreven, dus als u een uitgeschreven leerling zoekt, dient u gebruik te maken van de optie uitgebreid zoeken. Met de knoppen <-> beide opties. en <+> schakelt u tussen de Ook als u het scherm verlaat en er later terugkomt blijven de zoekopties ingesteld: met de knop kunt u de zoekopties leeg maken. - 22 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 5. Leerlingadministratie Modules - Leerlingen - Leerlingenadministratie In ESIS webbased kennen we de volgende procedures en statussen: Procedure a. Leerling invoeren b. Leerling voorlopig inschrijven c. Leerling inschrijven Status Ingevoerd Er zijn persoonsgegevens bekend. Voorlopig ingeschreven sinds dd-MM-jjjj. De leerling heeft een voorlopig inschrijfgegeven. Ingeschreven sinds dd-MM-jjjj De leerling heeft één actieve inschrijving per peildatum. De weergegeven datum is de eerste dag waarop de leerling op dit BRIN-nummer onderwijs volgt. Ingedeeld sinds dd-MM-jjjj De leerling heeft één actieve indeling in een groep per peildatum. De weergegeven datum is de startdatum van de indeling. Uitgeschreven sinds dd-MM-jjjj De leerling heeft één uitschrijving per peildatum. De weergegeven datum is de laatste schooldag. d. Leerling indelen e. Leerling uitschrijven De status van een leerling wordt altijd weergegeven in de statusregel bovenaan het leerlingscherm. 5.1. Leerling invoeren Bij het invoeren van een leerling biedt ESIS webbased u een keuze uit drie mogelijkheden, te weten: - 23 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Toelichting op de invoermethodes: Ik wil geen gegevens hergebruiken Dit is de standaardinstelling van ESIS webbased. Via deze optie dient u alle gegevens van de leerling zelf in te typen. Ik wil de gegevens van een andere leerling gebruiken (bijvoorbeeld een broertje of zusje) Bij deze optie dient u aan te geven van welke leerling u de gegevens wilt gebruiken, U doet dit door de desbetreffende leerling te selecteren. Na de selectie klikt u op de knop . U komt nu bij het scherm met basisgegevens van de nieuw in te voeren leerling. U controleert de gegevens die overgenomen zijn van de geselecteerde leerling en vult de ontbrekende gegevens aan. De gegevens die worden overgenomen zijn: - Voorvoegsel - Achternaam - Volledig adres - Telecom-informatie - Geboorteplaats - Geboorteland - Nationaliteit 1 en 2 - Datum in Nederland - Gedoopt - Gezindte - Thuistaal 1 en 2 - Woont in COA - Woont in tehuis - Zorgverzekering - WA-verzekering - Artsen-gegeven - Verzorgers. Ik wil de gegevens van een D.O.D. inlezen Bij de keuze voor deze optie moet de locatie van het bestand aangegeven worden. Bijvoorbeeld: een USB stick of de C-schijf. Invoeren van leerlinggegevens: Het menu-onderdeel Leerling bevat de volgende onderdelen: Samenvatting Basis Extra Zorg Verzorgers Vrije velden. Bij het invoeren van een leerling loopt u stap voor stap de bovengenoemde onderdelen door. U dient minimaal de verplicht in te vullen velden ingevuld te hebben. - 24 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Basis Het veld geboortetijdstip wordt gebruikt om bij tweelingen het oudste kind te kunnen bepalen. De velden huisnummeraanduiding (BY , TO) en locatieomschrijving, worden gebruikt om niet nader gespecificeerde adressen te omschrijven. Bijvoorbeeld bij een woonboot zonder eigen huisnummer aanduiding. Voor het opzoeken van adressen en postcodes wordt gebruik gemaakt van een zgn. zelflerende postcodetabel. In deze tabel worden alle ingevoerde adressen opgenomen. Deze kunnen vervolgens bij nieuwe invoer gebruikt worden. Doel is het vereenvoudigen en het eenduidig houden van de adresinvoer. De kans dat dezelfde straatnamen meerdere keren in het systeem worden ingevoerd is hiermee een stuk kleiner. (Bijv. Jan Steenstraat en J. Steenstr.) Nadat de gegevens op het eerste scherm zijn ingevoerd, gaat u via de knop , naar het volgende scherm. U ziet dat in het stappenplan een vinkje staat bij de stap: Basis, ten teken dat in het basisscherm ten minste de verplichte velden zijn ingevuld. - 25 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Extra Zorg Een aantal velden in het onderdeel indicaties en verwijzingen wordt pas zichtbaar als er een keuze voor dit onderdeel is gemaakt. Zie de voorbeelden voor Leerlinggebonden financiering. Als u Nee aanklikt, verschijnen er geen extra schermen. - 26 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Als u Ja aanklikt, verschijnen er de onderstaande extra velden:. Verzorger Bij het invullen van de gegevens van de verzorger kunt u een in ESIS webbased bekende verzorger selecteren of een nieuwe verzorger toevoegen. Klik vervolgens op . Het aantal verzorgers dat u bij een leerling kunt invoeren is onbeperkt. U kunt bij de verzorgers onder andere aangeven of de verzorger: de wettelijke verzorger is (dit is van belang voor de bepaling van het leerlinggewicht\; de gezinsvertegenwoordiger is (die post van de school dient te ontvangen) Gezinsvertegenwoordiger Een gezin bestaat in ESIS webbased uit alle leerlingen, die dezelfde verzorger als gezinsvertegenwoordiger hebben. U kunt bij een verzorger, middels het veld gezinsvertegenwoordiger, aangeven of deze verzorger de gezinsvertegenwoordiger is van deze - 27 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV leerling door Ja te selecteren. Een leerling kan meer verzorgers hebben, maar heeft altijd maar één gezinsvertegenwoordiger. Let op: een verzorger kan aan meer leerlingen gekoppeld worden. Hierbij kan het voorkomen dat deze verzorger voor de ene leerling WEL de gezinsvertegenwoordiger is, en voor de andere leerling NIET. Vrije velden De vrije velden worden als laatste onderdeel bij het invoeren van de leerling getoond. De applicatiebeheerder kan schoolspecifieke vrije velden definiëren. Hierbij kunt u denken aan de registratie van de tijdschriften waarop een leerling via school geabonneerd is of het type schoolmelk dat een leerling drinkt. De vrije velden zijn opgebouwd uit een sectie (bijvoorbeeld schoolmelk, tijdschriften of algemeen), waarmee u het label en de plaats van het vrije veld bepaalt en vervolgens uit de definitie, waarbinnen u kunt kiezen voor de opmaak van het vrije veld. Bij vrije velden kunt u kiezen uit een aantal veldtypen. Deze bepalen de wijze waarop de gegevens kunnen worden geregistreerd zoals een vrij tekstveld of memoveld, een zoeklijst, een vinkbox, een datum, een getal etc.. Wij adviseren om selectief en doordacht (op school- of bestuursniveau) van deze mogelijkheid gebruik te maken. Wildgroei van vrije velden dient voorkomen te worden in het belang van een goede informatievoorziening aan de verschillende gebruikers van ESIS webbased. 5.2. Leerling voorlopig inschrijven De stap voorlopig inschrijven is een facultatieve stap. U kunt deze stap overslaan en direct doorgaan naar de stap leerling inschrijven. Een voorlopige inschrijving kunt u gebruiken om een leerling op een wachtlijst te plaatsen òf om leerlingen aan te melden waarvan pas later bekend wordt of de inschrijving definitief is. Voorwaarde is dat de verwachte inschrijfdatum op of na de ontvangstdatum van de voorlopige inschrijving ligt. De voorlopige inschrijving kent de volgende statussen: Voorlopig Ingeschreven Wachtlijst Onderzoek Toegelaten Afgewezen Ingetrokken. Na het invullen van ten minste alle verplicht in te vullen velden klikt u op de knop . - 28 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 5.3. Leerling inschrijven Voordat een leerling ingeschreven kan worden, is het van belang dat de schoolstructuur via Beheer-Structuur-School goed is ingericht. Wie de rechten heeft om de schoolstructuur goed in te vullen, is afhankelijk van de op uw school gemaakte afspraken. Het inschrijven van een leerling, is essentieel voor de bekostiging van de leerling. Zolang een leerling niet is ingeschreven, kan er geen bekostiging voor deze leerling plaatsvinden. Afhankelijk van de schoolsoort waarvoor u een leerling inschrijft, krijgt u bepaalde velden wel of niet te zien. Bij de inschrijving kan een keuze worden gemaakt uit de volgende schoolsoorten: BO (basisonderwijs, bekostigd) SBO (speciaal basisonderwijs, bekostigd) SO (speciaal onderwijs, bekostigd) VSO (voortgezet speciaal onderwijs, bekostigd) VVE (voor- en vroegschoolse educatie, niet bekostigd) OVERIG (overig, niet bekostigd). De schoolsoort OVERIG kunt u bijvoorbeeld gebruiken om aparte inschrijvingen te maken voor buitenschoolse opvang. Het menu-onderdeel inschrijving is onderverdeeld in: Overzicht (inschrijvingen) Bekostiging Onderwijs Extra. In het overzicht inschrijving worden alle inschrijvingen van de leerlingen getoond. Er is slechts sprake van één actieve inschrijving. Het overzicht is vooral van belang om de historie van de leerling inzichtelijk te maken. - 29 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Inschrijving Een leerling is ingeschreven zodra het onderdeel Bekostiging is ingevuld en opgeslagen. De gegevens die u invoert bij de bekostiging van een leerlingen worden, waar nodig, ook gecommuniceerd naar de IB-Groep. Bekostiging schoolsoorten BO en VVE Datum inschrijving De datum inschrijving is de datum dat de leerling daadwerkelijk start op school. Het is de eerste schooldag van de leerling op deze school. De datum van inschrijving is in principe ook de bekostigingsdatum. Indien nodig kan in dit veld een afwijkende datum ingevoerd worden De indicatie waarmee de school aangeeft of een inschrijving voor bekostiging in aanmerking komt conform de Wet op Primair Onderwijs (WPO). Dit veld staat standaard op Ja. De datum van bekostiging is in principe ook de datum van inschrijving. Indien nodig kan in dit veld een afwijkende datum ingevoerd worden. Niet Nederlandse Culturele Achtergrond Er zijn drie mogelijkheden: 1 Niet van Toepassing 2 Nederlandse 3.Niet-Nederlandse (Hier vallen Suriname, Antillen en Aruba ook onder). De bekostiging van de leerling is mede afhankelijk van het gewicht van de leerling. Sinds 1 oktober 2006 wordt geleidelijk een nieuwe gewichtenregeling ingevoerd. ESIS webbased signaleert zelf of het gewicht van de leerling volgens de oude of de nieuwe gewichtenregeling bepaald wordt. Bij het gewicht wordt vermeld welke gewichtenregeling van toepassing is. - 30 - Indicatie bekostiging Datum bekostiging NNCA Leerlinggewicht Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Oude gewichtenregeling Voor de oude gewichtenregeling geldt dat het land van herkomst bepalend is voor de bepaling van het gewicht. U kunt aangeven welk gewicht van toepassing is voor deze leerling. Nieuwe gewichtenregeling De volgende data zijn van toepassing bij de invoering van de nieuwe gewichtenregeling: voor teldatum 1 oktober 2006 leerlingen van 4 of 5 jaar voor teldatum 1 oktober 2007 leerlingen van 4, 5, 6 en 7 jaar voor teldatum 1 oktober 2008 leerlingen van 4, 5, 6, 7, 8 en 9 jaar voor teldatum 1 oktober 2009 leerlingen van 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 en 11 jaar voor teldatum 1 oktober 2010 alle leerlingen nieuw gewicht teldata na 1 oktober 2010 alle leerlingen nieuw gewicht. De nieuwe regeling kent twee gewichten: 0,3 en 1,2. De gewichten zijn gekoppeld aan de opleidingscategorieën 1 en 2. Het gewicht 0,3 wordt toegekend aan leerlingen van wie beide ouders of de ouder die belast is met de dagelijkse verzorging een opleiding uit categorie 2 heeft gehad. Het gewicht 1,2 wordt toegekend aan leerlingen van wie één van de ouders een opleiding heeft gehad uit categorie 1 en de ander een opleiding uit categorie 1 óf 2. Het gewicht 0 wordt toegekend aan leerlingen van wie één van de ouders of beide ouders een opleiding heeft gehad uit categorie 3. Toelichting op de opleidingsniveaus Voor elke verzorger van een leerling moet aangegeven worden in welke categorie diens opleidingsniveau valt. Deze opleidingsniveaus zijn onderverdeeld in de volgende categorieën: Categorie 1: Maximaal basisonderwijs of (V)SO-ZMLK. .1. De ouder heeft maximaal basisonderwijs (tot en met het dertiende levensjaar) of (V)SO ZMLK gehad. Categorie 2: Maximaal lbo / bvo, praktijkonderwijs of vmbo basis of kaderberoepsgerichte leerweg. De ouder heeft maximaal lbo / vbo, praktijkonderwijs of vmbo basis- of kaderberoepsgerichte leerweg gedaan. Of de ouder heeft maximaal twee jaar onderwijs in een andere schoolopleiding in het voortgezet onderwijs aansluitend op het basisonderwijs gehad. In de praktijk komen hiervoor de volgende, verouderde benamingen voor: - Lager beroepsonderwijs (LBO) - Lagere agrarische school (LAS) - Lagere technische school (LTS) - Lager economisch en administratief onderwijs (LEAO) - Lager huishoud- en nijverheidsonderwijs (LHNO) - Ambachtsschool - Huishoudschool - Technische school. Categorie 3: Overig voortgezet onderwijs en hoger De ouder heeft een opleiding van drie of vier jaar mavo (c- of d-niveau), drie of vier jaar vmbo gemengde leerweg of theoretische leerweg genoten. Of de ouder heeft meer dan twee jaar havo of vwo gevolgd. Voor het niveau mavo / havo / vwo kunnen ook de oudere oopleidingen worden gelezen: (m)ulo, mms of hbs. Of de ouder heeft een mbo, hbo of universitaire opleiding gevolgd. - 31 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Voor meer informatie verwijzen we naar de brochure van het CFI nieuwe gewichtenregeling basisonderwijs. Of naar de website www.CFI.nl Bekostiging schoolsoorten voor SO, VSO en SBO: Soort verblijf, ingangsdatum Dit veld geeft aan of het verblijf van de leerling op school onder een specifieke regeling valt, bijvoorbeeld residentiële plaatsingen. Bij iedere soort verblijf hoort een ingangsdatum waarop het verblijf ingaat. Tijdens een inschrijving kan een leerling onder meerdere regelingen vallen. De IBG module heeft deze gegevens nodig voor een correcte gegevensuitwisseling. Dit veld geeft aan op welke datum de leerling met het onderwijs in deze schoolsoort is begonnen. Het kan zijn dat de leerling al op een andere school met dit soort onderwijs is begonnen. Deze datum kan dus voor de inschrijfdatum op deze school liggen. De IBG module berekent op basis van dit veld het leerjaar van de leerling. In deze velden moet u aangeven van welk type onderwijs de leerling afkomstig is. Dit veld is belangrijk voor het telformulier. In deze velden geeft u aan of een leerling onder de CUMI (Culterele Minderheid) regeling valt en zo ja, welke CUMI categorie van toepassing is. Dit veld is van belang voor het telformulier. Datum aanvang huidig onderwijs Herkomst en herkomst vervolg Cumi / Cumi categorie De status van een leerling in ESIS webbased verandert van Ingevoerd in Ingeschreven zodra in ieder geval de verplicht in te vullen velden zijn gevuld en het onderdeel bekostiging is opgeslagen. Deze statuswijziging is in de statusregel terug te vinden. Onderwijs Bij de gegevensblokken wordt onderscheid gemaakt tussen algemene gegevensblokken en gegevensblokken die niet zichtbaar zijn voor inschrijvingen op het SO en VSO (schoolsoortspecifieke velden). - 32 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Velden voor inschrijvingen op schoolsoorten BO, SBO en VVE: Algemene velden: Datum aanvang groep Bij inschrijving is het van belang dat de aanvangsdatum van de 3 leerling in groep 3 goed wordt aangegeven. Dit is belangrijk voor het bepalen van de didactische leeftijd van de leerling. Gebruikersnaam Wachtwoord Deze velden kunt u gebruiken om de gebruikersnaam en wachtwoord van de leerling vast te leggen voor het netwerk op school of een andere applicatie. De velden hebben niets te maken met de autorisatie van ESIS webbased. Van welke school is de leerling afkomstig. De school waar de leerling vandaan komt, kunt u via uit het relatie scholenbestand halen. Vanuit een zoeklijst handicap is het mogelijk om de handicap van een leerling te omschrijven in het administratiesysteem. Herkomst Handicap Specifieke velden voor BO, SBO en VVE: Vroegschools Bij het inschrijven van een leerling komen, afhankelijk van de schoolsoort, ook vragen over VVE deelname. Het betreft hier een deelname aan vroegschoolse educatie op de school waar de leerling wordt ingeschreven. (Gegevens over voorschoolse educatie voordat de leerling op school werd ingeschreven, kunnen ingevoerd worden bij de basisgegevens van de leerling - module Extra). Wanneer u aangeeft dat deze leerling een vroegschools programma volgt, kunt u hier een aantal gegevens opgeven. Het is mogelijk dat een leerling meerdere vroegschoolse deelnames heeft. Wanneer een leerling bij u wordt ingeschreven, is het mogelijk dat - 33 - Ambulante Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV begeleiding deze leerling bij u op school ambulante begeleiding krijgt van een school voor Speciaal Onderwijs. Een leerling kan alleen maar ambulante begeleiding hebben wanneer een LGF indicatie aanwezig is voor deze leerling. Standaard staat dit veld op Nee. Wanneer u het veld op Ja zet, verschijnen extra velden. De startdatum van de ambulante begeleiding kan niet voor de begindatum van de inschrijving liggen. Een leerling kan meerdere periodes van ambulante begeleiding hebben. Als u in het scherm de ja/nee keuze bij "ambulant begeleid" niet kunt veranderen wil dit zeggen dat bij deze leerling geen LGF indicatie is opgegeven. Wilt u voor deze leerling de ambulante begeleiding invullen dient u dus eerst de LGF indicatie op te geven in de module Leerling – Zorg. Enkele bijzonderheden over de registratie van ambulante begeleiding in ESIS webbased: de startdatum van de ambulante begeleiding kan niet voor de begindatum van de inschrijving liggen; een leerling kan meerdere periodes van ambulante begeleiding hebben. Velden voor inschrijvingen op schoolsoorten SO en VSO Algemene velden: Datum aanvang groep Bij inschrijving is het van belang dat de aanvangsdatum van de 3 leerling in groep 3 goed wordt aangegeven. Dit is belangrijk voor het bepalen van de didactische leeftijd van de leerling. Gebruikersnaam Wachtwoord Deze velden kunt u gebruiken om de gebruikersnaam en wachtwoord van de leerling vast te leggen voor het netwerk op school of een andere applicatie. De velden hebben niets te maken met de autorisatie van ESIS webbased. Van welke school is de leerling afkomstig. De school waar de leerling uit het relatie scholenbestand halen. vandaan komt, kunt u via Vanuit een zoeklijst handicap is het mogelijk om de handicap van een leerling te omschrijven in het administratiesysteem. Herkomst Handicap Specifieke velden voor SO en VSO: Aanleverende basisschool In dit veld kunt u aangeven van welke basisschool de leerling oorspronkelijk afkomstig is. Dit veld is met name van belang wanneer de leerling via een andere (BO, SO, SBO) school op deze school terecht is gekomen. Dan is het ook van belang om te weten van welke basisschool een leerling oorspronkelijk afkomstig is. - 34 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Afkomstig uit SMV In dit veld kan aangegeven worden uit welk samenwerkingsverband de leerling afkomstig is. In dit veld vult u het nummer van dat samenwerkingsverband in. Na het invullen van alle relevante velden kan het onderdeel Onderwijs worden opgeslagen. Extra Dit onderdeel is alleen beschikbaar voor de schoolsoorten BO en SBO. Ambulant begeleid In deze gegevens velden geeft u informatie aan over de leerlingen die door uw school ambulant worden begeleid op de school waar de leerlingen staan ingeschreven. Bij de keuze voor Ja opent een scherm waarin extra gegevens ingevuld dienen te worden. U geeft aan op welke BO, SBO of VO school (scholen) de leerling ambulant begeleid wordt. U kunt de school zoeken in de relatiescholen tabel. Het veld Uitsplitsing VO is alleen relevant als in het veld schooltype ambulant VO wordt ingevuld. In dat geval moet in dit veld een nadere uitsplitsing gemaakt worden. Leerlingen van 18 jaar en ouder kunnen alleen met een onderwijskaart onderwijs volgen op school. In deze velden kunt u registreren of en wanneer een leerling zijn onderwijskaart heeft ingeleverd. Symbiose onderwijs is een combinatie van regulier en speciaal onderwijs. Wanneer een leerling van deze mogelijkheid gebruik maakt, vult u in deze velden de informatie hierover in. U geeft aan met welke school symbiose onderwijs gegeven wordt voor deze leerling, en welk vak de leerling op die school volgt. Onderwijskaart Symbiose 5.4. Leerling indelen Bij het indelen van een leerling wordt de groep opgegeven waarin een leerling gedurende een bepaalde periode is/wordt ingedeeld. Het betreft het indelen van een leerling in een basisgroep (stamgroep). Dit is in ESIS webbased op twee manieren mogelijk: 1. Meerdere leerlingen in dezelfde groep indelen Via Modules – Leerlingen – Groepen Indelen – Groepsindeling krijgt u onderstaand scherm. Na het selecteren van de groep waarin u leerlingen wilt indelen, klikt u op . Op het scherm verschijnen alle leerlingen die in deze groep zijn ingedeeld. - 35 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV U kunt hier leerlingen selecteren die u in een andere groep wilt indelen of uit huidige groep wilt verwijderen. Via de knop of de knop kunt u alle leerlingen uit de geselecteerde groep herindelen of de indeling in de huidige groep beëindigen. Als u op de knop klikt, komt u in een zoekscherm. Via een zoekopdracht kunt u één of meer leerlingen selecteren die aan de geselecteerde groep toegevoegd moeten worden. Na selectie van die leerlingen die u wilt toevoegen klikt u wederom op . Onderstaand scherm verschijnt waarin wordt aangegeven aan welke groep u de geselecteerde leerling(en) gaat toevoegen. Bij de begindatum wordt standaard de systeemdatum getoond, bij de einddatum de laatste dag van het schooljaar. Deze data kunnen eventueel worden aangepast. Vervolgens klikt u op om de plaatsing te voltooien en het scherm te verlaten. - 36 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 2. Een individuele leerling in een groep indelen U kunt de indeling van één specifieke leerling in een groep wijzigen, verwijderen of de leerling opnieuw indelen. Bij deze leerling klikt u in het stappenplan op het onderdeel Indeling. U krijgt een overzicht van de groepen waarin deze leerling is ingedeeld. Middels de knoppen , , en kunt u de gewenste handeling uitvoeren. Het is mogelijk een indeling bij een leerling te verwijderen of te muteren. Dit is echter alléén mogelijk bij de meest recente indeling. Vervolgens kunnen eventueel eerdere indelingen verwijderd worden. - 37 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Het indelen van een leerling is een handeling die minimaal één keer per jaar plaats dient te vinden, namelijk bij een jaarovergang. Het kan ook voorkomen dat een leerling halverwege het jaar van basisgroep wisselt. De leerling krijgt in dat geval een tussentijdse herindeling. Om dit uit te voeren, moet eerst een indeling geselecteerd zijn in het overzichtsscherm met indelingen, namelijk: de huidige indeling van de leerling. Vanaf deze indeling wordt de leerling in een andere indeling in hetzelfde schooljaar geplaatst. Nadat u de begindatum van de nieuwe groep heeft ingevoerd zal ESIS webbased de einddatum van de vorige indeling correct afhandelen. 5.5. Leerling uitschrijven Voor het uitschrijven van een leerling kunnen allerlei redenen zijn zoals schoolverlater, verhuizing en het tussentijds verlaten van de school door vertrek naar een school voor speciaal onderwijs. Zoals het stappenplan bij het onderdeel Leerling uitschrijven aangeeft, behoort u eerst een ingeschreven leerling te selecteren, alvorens u deze leerling uit kunt schrijven. Bij een uitschrijving moeten de volgende velden in ESIS webbased gevuld worden: Uitschrijfdatum; Reden uitschrijving; Volgende school. Uitzondering hierop vormt het uitschrijven van een leerling in verband met overlijden. U bent dan alleen verplicht de uitschrijfdatum in te vullen. Gaat de leerling naar een andere school dan kunnen middels de knop uit het scholenbestand de nieuwe schoolgegevens geselecteerd worden. U kunt de school zoeken door het invullen van de schoolnaam of Brinnummer. - 38 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Als ten minste alle verplicht in te vullen velden zijn ingevuld en het onderdeel Uitschrijven is opgeslagen, komt onderstaand scherm in beeld: 5.6. Leerling zoeken Er zijn in ESIS webbased twee mogelijkheden om een leerling te zoeken: 1. Eenvoudig (standaard instelling) 2. Uitgebreid 1. Eenvoudig zoeken U kunt zoeken op de volgende gegevensvelden: Achternaam Roepnaam Groep (middels de keuze lijst). Het is voldoende om enkele letters van de naam van de leerling in te voeren. Des te meer letters u invoert, des te specifieker zoekt ESIS webbased. - 39 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV U kunt een leerling selecteren door het keuzerondje dat voor de naam van de leerling staat aan te vinken. De selectie van de gewenste leerling wordt definitief gemaakt, indien u hierna op de knop klikt. 2. Uitgebreid zoeken Door te klikken op de knop wordt het zoekscherm uitgebreid met extra zoekvelden. U kunt nu ook zoeken op: Verzorgers Status: u kunt zoeken op een status die de leerling heeft; bijvoorbeeld ingedeeld. Status aantal: u kunt in dit veld zoeken op leerlingen die ingedeeld zijn in één óf meer dan één groep. Peildatum: dit is de datum waarop de leerling de opgegeven status moet hebben. Op school; u kunt zoeken naar leerlingen die zijn ingeschreven op andere scholen onder uw eigen bestuur (mits in deze database opgenomen). Wanneer u in dit veld een school invult, zoekt ESIS webbased alleen leerlingen binnen die school. Met de knoppen min en plus stakelt u tussen de beide opties Ook als u het scherm verlaat en er later terugkomt blijven de zoekopties ingesteld: met de knop kunt u de zoekopties leeg maken. Wanneer u bij eenvoudig zoeken bijvoorbeeld bij de Achternaam "ja" invult, dan worden, mits zoeken op beginletter is ingesteld, de leerlingen waarvan de achternaam beging met Ja gevonden. Bijvoorbeeld Jansen, Janssen, Janzen en Janszen. 5.7. Groepen maken Indien een conversie vanuit ESIS of een ander leerlingadministratiepakket heeft plaatsgevonden zijn de onderwijssoorten en basisgroepen in ESIS webbased overgenomen. ESIS webbased kent de volgende groepstypen: Basisgroepen Instructiegroepen Overige groepen. Basisgroep Een basisgroep is het zelfde als een stamgroep of klas, een leerling kan in maar één basisgroep tegelijkertijd zijn ingedeeld. Instructiegroep Een leerling kan in meerdere instructiegroepen ingedeeld worden, bijvoorbeeld een reken- en een leesgroep. Per vormingsgebied kan een leerling maar in één instructiegroep zijn ingedeeld. - 40 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Als u het groepstype wijzigt in Instructiegroep dan wordt het veld vormingsgebied zichtbaar. Aan de instructiegroep wordt op deze manier een specifiek vormingsgebied gekoppeld. Ook aan deze groep kunt u een medewerker of verzorger koppelen. Overige groep Een leerling kan in een oneindig aantal overige groepen worden ingedeeld. Voor deze groepen gelden geen beperkingen. Een voorbeeld van een dergelijke groep is een overblijfgroep. - 41 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Via Beheer – Onderwijsstructuur – Groepen Overzicht kunt u een groep toevoegen of een bestaande groep wijzigen of verwijderen. Als u op de knop klikt, krijgt u onderstaand scherm te zien. Door op de knop te klikken, kunt u een medewerker selecteren en toevoegen aan de opgegeven groep. Door op de knop te klikken, kunt u een in de database bekende verzorger selecteren en toevoegen aan een groep. - 42 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 6. Overzichten en exports In ESIS webbased kunnen overzichten, exports en het Onderwijskundig rapport (OKR) gemaakt worden via het menu Informatie. 6.1. Overzichten Om overzichten te maken, gaat u naar Informatie-Uitvoer. Door op de knop te klikken, krijgt u alle overzichten. Door een trefwoord op te geven, verschijnen alle overzichten met een titel waarin dit trefwoord voorkomt, bijvoorbeeld Groepsoverzicht. Als u het keuzevakje bij Toon uitvoer details aanklikt, krijgt u per overzicht een korte uitleg. In onderstaande figuur staat een kleine selectie ter illustratie: Een gewenst overzicht wordt geselecteerd door op de blauwe regel (bijvoorbeeld: Groepen overzicht- Leerlingen per groep) te dubbelklikken. Aan de hand van het groepsoverzicht worden de te nemen stappen in dit hoofdstuk beschreven. - 43 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Ook bij dit onderdeel treft u in het linkergedeelte van het scherm het stappenplan aan. De overzichten bestaan uit de volgende onderdelen: Omschrijving Selectie Criteria Uitvoer opties Resultaat Verzenden. Omschrijving Aan de hand van de omschrijving wordt duidelijk gemaakt welke gegevens in het overzicht zijn opgenomen. Bij ieder overzicht zijn enkele trefwoorden opgenomen om het vinden van het juiste overzicht te vergemakkelijken. Selectie criteria De selectiecriteria bepalen welke gegevens in het overzicht worden opgenomen, bijvoorbeeld een peildatum, soort groep, school, vestiging of te selecteren groep. De selectiecriteria zijn afhankelijk van het soort overzicht. - 44 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Door het bovenste keuzevakje (in onderstaand plaatje aangegeven met de ellips) aan te vinken, selecteert u alle groepen op één pagina. In de keuzevakken bij alle groepen op die pagina verschijnt een vinkje. Wilt u een selectie maken die meerdere pagina’s beslaat dan klikt u op de gewenste pagina’s het keuzevakje uit en vervolgens weer aan om ook de groepen op deze pagina te selecteren. Uitvoer opties / Afdrukopties Per overzicht geeft ESIS webbased u de mogelijkheid een aantal items ter sortering vast te leggen. Hiermee bepaalt u op welke wijze de gegevens op het overzicht worden weergegeven. Het betreft onder andere het uitvoerformaat in PDF of Excel. U heeft de keuze om een nieuwe groep op een nieuwe pagina te laten beginnen òf een nieuw document aan te laten maken. - 45 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Voor het uitvoerformaat PDF, dient u op uw PC een PDF reader, zoals Adobe 1 Reader te hebben geïnstalleerd en voor het uitvoerformaat Excel, het programma 2 Microsoft Excel . Resultaat De gemaakte selectie wordt verwerkt tot één of meer documenten. U kunt een document openen door erop te klikken. Op deze manier is het mogelijk om een overzicht in te zien en af te drukken. U kunt het overzicht ook in Excel bewerken. De aangebrachte wijzigingen worden niet in ESIS webbased verwerkt en het u kunt dit aangepaste document niet meer via ESIS webbased verzenden. 1 2 Adobe Reader is een gedeponeerd handelsmerk van Adobe Systems Incorporated. Excel is een gedeponeerd handelsmerk van de Microsoft Corporation. - 46 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Een groepsoverzicht kan er als volgt uit zien: Verzenden ESIS webbased maakt het mogelijk de gemaakte overzichten digitaal te verzenden. Net als in een e-mailprogramma kunt u in ESIS webbased een onderwerp en een bericht typen. Als bij een bepaald overzicht meerdere rapporten zijn aangemaakt dan kunt u middels een vinkje aangeven welk(e) rapport(en) u als bijlage wilt verzenden. Indien u geen enkel overzicht wilt verzenden dan kunt u middels de knop het onderdeel Overzichten opslaan en afsluiten. 6.2. Exports Een export is een bestand dat door ESIS webbased, of een andere applicatie, weer ingelezen kan worden. Met een export kunnen gegevens met een andere ESIS-omgeving, of andere programma’s of systemen, uitgewisseld worden. ESIS webbased kent op dit moment twee soorten exports. De DOD (Digitaal OverdrachtsDossier) export is een export formaat voor het uitwisselen van leerlinggegevens. Het DOD wordt gebruikt voor uitwisseling van leerlinggegevens met andere onderwijsinstellingen; De EDEX / EDEXML (EDucatieve EXport) export is een standaard export voor het uitwisselen van leerling-, groeps-, en leerkrachtgegevens naar andere applicaties. Bijvoorbeeld het CITO LVS of educatieve programmatuur. De EDEXML is de moderne, meer uitgebreide variant van deze exportsoort. - 47 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV U kun een export maken via Informatie-Uitvoer. Voor beide exports moet een aantal stappen doorlopen worden. Een belangrijk onderscheid tussen beide exports is dat het DOD gemaakt wordt op basis van de gegevensset van individuele leerlingen en de EDEX per groep. Bij samenstellen van het DOD wordt daarom gevraagd om de leerlingen te selecteren die opgenomen moeten worden in het DOD. Bij de EDEX wordt u gevraagd welke groepen geëxporteerd moeten worden. 6.3. De DOD export Heeft u gekozen voor het maken van een DOD export, dan krijgt u via of de lijst te zien waaruit u die leerlingen kunt selecteren waarvoor het DOD gemaakt moet worden. De vraag “Wat voor overstap betreft dit Digitaal Overdrachts Dossier?” wordt alleen gesteld als u slechts één leerling hebt geselecteerd voor het DOD. - 48 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Tenslotte kunt u het DOD beveiligen met een pincode en desgewenst bijlagen toevoegen. De mogelijkheid om bijlagen toe te voegen kan alleen gebruikt worden als u slechts één leerling heeft geselecteerd voor het DOD. U kunt het door ESIS gemaakte bestand, dat eindigt op .dod, opslaan of verzenden naar een e-mailadres. - 49 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 6.3.1. De EDEX/EDEXML export De stappen voor het maken van de EDEX export zijn vergelijkbaar met die van het DOD. Via of krijgt u de lijst te zien, waaruit u die groepen kunt selecteren waarvoor de EDEX gemaakt moet worden. Het is van belang dat het schooljaar of de peildatum goed is opgegeven. - 50 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Als er in de onderwijsstructuur geen EDEXcode is toegekend aan de groep, wordt deze groep niet getoond in de lijst. Mist u een groep, voegt u dan eerst via Beheer-OnderwijsstructuurGroep (selecteer de juiste groep en kies ) bij de betreffende groep een EDEXcode in. Na selectie van de groepen, wordt u gevraagd of u een EDEX of een EDEXML bestand wilt maken. Kiest u voor EDEX, dan krijgt u vier bestanden te zien in het resultaatscherm. Deze bestanden bevatten elk een andere set gegevens en vormen bij de uitwisseling middels EDEX vaak één geheel. Bij de EDEXML is het resultaat slechts één bestand. Vervolgens kunt u de bestanden opslaan of verzenden naar een e-mailadres. 6.4. Het Onderwijskundig rapport Om een Onderwijskundige rapport (OKR) te maken, gaat u naar Informatie-Onderwijskundig rapport. U kunt een keuze maken uit de verschillende OKR’s. - 51 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Vervolgens selecteert u de leerling voor wie u het OKR wilt maken. Tenslotte selecteert u in OKR opties de contactpersoon die u wilt koppelen aan het OKR. Daarna volgt het uitvoerscherm. U kunt het rapport opslaan. Klikt u op dan wordt het aangemaakte rapport ook binnen ESIS webbased opgeslagen onder Opgeslagen OKR’s. - 52 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Rechts in het scherm ziet u wanneer voor het laatst een OKR is aangemaakt voor de betreffende leerling. - 53 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 7. Vrije overzichten 7.1. Het maken van vrije overzichten Bij het maken van een vrij overzicht biedt ESIS webbased een keuze uit drie invoermethodes, te weten: Toelichting op de invoermethodes: Een nieuw Vrij Overzicht samenstellen: Dit is de standaardinstelling van ESIS webbased. Via deze optie dient u het vrije overzicht zelf samen te stellen. Een bestaand Vrij Overzicht kopiëren: Een bestaand Vrij Overzicht dient als basis, het overzicht moet onder een nieuwe naam opgeslagen worden, eventuele wijzigingen en/of aanvullingen kunnen aangebracht worden. Een Vrij Overzicht importeren Via deze optie is het mogelijk een Vrij Overzicht dat door bijvoorbeeld een andere school, die werkt met ESIS webbased, is gemaakt te importeren en eventueel verder naar eigen wens aan te passen. Na selectie van de gewenste invoermethode klik u op . - 54 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV In onderstaand voorbeeld is gekozen voor de invoermethode: Een nieuw Vrij Overzicht samenstellen. Toelichting op de velden en opties: Naam Omschrijving Trefwoorden Module naam waaronder het vrije overzicht wordt opgeslagen. omschrijving van het vrije overzicht. door het invoeren van trefwoorden wordt het mogelijk via het zoekscherm vrije overzichten te zoeken en te groeperen op trefwoord. Trefwoorden moeten gescheiden worden door een komma. op dit moment is alleen de module Leerling/Verzorgers beschikbaar, vrijwel alle velden uit het administratieve gedeelte zijn te selecteren. binnen de in ESIS webbased aanwezige gegevens wordt naar de opgegeven selectie gezocht. Bij een overzicht zonder zoeker is het van belang gebruik te maken van selectievelden om de zoekopdracht te beperken. bij de uitvoer van het vrije overzicht wordt eerst de leerlingzoeker getoond om leerlingen te selecteren. Vervolgens wordt het overzicht aangemaakt. bij de uitvoer van het vrije overzicht wordt eerst de groepenzoeker getoond om groepen te selecteren. Vervolgens wordt het overzicht aangemaakt. door deze optie aan te vinken is het vrije overzicht ook uit te voeren via Informatie – Uitvoer Vrije Overzichten. Het is mogelijk het vrije overzicht pas later voor anderen beschikbaar te maken. hier kunnen bijvoorbeeld het lettertype en de afdrukstand worden geselecteerd en kan worden - 55 - Inhoudelijke opties Een Vrij overzicht zonder zoeker Een Vrij overzicht met een leerlingzoeker Een Vrij overzicht met een groepenzoeker Het vrije overzicht is zichtbaar voor anderen Layout opties Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV aangegeven of de naam en het logo van de school op het overzicht afgedrukt moeten worden. Na invulling van de vereiste gegevens en selectie van de gewenste opties klikt u op . In dit scherm worden de in het vrije overzicht op te nemen gegevens geselecteerd, de volgorde is nog niet van belang, deze kan later aangepast worden. Door de toets ingedrukt te houden kan een aantal velden geselecteerd worden, door op te klikken worden de geselecteerde gegevens naar de rechterkolom verplaatst. Er kunnen gegevens uit diverse rubrieken geselecteerd worden. Klik na selectie van alle gewenste gegevens op In dit scherm kan aangegeven worden of de geselecteerde informatie wel of niet getoond moet worden, het is mogelijk leerlingen op Huidige basisgroep te sorteren maar de Huidige basisgroep niet weer te laten geven. In dit geval geeft u aan dat Huidige basisgroep niet zichtbaar moet zijn. Tevens kunt u hier bijvoorbeeld de Weergave veld titel, Kolombreedte en Veldvolgorde aangeven. De kolombreedte wordt in pixels weergegeven, voor het afdrukken van een overzicht is het raadzaam hier even mee te experimenteren. Voorbeeld: bij lettertype Arial, grootte 10, kolombreedte 250 pixels wordt een kolom bij het op papier afdrukken 6 cm breed. Na het aanbrengen van wijzigingen klikt u op en vervolgens op . - 56 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV In het volgende scherm kunt u eventueel voorwaarden toevoegen waaraan de te tonen informatie moet voldoen. Vervolgens klikt u op Onderstaande melding verschijnt op het scherm: Het vrije overzicht is nu gereed en kan na selectie gewijzigd, verwijderd, geëxporteerd (voor import voor een andere school) of via uitgevoerd worden. - 57 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Via is het ook mogelijk het resultaat van het overzicht per e-mail te verzenden. 7.2. Het uitvoeren van vrije overzichten via Informatie Uitvoer Vrije Overzichten Via Informatie – Uitvoer Vrije Overzichten worden zowel de door Rovict standaard beschikbare vrije overzichten als de door de school gemaakte vrije overzichten, indien zichtbaar gemaakt voor anderen, getoond. Door op het gewenste overzicht te klikken moeten, afhankelijk van de instellingen, eerst leerlingen of groepen geselecteerd worden of wordt het overzicht direct uitgevoerd. - 58 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Door op te klikken verschijnt nadere informatie over het Vrije overzicht. Vervolgens is het mogelijk het resultaat van het overzicht per e-mail te verzenden. - 59 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 8. De leerlingtelling Voor iedere school is de leerlingtelling een belangrijke handeling in de leerlingadministratie. De bekostiging wordt gebaseerd op de gegevens die middels de leerlingtelling worden aangeleverd. Het telformulier is daarmee één van de meest essentiële overzichten in ESIS webbased. Het telformulier vindt u,net als alle andere overzichten, onder Informatie – Uitvoer – Selecteren Uitvoer In de lijst treft u het telfomulier voor zowel (S)BO als SO aan. Naast het standaard telformulier kunt u ook de totale leerlingenlijst en de controlelijst in het kader van de telling genereren en afdrukken. De controlelijst toont u een overzicht van de toegekende leerlinggewichten volgens de oude en nieuwe regeling per leerling, de leerlingen met een ander land van herkomst dan Nederland, het aantal instromers naar school van herkomst over voorgaand jaar en het aantal dagdelen ongeoorloofd verzuim per geslacht over voorgaand jaar. Wanneer u gebruik maakt van digitale verzending van het telfomulier (Elektronisch Formulieren Systeem, EFS), dan kunt u gebruik maken van EFS telformulier. 8.1. Waar moet u op letten De gegevens die u verstrekt middels de leerlingtelling moeten volledig en juist zijn. Daarvoor is een correcte en volledige invoer van gegevens noodzakelijk. Als bij die invoer fouten worden gemaakt kan zich dat vertalen in een onjuiste leerlingtelling. Hieronder volgen twee aspecten waar u in het bijzonder op moet letten: Status inschrijving ESIS webbased kent verschillende statussoorten voor de inschrijving. - 60 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Bij de leerlingtelling worden alle ingeschreven leerlingen meegeteld, de ingedeelde leerlingen maken hiervan deel uit. De ingevoerde en voorlopig ingeschreven leerlingen telt ESIS webbased niet mee. Ingeschreven leerlingen zijn nog niet ingedeeld in een groep, maar de school kan al wel beroep doen op de bekostiging van deze categorie. Ingedeelde leerlingen staan ingeschreven en zijn tevens ingedeeld in een groep. De groep ingeschreven leerlingen is dus altijd groter dan, of in elk geval gelijk aan, de groep ingedeelde leerlingen. Weging Tot 1 oktober 2010 wordt onderscheid gemaakt tussen de oude en de nieuwe gewichtenregeling. ESIS webbased kan zelf op grond van de bij de verzorgers ingevoerde gegevens het leerlinggewicht van een leerling berekenen voor de nieuwe gewichtenregeling. U moet ESIS webbased echter wel de opdracht hebben gegeven om deze berekening uit te voeren en de opleidingsgegevens van de verzorgers moeten zijn ingevoerd. De oude gewichten dient u zelf in te voeren. Voor individuele leerlingen vindt u het leerlinggewicht onder Bekostiging in het stappenplan van een leerling die u heeft geselecteerd in Modules – Leerlingen – LeerlingenadministratieInschrijving. Middels het menu Modules – Leerlingen - Herijken kunt u de leerlingen in beeld krijgen waarop de nieuwe gewichtenregeling van toepassing is. Als u een leerling selecteert, verschijnt een scherm waarin alle relevante informatie opgevraagd kan worden om het nieuwe gewicht te bepalen. Vergeet u niet het nieuwe gewicht te laten berekenen en de nieuwe gegevens op te slaan. Alle leerlingen waarvoor het nieuwe leerlinggewicht 0,00 is, kunt u versneld het nieuwe gewicht toekennen door de button te gebruiken. - 61 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Voer de herijking uit vóórdat u het telformulier opvraagt. De eerder genoemde Controlelijst telformulier geeft u een volledig overzicht van de weging per leerling, onderverdeeld in de oude en nieuwe regeling. ESIS houdt automatisch rekening met de leeftijdscategorieën die tellen voor de oude en de nieuwe gewichtenregeling. ESIS ondersteunt de leerlingtelling middels slimme functionaliteiten. Een correcte telling is echter alleen mogelijk als de juiste gegevens voor ESIS beschikbaar zijn. 8.2. Het telformulier Het telfomulier treft u aan onder Informatie – Uitvoer – Selecteren Uitvoer. Bij het opvragen van het formulier, kunt u aangeven voor welke peildatum, school en vestiging u de telling wilt uitvoeren. In het scherm Overzicht resultaat kunt vervolgens kiezen in welk format u het formulier wilt exporteren (PDF, rtf e.d.). U kunt het overzicht in de diverse formaten mailen naar een e-mailadres. 8.3. Het EFS telfomulier Als u gebruik maakt van digitale verzending van het telformulier naar CFI, kunt u onder Informatie – Uitvoer – Selecteren Uitvoer kiezen voor Management – EFS telformulier. Ook hierbij geeft u eerst een peildatum, school en vestiging aan, waarvoor de telling moet worden uitgevoerd. Na het aanklikken van maakt ESIS een bestand aan dat u kunt opslaan en verzenden naar het CFI. Dit bestand begint met de letters BT, gevolgd door het jaartal en het Brinnummer en eindigend op .asc. - 62 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 9. Absentie ESIS webbased heeft een Absentenregistratie, waarin de school de afwezigheid van leerlingen kan registreren en kan communiceren over de afwezigheid van leerlingen conform de eisen van de leerplichtwet 1969. De absenties kunnen zowel op individueel-, groeps- als schoolniveau in beeld worden gebracht. Gegevens met betrekking tot absenties worden door diverse andere programmaonderdelen gebruikt bijvoorbeeld Dossier. In de Absentiemodule kan: het verzuim van een leerling per dagdeel of per uur worden vastgelegd; indien gewenst per absentiemelding een notitie worden ingevoerd; worden aangegeven of sprake is van ziekte, geoorloofd of ongeoorloofd verzuim. Aan deze absentieredenen kunnen vervolgens één of meer absentiecodes worden gekoppeld. De soorten verzuim zijn voorzien van een eigen kleur, zodat direct duidelijk wordt bij welk verzuimtype een absentiecode hoort. Vrij wordt gebruikt om de verlofdagen weer te geven. Een aantal absentiecodes is standaard in ESIS webbased beschikbaar. Het is mogelijk om als school zelf absentiecodes toe te voegen in de betreffende hulptabel. Ook kunnen absentiecodes die niet (meer) worden gebruikt op vervallen worden gezet. Beide acties kunnen door uw applicatiebeheerder worden uitgevoerd. Op deze manier kan altijd gebruik worden gemaakt van de bij uw school gewenste absentiecodes. Hieronder zier u een voorbeeld van absentiecodes: - 63 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 9.1. Instellingen en vrije dagen invoeren De instellingen voor de diverse groepen en het aanmaken van vrije dagen worden ingevoerd via Modules – Jaarplanning. De periodes die niet meegenomen moeten worden in het absentieoverzicht kunt u hier aangeven. Door te kiezen voor vrije uren, vrije dagen of extra uren kunt u per groep het absentieinvoerscherm inrichten. In het onderdeel Lestijden per groep geeft u tevens aan of een dagdeel of dag voor absentieinvoer beschikbaar moet zijn. Alleen de dagdelen die in onderstaand scherm zijn opgegeven worden als lesdagdelen beschouwd en alleen voor deze dagdelen kunnen absenten worden gemeld. Een voor een groep ingevuld lestijdenoverzicht kunt u over laten nemen bij andere groepen door achter Lestijden overnemen Ja te selecteren. In bovenstaande afbeelding wordt getoond dat groep 7 BO-07 op de woensdagmiddag vrij is. - 64 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Het absentie invoerscherm ziet er nu als volgt uit: Weekeinden en vakanties worden door middel van kleuren weergegeven, ook voor deze dagen is het niet mogelijk absentie in te voeren. Vakanties kunnen ingesteld worden via Modules – Jaarplanning na het klikken op de knop verschijnt bijvoorbeeld het onderstaande scherm: Via de knop kunt u vakanties en vrije dagen toevoegen. Heeft u nog geen vakanties en/of vrije dagen ingevoerd dan is dit scherm leeg. - 65 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 9.2. Invoeren absenten Via Modules – Absentie start u de absentie module op. Vervolgens selecteert u de groep waarvoor u de absentie in wil voeren. De groepsleerkracht kan via Mijn ESIS - Mijn ESIS de absentie voor de eigen groep invoeren. Met behulp van de zoekfunctie kan eventueel gezocht worden op schooljaar, school en vestiging. Na selectie van de gewenste groep, worden de leerlingen uit de geselecteerde groep getoond. Dit kunnen zowel basisgroepen als andere type groepen zijn. ESIS webbased kiest automatisch de huidige schoolweek, op basis van de systeemdatum. Via de navigatieknoppen kunt u één of meer weken voor- of achteruit bladeren. Door op de omschrijving week, in dit voorbeeld te klikken, komt de volledige datumkiezer in beeld: De absentie kan per dagdeel bij één of meer leerlingen tegelijkertijd worden ingevoerd. Dit doet u door bij de leerlingen met de muis die dagdelen aan te klikken waarvoor u de leerling(en) absent wilt melden. Vervolgens selecteert u de juiste absentiereden en klikt op de knop . - 66 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Hierna zal de bij de leerling(en) ingevoerde absentie zichtbaar worden. Bij een leerling die meer dan 9 dagdelen in drie aansluitende maanden afwezig is geweest, verschijnt een uitroepteken. De school kan zelf instellen na hoeveel dagdelen absentie een signalering (door een uitroepteken) dient plaats te vinden. De applicatiebeheerder kan deze signalering aanpassen in het onderdeel Beheer Instellingen. 9.3. Absentienotitie maken U kunt een ingevoerde absentiemelding voorzien van een notitie door op het gewenste dagdeel te klikken. Vervolgens verschijnt het hiernaast afgebeelde scherm. In het vak Notitie kunt u toelichting geven op de ingevoerde absentie. - 67 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Door op de naam van de leerling te klikken verschijnt een overzicht van de geregistreerde absenties bij de leerling. 9.4. Wijzigen van absentie en absentienotitie U kunt een absentie wijzigen en/of van een toelichting voorzien door op het gewenste dagdeel van absentie te klikken. Hierna opent onderstaand scherm en kunnen de absentiegegevens worden gewijzigd, verwijderd of worden voorzien van een notitie. In het invoerscherm kunt u met de muis over de betreffende absentiecode gaan. Op dat moment wordt de eerder ingevoerde reden en notitie in het scherm als zogenaamde hint getoond. - 68 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Hieronder ziet u daar een voorbeeld van. 9.5. Absentie uitvoer Via Informatie – Uitvoer kunt u diverse Absentie overzichten maken. - 69 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 10. Jaarovergang Het menu-onderdeel Jaarovergang maakt het mogelijk om aan het eind van een schooljaar gegevens over te zetten naar het nieuwe schooljaar: van leerlingen naar hun nieuwe groep van personeel van de jaarplanning. Rovict stelt via de website zowel een uitgebreid stappenplan als een demonstratiefilmpje over de jaarovergang beschikbaar. 10.1. Voorbereiding Voordat u de jaarovergang uitvoert, is het belangrijk, dat u op de hoogte bent van het volgende: Bij de jaarovergang worden alleen de ingedeelde leerlingen meegenomen. Leerlingen die in het huidige schooljaar nog niet waren ingedeeld in een groep, maar al wel waren ingeschreven, worden niet in de schermen van de jaarovergang getoond. Leerlingen die met ingang van het nieuwe schooljaar op school komen, maar al wel zijn ingevoerd in ESIS, moeten door u zelf worden ingedeeld. Doet u dit bij voorkeur ná de derde stap uit het onderdeel De stappen.(zie 10.3). U krijgt bij de uitvoering van de jaarovergang de mogelijkheid de huidige structuur van onderwijssoorten en groepen te kopiëren naar het nieuwe schooljaar. Deze kopie kunt u naderhand nog bewerken. Houdt u voor een correcte uitvoering van de jaarovergang informatie bij de hand over de nieuwe groepenindeling en de voorgenomen indeling van de leerlingen. 10.2. Onderwijsstructuur: onderwijssoorten en groepen Tijdens de jaarovergang spelen de onderwijssoorten en de groepen een belangrijke rol. Voor het basisonderwijs zijn onderwijssoorten hetzelfde als leerjaren. Een reguliere basisschool kent over het algemeen 8 leerjaren en dus 8 onderwijssoorten, die standaard beginnen met de afkorting BO-. Voordat u de jaarovergang uitvoert en daarbij een besluit neemt of u al dan niet de onderwijssoorten van het huidige schooljaar wilt kopiëren naar het nieuwe schooljaar, kunt u van tevoren op onderstaand overzicht checken of de onderwijssoorten voor uw school goed zijn ingericht. - 70 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Onder Beheer – Onderwijsstructuur – Onderwijssoort Overzicht treft u de huidige onderwijsstructuur voor uw school aan. Voor het speciaal onderwijs is het onderscheid in de onderwijssoorten niet relevant. Groepen worden per schooljaar aangemaakt. Tussen de verschillende schooljaren kunnen verschillen ontstaan in de benodigde groepen. Aan de groepen kunnen verschillende leerjaren worden gekoppeld. Zo kan er een combinatiegroep 5/6 zijn, waar leerlingen van onderwijssoort BO-05 en BO-06 in zitten. Bij het indelen wordt dan ook gevraagd of de leerling bij indeling in deze groep in onderwijssoort BO-04 of BO-05 zit. Bij de jaarovergang kan een kopie worden gemaakt van de groepen in het huidige schooljaar naar het nieuwe schooljaar, waarna er vervolgens nog wijzigingen kunnen worden aangebracht. 10.3. De stappen In ESIS start u via Modules – Groepen – Jaarovergang de te doorlopen stappen. Indien u geen menuonderdeel Jaarovergang ziet beschikt u niet over de juiste rechten. U kunt dan van rol wisselen of u kunt de applicatiebeheerder raadplegen. De jaarovergang wordt in vijf stappen uitgevoerd: 1. Selecteren van de vestiging 2. Onderwijssoorten kopiëren of aanmaken 3. Groepen kopiëren of aanmaken 4. Leerlingen indelen 5. Definitief maken van de jaarovergang - 71 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Vestiging kiezen Omdat in ESIS webbased verschillende scholen binnen één bestuur in één database ondergebracht kunnen zijn, is het nodig eerst de vestiging te kiezen waarvoor de overgang wordt uitgevoerd. Het grote voordeel van ESIS webbased voor besturen met meer scholen, is dat de taak van het uitvoeren van de jaarovergangen belegd kan worden bij één of enkele personen. Deze kan vanaf één locatie voor meerdere scholen de overgang uitvoeren. Onderwijssoorten kopiëren of aanmaken De volgende stap is het aanmaken of kopiëren van de onderwijssoorten. Kiest u ervoor om onderwijssoorten te kopiëren van het voorgaande schooljaar, dan kunt u nog wijzigingen aanbrengen in het nieuwe schooljaar. - 72 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Groepen kopiëren of aanmaken Stap 3 is het aanmaken of kopiëren van de groepen. Als u ervoor kiest om groepen te kopiëren van het voorgaande schooljaar, dan kunt u nog wijzigingen aanbrengen in het nieuwe schooljaar. Mocht u bijvoorbeeld in het afgelopen schooljaar een groep 4 hebben, die in het nieuwe schooljaar een combinatiegroep 4/5 wordt, dan kunt u dit na het kopiëren veranderen en aan de nieuwe combinatiegroep de onderwijssoorten BO-04 en BO-05 koppelen. U selecteert de groep en klikt op . Het is mogelijk de begeleiders die in het huidige schooljaar aan de groep gekoppeld zijn mee te kopiëren naar het volgend schooljaar. Voor zowel onderwijssoorten als groepen geldt, dat ESIS webbased tijdens de jaarovergang alleen aanbiedt om het vorige schooljaar te kopiëren als er nog geen onderwijssoorten of groepen voor het nieuwe schooljaar zijn aangemaakt buiten de module jaarovergang om. - 73 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Leerlingen indelen Als de onderwijssoorten en groepen voor het nieuwe jaar bekend zijn, kunnen de leerlingen worden ingedeeld. Dit scherm bevat de geplande indelingen van de leerlingen voor het stappenplan jaarovergang. Zolang u niet gekozen heeft voor het definitief maken van de indelingen, kunt u deze nog wijzigen. U ziet ze dus nog niet bij de indelingen van een leerling. U hoeft de jaarovergang niet in een keer af te ronden. Door op te klikken, worden de mutaties bewaard. U kunt dan op een ander, eventueel veel later moment verder gaan met de routine jaarovergang. Geplande indelingen kunnen de volgende status hebben: Klaar: bij een leerling geeft u aan dat de geplande indeling "klaar" is Dit betekent dat deze klaargezet is om definitief gemaakt te worden. Er is nog geen indeling voor de leerling in volgend schooljaar aanwezig, maar zodra geplande indelingen definitief gemaakt worden, wordt ook voor deze leerling een indeling aangemaakt. Open: leerlingen die nog geen definitieve indeling hebben in het volgend schooljaar en die ook nog niet zijn klaargezet om definitief gemaakt te worden. Notities kunt u aanmaken door op het "memo icoontje" te klikken achter de regel van een leerling. U kunt notities maken als " leerling gaat misschien verhuizen", of "leerling wil graag bij Piet Jansen in de klas". Wanneer u de muis in de buurt van het memo icoontje houdt, krijgt u, indien aanwezig, de volledige notitie bij de leerling te zien. Wanneer u meerdere leerlingen tegelijk wilt indelen in een groep, kunt u gebruik maken van de knop . Er verschijnt een pop-up scherm, waarin u de gegevens opgeeft die voor alle geselecteerde leerlingen moeten gelden. Definitief maken De laatste stap van de jaarovergang is het definitief maken van de nieuwe indeling. U kunt dit definitief maken in etappes uitvoeren. De handeling wordt alleen uitgevoerd voor de leerlingen - 74 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV die op status ‘klaar’ zijn gezet. Van leerlingen waarvoor de indeling definitief gemaakt is, kan deze niet meer in de module jaarovergang worden gewijzigd. Een eventuele fout kan in de leerlingadministratie bij de betreffende leerling worden hersteld. U kunt de jaarovergang controleren door: een groepenoverzicht af te drukken met als peildatum een datum in het nieuwe schooljaar; in de leerlingenadministratie bij uitgebreid zoeken een datum in het nieuwe schooljaar in te voeren. Via de knop keert u terug naar het huidige schooljaar. - 75 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 11. PGN-scan fase 2 ESIS is toegerust voor een goede aanlevering van gegevens naar PGNPO. Momenteel bevindt de invoering van het PGN zich in de tweede fase. De meest actuele informatie over de stand van zaken met betrekking tot de invoering treft u aan op www.pgnpo.nl. 11.1. Het Persoonsgebonden Nummer (PGN) Het gebruik van het persoonsgebonden nummer in het onderwijs is vastgelegd in de Wet onderwijsnummer (WON) uit 2001. De WON is voor het primair onderwijs op 1 december 2005 op onderdelen in werking getreden. De doelstellingen van deze wet zijn: Het verbeteren van de controle op de rechtmatigheid van de bekostiging. Door het gebruik van het persoonsgebonden nummer is het onder andere eenvoudig om vast te stellen dat een leerling op meer dan één school staat ingeschreven. Hetzelfde persoonsgebonden nummer komt dan voor op twee scholen. Het verminderen van de bevraaglast van de scholen. Door het landelijk verzamelen van gegevens zijn verschillende verplichte gegevensleveringen niet meer nodig. In-, door- en uitstroomgegevens zijn afleidbaar doordat op meerdere momenten gedurende de schoolloopbaan gegevens van leerlingen worden geregistreerd. Hierdoor kan het rechtstreeks bevragen van scholen worden verminderd. Het volgen van leerlingen en het verbeteren van (de toegankelijkheid van) beleids- en managementinformatie. Door het gebruik van het persoonsgebonden nummer kunnen groepen van leerlingen door de tijd beter worden gevolgd. Deze informatie wordt ook teruggekoppeld aan de scholen en besturen. Het persoonsgebonden nummer (PGN) of onderwijsnummer is een uniek nummer voor elke leerling die in Nederland onderwijs volgt dat door de overheid wordt bekostigd. Het nummer is gelijk aan het burgerservicenummer, voorheen sofinummer, van de leerling. Ouders ontvangen een paar weken na de inschrijving van hun kind bij de gemeente een brief van de Belastingdienst waarin het persoonsgebonden nummer van het kind is vermeld. Dit nummer staat bijvoorbeeld ook op de zorgpas van de zorgverzekering. De namen, persoonsgegevens en burgerservicenummers van alle ingezetenen van een gemeente zijn vastgelegd in de Gemeentelijke Basisadministratie (GBA). Scholen nemen het persoonsgebonden nummer van de leerlingen op in ESIS webbased. Aan leerlingen die om een of andere reden geen burgerservicenummer hebben, kent de IB-Groep bij de eerste elektronische gegevensuitwisseling een alternatief leerlinggebonden onderwijsnummer toe. Op deze manier kunnen vanaf dat moment de gegevens van deze leerling op dezelfde manier worden uitgewisseld als die van leerlingen die wel een burgerservicenummer hebben. De IB-Groep verzorgt vervolgens de leveringen van gegevens aan partijen als CFI, Inspectie en het CBS. - 76 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 11.1.1. Gevolgen voor de scholen Voor uw school betekent de WON dat u gegevens van leerlingen gaat uitwisselen met de IB-Groep. De IB-Groep registreert de gegevens in het Basisregister Onderwijs (BRON). De gegevens worden door de IB-Groep verstrekt aan CFI en een aantal andere partijen. Deze nieuwe werkwijze vraagt om aanpassingen In ESIS webbased In de manier waarop uw school de leerlingadministratie voert In de manier waarop uw school communiceert met het Ministerie van OCW In de manier waarop uw school gegevens uitwisselt met andere scholen en met de gemeente in het kader van de leerplicht. Voor meer inhoudelijke informatie heeft Rovict een cursus PGN-scan fase 2 ontwikkeld. In deze cursus komen onder andere de volgende onderdelen aan de orde: Wet onderwijsnummer: waarvoor en hoe? PGN-scan fase 2: Wat houdt dit in? PGN-scan fase 2 in de praktijk Voorbereiding voor het uitvoeren van PGN-scan fase 2 Gegevensuitwisseling met PGNPO Uitvoering van PGN-scan fase 2 in ESIS webbased Rapportages m.b.t. PGN-scanfase 2 11.2. De PGN-scan fase 2 in ESIS webbased De tweede fase van de invoering van PGN, de PGN-scan fase 2, is nog een voorbereidende stap op de echte uitwisseling met de IB Groep. Als u de uitnodiging ontvangt van PGN PO om de gegevens aan te leveren verstuurt u eigenlijk uw gegevensset als een test naar de helpdesk van PGNPO. Daar worden de aangeleverde gegevens op zo’n 300 criteria getoetst om straks fouten in de echte uitwisseling te beperken. Voordat u daadwerkelijk de test met PGNPO gaat uitvoeren, is het aan te raden de PGN Scan 2 uit te voeren zonder de gegevens te verzenden, maar een controleoverzicht af te drukken en de signalen te verwerken. Bent u overgestapt van ESIS 3.6 naar ESIS webbased, dan heeft u deze ‘opschoonslag’ zeer waarschijnlijk al uitgevoerd ter voorbereiding op de conversie. - 77 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV De PGN Scan 2 treft u aan onder Modules. In de eerste stap selecteert u de school met het aanleverpunt en de peildatum waarvoor u de scan wilt uitvoeren. Het aanleverpunt is gelijk aan het vestigingsnummer achter het brinnummer van uw school, als voor de vestiging een eigen telling wordt uitgevoerd voor CFI. In de volgende stap selecteert u de leerlingen waarvan u de administratieve gegevens wilt scannen. Achter de naam van de leerling wordt de verzendstatus met datum getoond, links kunt u de resultaten van de voorgaande controle zien. - 78 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Na selectie van de leerlingen, voert ESIS webbased de scan voor u uit. De voortgangsbalk bovenin het scherm toont de voortgang van de scan. Na afronding van de scan toont ESIS webbased in bovenstaand scherm de resultaten. Om voor u zelf een checklist te printen, maakt u gebruik van de knop . Klikt u deze aan, dan verschijnt er een pop-up venster, waarin u wordt gevraagd aan te geven in welk formaat u de lijst ter beschikking wilt krijgen (PDF, Excel). Vervolgens kunt u de lijst opslaan of verzenden. Als u slechts een controle wilt uitvoeren en signalen wilt oplossen, dan kunt u nu stoppen in deze module en aan de slag gaan met de signalen. Bent u uitgenodigd om voor de test gegevens te verzenden naar PGNPO, checkt u dan of er geen fouten zijn gevonden door de scan en klik op . - 79 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Het scherm van het verzenden toont een voortgangsbalk. Nadat de verzending is voltooid, ziet u in het veld onder de voortgangsbalk de meldingen van nog resterende problemen. Tenslotte ziet u in een overzicht de stand van zaken van de scan en de verzending. - 80 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 12. Kasboek U treft de module aan onder Modules-Financieel. De kasboekfunctionaliteit is bedoeld om de kas binnen de schoolorganisatie te beheren. In het onderdeel Financieel beheer richt u de administratie in om onder Boekingen de inkomende en uitgaande kasstroom te boeken. ESIS webbased biedt de mogelijkheid om meerdere kas administraties bij te houden, per administratie kunnen gebruikers worden geautoriseerd. Heeft een gebruiker geen rechten tot een bepaalde administratie dan is deze ook niet zichtbaar voor deze gebruiker. 12.1. Financieel beheer - 81 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Voordat u boekingen in kunt voeren, is het noodzakelijk om een (kas)administratie aan te maken waarbinnen boekjaren, kasboeken en rekeningschema’s in worden gesteld. Via Modules - Financieel beheer komt u in het zoekscherm. In dit scherm kunnen bestaande administraties worden opgezocht en nieuwe administraties worden toegevoegd. Door een bestaande administratie te selecteren en op te klikken, of een nieuwe administratie aan te maken, komt u in bovenstaand scherm. Onder de naam van de administratie ziet u de gebruikers en hun rechten. Factuur: de gebruiker mag binnen de administratie facturen aanmaken en onderhouden; Boeking: de gebruiker mag inkomsten en uitgaven boeken; Beheer: de gebruiker mag de kasadministratie onderhouden met boekjaren, kasboeken en rekeningschema’s. Elke kasadministratie moet minimaal één gebruiker hebben met gebruikersrechten en minimaal één met beheersrechten. - 82 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Autoriseert u een gebruiker als enige tot het beheer van een administratie en heeft deze gebruiker een rol die geen toegang heeft tot de financiële administratie dan kan de betreffende administratie onzichtbaar worden. Onder Beheer dient tenminste één gebruiker een rol te hebben die toegang heeft tot de financiële administratie. Boekjaren kunt u zowel op kalenderjaar als op schooljaar aanmaken. Onder Rekeningschema’s kunt u binnen de aangemaakte kasboeken rekeningschema’s invoeren, verdeeld in Hoofdgroepen waaronder Rekeningcodes worden gerangschikt. 12.2. Boekingen invoeren Als de inrichting van de administratie gereed is, kunnen de boekingen worden ingevoerd. Via Modules – Financieel - Boekingen kunt u boekingen toevoegen, wijzigen of verwijderen. - 83 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 13. Medewerkers Via Modules - Medewerkers kunt u personeels- en aanstellingsgegevens van de medewerkers registreren. 13.1. Medewerkers, gebruikers, rollen en rechten In ESIS webbased kunnen meer gebruikers, in verschillende rollen, met verschillende rechten toegang krijgen. De gebruikers kunnen gekoppeld worden aan medewerkers uit de module Medewerkers. Het is sterk aan te raden om van de personen die u toegang wilt geven tot ESIS webbased de meest noodzakelijke gegevens in te voeren in ESIS webbased. Dit voorkomt dat de applicatiebeheerder, die de gebruikers aanmaakt, alle medewerkergegevens op moet vragen en er ‘zwevende’ gebruikers ontstaan. De gegevens van de medewerkers worden automatisch overgenomen uit de module Medewerkers. Rovict adviseert ten aanzien van het aanmaken van medewerkers en gebruikers de volgende werkwijze: De school of het bestuur voert de gegevens van de medewerker in in de module Medewerkers en koppelt deze zo nodig aan een groep, in de module Onderwijsstructuur. De directeur geeft opdracht aan de applicatiebeheerder om een gebruiker aan te maken voor de medewerker en geeft aan aan welke rol(len) deze medewerker gekoppeld moet worden. De applicatiebeheerder maakt een gebruiker aan met de medewerkergegevens en koppelt de gewenste rol(len) aan de medewerker. De applicatiebeheerder verstrekt inloggegevens aan de medewerker of de leidinggevende, afhankelijk van de gemaakte afspraken. 13.2. Medewerkers invoeren of wijzigen Via Modules - Medewerkers kunt u de gegevens van medewerkers invoeren of wijzigen. - 84 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV In het zoekscherm kunt u een medewerker selecteren of een nieuwe medewerker invoeren via . Voert u een nieuwe medewerker in, dan wordt u door een aantal schermen geleid, die qua werkwijze vergelijkbaar zijn met het invoeren van een leerling. Naast het invoeren van gegevens in de standaardvelden is het mogelijk extra informatie te registreren in de vrije velden, deze velden dienen door de applicatiebeheerder gedefinieerd te zijn. De hulptabel Burgerlijke staat is een Rovict hulptabel, de inhoud hiervan kan niet gewijzigd worden. Dit in tegenstelling tot de hulptabel Burgerlijke staat bij Ouders/Verzorgers waarvan de inhoud wel te wijzigen is. In principe heeft een medewerker één lopende aanstelling bij een Bestuur. Het is mogelijk meer aanstellingen aan een medewerker te koppelen, bij Taakstelling kunt u aangeven aan welke - 85 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV school en vestiging de aanstelling gekoppeld moet worden. Deze koppeling vindt plaats via Aanstellingen - Extra. Om optimaal gebruik te kunnen maken van de uitgebreide zoekfunctie in ESIS webbased is het van belang medewerkers te koppelen aan een school/vestiging. Dit is mogelijk bij de aanstelling van de medewerker via Aanstellingen - Extra. Ook als u geen aanstellingsgegevens in ESIS webbased registreert, is het raadzaam het onderdeel Taakstelling in te vullen. Hier geeft u aan op welke school en vestiging de medewerker werkzaam is, dat kunnen meerdere scholen en/of vestigingen zijn. Alleen als u deze gegevens heeft ingevoerd wordt de medewerker in de lijst van de juiste vestiging getoond. Een medewerker kan pas verwijderd worden als er geen taakstelling meer actief is. 13.3. Gebruiker invoeren of wijzigen Via Modules - Beheer kunnen gebruikers aangemaakt worden, dit is de taak van de applicatiebeheerder. Door de applicatiebeheerder worden ook de gewenste rollen aan de medewerker gekoppeld, hiermee wordt aangegeven welke functionaliteiten de gebruiker tot zijn beschikking heeft in ESIS webbased. 13.4. Mijn ESIS Via Beheer – Gebruikers wordt, door de applicatiebeheerder, een rol aan een gebruiker toegevoegd, via Beheer – Onderwijsstructuur – Groep wordt een medewerker aan een groep gekoppeld. Voor groepsleerkrachten is het noodzakelijk dat zij als gebruiker de rol van groepsleerkracht hebben en aan een groep gekoppeld zijn. Is dit niet het geval dan hebben zij geen toegang tot Mijn ESIS. - 86 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 14. Leerlingdossier in ESIS webbased 14.1. Het leerlingdossier Gedurende de schoolloopbaan van de leerling wordt het onderwijsleerproces van de leerling gepland en gevolgd en bijgehouden in het leerlingdossier. Het leerlingdossier bevat zowel informatie over de vorderingen van de leerling als voor de begeleiding van de leerling. Bij inschrijving van een leerling in ESIS webbased wordt automatisch een digitaal leerlingdossier aangemaakt. Het leerlingdossier is een vertrouwelijk document waar zorgvuldig mee moet worden omgegaan. Niet alleen groepsleerkrachten en begeleiders maar ook ouders hebben het recht om het in te zien. Praktisch betekent dit, dat ouders een afspraak moeten maken met de directeur van de school om het dossier te raadplegen. Na het maken van een afspraak met de directeur, die binnen vier weken moet voldoen aan het verzoek, hebben ouders het recht om het volledige dossier in te zien. Het dossier mag niet meegenomen worden buiten de school. Ouders mogen verwachten dat zij uitleg krijgen over de inhoud van het leerlingdossier door een groepsleerkracht, intern begeleider en/of ambulant begeleider. Vanuit de overheid wordt gesteld dat een leerlingdossier ten minste de onderstaande gegevens dient te bevatten: administratieve gegevens absentiegegevens de handelingsplannen en onderwijskundige rapportages over de leerling een beschrijving van de activiteiten in het kader van de begeleiding van de leerling en van de resultaten van die activiteiten een document dat aangeeft welke externe deskundigen voor advies of hulp zijn ingeschakeld bij de begeleiding van de leerling een beschrijving van de verwachtingen en risico's voor de schoolloopbaan van de leerling observatie-, toets- en rapportgegevens van de leerling onderzoeksverslagen van de leerling notities van gesprekken en besprekingen over de leerling. 14.2. Voorwaarden om de module dossier te kunnen gebruiken 14.2.1. Dossierindelingen In ESIS webbased moet aangegeven worden van welke dossierindeling gebruik gemaakt moet worden om het dossier van een leerling te tonen. Door middel van de dossierindeling wordt aangegeven welke gegevens op de dossieroverzichtpagina van de leerling worden getoond. De dossierindeling van een leerling bestaat uit vaste door Rovict gedefinieerde elementen en variabele elementen (dossierindeling) . - 87 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV De vaste elementen zijn: leerlinggegevens foto (indien aanwezig) leeftijd schoolloopbaan didactische leeftijd (DL) zorgniveau (de inhoud van zorgniveau is aan te passen in de hulptabel). De variabele elementen(dossierindeling) zijn: Tabbladen/dossierpagina’s Aandachtsgebieden Indicatoren. Via Beheer – Dossier – Dossierindelingen kunnen dossierinstellingen toegevoegd worden. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een onderbouw- en een bovenbouwdossierindeling. Bij het aanmaken van een dossierindeling heeft u de volgende mogelijkheden: Ik wil beginnen met een lege dossierindeling U gaat direct naar het onderdeel algemene gegevens in het stappenplan waar een dossierindeling aangemaakt kan worden. Ik wil een kopie van een bestaande dossierindeling maken Op basis van een bestaande dossierindeling kan een nieuwe dossierindeling gemaakt worden. ESIS webbased kopieert alle gegevens van de bestaande dossierindeling en de gewenste onderdelen kunnen aangepast worden. Ik wil een dossierindeling inlezen Het is mogelijk dat u van een van de andere scholen of van het bestuur een dossierindeling wilt inlezen. Dit bestand is een speciaal voor ESIS gemaakt bestand (XML bestand). Via Beheer – Instellingen module dossier wordt opgegeven welke dossierindeling als standaard gehanteerd moet worden als geen specifieke dossierindeling wordt opgegeven. Het verwijderen van een dossierindeling is alleen mogelijk indien deze niet aan groepen is gekoppeld en niet staat ingesteld als ‘standaard dossierindeling'. Voor de dossierindeling zijn de volgende velden van belang: Korte naam Omschrijving Registraties: hier heeft u de keuze uit dit schooljaar, dit en vorig schooljaar, alle schooljaren. Dossierpagina dit zijn de tabbladen die op het scherm verschijnen. Er kunnen maximaal vier tabbladen worden aangemaakt. Aandachtsgebieden: per dossierpagina kunnen de “hoofdstukken” die op een tabblad komen te staan worden aangegeven. Dit zullen onderwerpen zijn die snel in beeld moeten komen in het dossier zoals bijvoorbeeld gedrag of rekenen. Op een dossierpagina kunnen één of meer aandachtsgebieden staan. - 88 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV De volgende vier aandachtsgebieden zijn standaard in het Kwadrantmodel opgenomen: - Capaciteiten, bijvoorbeeld het IQ - Schoolprestaties, met de toetsresultaten - Persoonlijkheidsontwikkeling, bijvoorbeeld gedrag en maatschappelijke situatie - Schoolgedrag, bijvoorbeeld incidenten. Deze aandachtsgebieden kunnen aangepast en uitgebreid worden. Indicator: binnen het aandachtsgebied wordt door middel van indicatoren informatie gegeven, er zijn verschillende soorten indicatoren: Toetsresultaat, registratie, handelingsplan, absentie, advies groep 8, score eindtoets, LGF, ambulante begeleiding, gezinssituatie. Bij indicatoren kan ingesteld worden of door middel van een kleur een signaal afgegeven moet worden. Bijvoorbeeld door bij een leerling die te vaak afwezig is geweest de indicator absentie rood weer te laten geven. Tevens kan aangegeven worden of een indicator altijd weergegeven moet worden, ook als er geen gegevens beschikbaar zijn. Als een indicator altijd getoond moet worden, wordt de tekst Geen gegevens beschikbaar getoond als er geen relevante informatie beschikbaar is voor die indicator op dat moment. Indicatoren kunnen op verschillende manieren worden weergegeven: - door middel van een blokje waarin het signaal wordt getoond, gevolgd door tekst. - bij toetsresultaten worden de scoringswijzes ABCDE of I, II, III, IV, V weergegeven op een schaal. Het niveau van de leerling op die schaal wordt met een zwart lettertype weergegeven. Als er een signaal is, wordt het niveau van de leerling met de kleur van het signaal weergegeven. Wanneer er geen dossierindeling is opgegeven bij een groep en er is ook geen dossierindeling opgegeven bij Beheer – Dossier- Dossierindeling weet ESIS webbased niet welke dossierindeling bij de leerling getoond moet worden en kan het dossier van de leerling niet gestart worden. Het koppelen van een dossierindeling aan een groep gaat via Beheer – Onderwijsstructuur. 14.2.2. Vullen van hulptabellen Om met ESIS Webbased te kunnen werken dienen vooraf via Beheer- HulptabellenHultabellen dossier een aantal hulptabellen gevuld te worden, dit is de taak van de applicatiebeheerder of IB-er. Over de inhoud van de hulptabellen dient vooraf goed nagedacht te worden, op bestuurs- of op schoolniveau. In alle hulptabellen moeten de volgende velden gevuld worden: Korte naam, Omschrijving en Toonvolgorde. In de hulptabel Zorg dient ook het veld Code gevuld te worden. Wordt de registratiemogelijkheid of het zorgniveau niet langer gebruikt dan kan dit aangegeven worden door een vinkje te zetten voor Is vervallen. Met het veld Toonvolgorde kan de te tonen volgorde van de inhoud van de hulptabel worden aangegeven, door veel gebruikte onderdelen een laag nummer te geven worden deze bovenaan de selectielijst geplaatst. Bij toekenning van geen, hetzelfde nummer òf 999 hanteert ESIS webbased de alfabetische volgorde. In ESIS webbased is het mogelijk om in het dossier van de leerling diverse informatie vast te leggen, door deze informatie te structuren wordt het mogelijk een zoekopdracht op te geven. In ESIS webbased zijn de volgende registratietypen opgenomen: - 89 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Afspraak Diagnose Extern contact Extra zorg Incident Leerlingbespreking Notitie. Voor deze registratietypen wordt gebruik gemaakt van standaard sjablonen, deze zijn niet aan te passen. Aan deze registratietypen kunnen registratieonderwerpen gekoppeld worden, de registratieonderwerpen bestaan uit vormingsgebieden en andere, toe te voegen, onderwerpen. Voor ESIS webbased Dossier zijn de volgende hulptabellen van belang: Registratie Onderwerp Soort diagnose: registratie van de meest voorkomende gestelde diagnoses voor leerlingen. Soort extra zorg registratie van extra zorg die een leerling krijgt, bijvoorbeeld Remedial Teaching. Soort incident: registratie van incidenten die plaatsvinden rond de leerling. Zorgniveau: registratie van de op school gehanteerde zorgniveau’s. In principe kunt u zelf beslissen hoe u als school zorgniveaus wilt indelen. In een aantal regio’s (samenwerkingsverbanden) zijn hierover afspraken gemaakt. Voorbeelden van veel gebruikte zorgniveaus zijn: Algemene zorg , Extra zorg, Speciale zorg, Verwijzing, Zeer speciale zorg. 14.3. Leerlingdossier voor groepsleerkrachten Voor de groepsleerkracht is het leerlingdossier alleen toegankelijk via Mijn ESIS. De groepsleerkracht treft hierin alleen de leerlingdossiers aan van de eigen leerlingen. 14.3.1. Selecteren van een leerlingdossier Na het inloggen in ESIS webbased gaat de groepsleerkracht naar Mijn ESIS – Mijn ESIS . Via Leerlingdossier is het mogelijk het leerlingdossier in te zien van de geselecteerde leerling; met de andere opties onder Mijn ESIS kan: via Absenten de absentie van de leerlingen ingevoerd worden; via Toetsoverzichten een overzicht van de toetsresultaten van de leerlingen getoond worden; via Handelingsplan een handelingsplan worden gemaakt en toegevoegd bij de geselecteerde leerling(en); via Leerlinggegevens de leerlinggegevens van de geselecteerde leerling worden ingezien. - 90 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Voor een gebruiker die niet als groepsleerkracht aan een groep is gekoppeld kunnen leerlingdossiers geselecteerd worden via Modules – Leerlingdossiers. Door bij uitgebreid zoeken de status te wijzigen in bijvoorbeeld ‘Uitgeschreven’ kunt u ook dossiers van oud-leerlingen inzien. 14.4. Dossieroverzicht Nadat u een leerling heeft geselecteerd verschijnt het onderstaande scherm. In één oogopslag zijn diverse, vooraf ingestelde, gegevens van de leerling zichtbaar. Het dossieroverzicht bestaat uit vaste door Rovict gedefinieerde elementen en maximaal vier tabbladen met gegevens over aandachtsgebieden van de leerling. Deze tabbladen, - 91 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV dossierindeling, zijn variabel en kunnen per school gedefinieerd worden. Het is raadzaam vooraf goed over de inrichting na te denken en bijvoorbeeld speerpunten van de school op te nemen. Het is heel verleidelijk om zoveel mogelijk informatie weer te laten geven, dit komt het overzicht echter niet ten goede. De essentie van deze overzichtspagina is om in één oogopslag een beeld te krijgen en voor nadere informatie het specifieke onderdeel te raadplegen. Het tabblad waar u naar kijkt is wit en steekt enigszins boven de ander tabbladen uit. Door op een ander tabblad te klikken komt u op een andere dossierpagina terecht. 14.5. Onderdelen in het leerlingdossier De schermopbouw in het leerlingdossier is identiek aan de schermopbouw in de leerlingmodule, links in het scherm ziet u de onderdelen waaruit het dossier van een leerling is opgebouwd: Leerlingdossier Zorgniveau Absentie Registraties Handelingsplan Toetsen Leerling signaallijn. 14.5.1. Leerlinginformatie De leerlinginformatie die u op het scherm krijgt is ingevoerd in het administratieve deel van ESIS webbased, deze informatie is hier niet te wijzigen. 14.5.2. Zorgniveau Bij Overzicht worden de bij de leerling geregistreerde zorgniveaus getoond. Door op te klikken kunt u een zorgniveau toevoegen bij de leerling. Voert u een volgend zorgniveau in, dan wordt de einddatum van het vorige zorgniveau gevuld met de startdatum van het nieuwe zorgniveau. Op deze wijze blijft de historie van de zorgniveaus bewaard en zichtbaar. - 92 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Door op het achter het veld Zorgniveau te klikken wordt een zoeklijst geopend waaruit u een item kunt kiezen. Indien gewenst kunt u bij Toelichting extra informatie invoeren. Door op te klikken wordt de informatie opgeslagen. U komt in het Detailscherm nadat u op heeft geklikt, in dit scherm kunt u ingevoerde informatie aanpassen. Met de knop komt u terug op de Overzichtspagina. 14.5.3. Absentie In het onderdeel Absentie wordt de absentie getoond die in ESIS webbased is ingevoerd. Het is niet mogelijk in ESIS webbased Dossier bij een leerling absentie toe te voegen of te wijzigen. - 93 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV U kunt de getoonde informatie filteren door gebruik te maken van de zoeklijsten achter de velden Reden, (On)geoorloofd en Toon. Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk van een leerling alleen de absentie wegens ziekte weer te laten geven van het huidige schooljaar of van alle schooljaren. 14.5.4. Registraties In ESIS webbased Dossier wordt de mogelijkheid geboden naast de registratie van toetsgegevens en absentiegegevens andere gegevens te registreren die van belang zijn voor het goed uitvoeren van de leerlingzorg. Hierbij kan worden gedacht aan een verslag van een gesprek met ouders, een registratie over een gestelde diagnose, maar ook de registratie van een incident dat heeft plaatsgevonden. Door op te klikken kunt u een registratie toevoegen bij de leerling. Voor deze registraties kan gebruik gemaakt worden van sjablonen. Via Beheer – Dossier – Sjablonen is het mogelijk een eigen sjabloon toe te voegen. De verplicht in te vullen velden dienen gevuld te worden, een in een tekstverwerkingsprogramma, bijvoorbeeld Word, gemaakte tekst wordt in de Sjabloontekst geplakt en vervolgens klikt u op . Het sjabloon is klaar voor gebruik. - 94 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Per registratie kan aangeven worden of op basis van deze registratie een signaal in het dossier moet komen en of de registratie moet worden opgenomen in het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD) van de leerling. De overige velden spreken voor zich. IIn het scherm Overzicht worden alle registraties van de leerling getoond, de getoonde informatie kan gefilterd worden door achter de velden Vanaf, Soort, Onderwerp gebruik te maken van de zoeklijsten. Per registratie kan de autorisatie worden ingesteld, voor zowel het lezen als het bewerken van de registratie. U heeft hiervoor de volgende keuzemogelijkheden: - Alleen eigenaar - Iedereen - Personen met een bepaalde rol, bijvoorbeeld de IB-rol. - 95 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV U geeft per rol en dus niet per medewerker aan wie toegang heeft tot de registratie. 14.5.4.1. Het toevoegen van een bijlage U kunt bijlagen van diverse formats, bijvoorbeeld xls, pdf, Word, toevoegen. De bijlage is weer te openen indien de vereiste applicatie in de juiste versie op de betreffende computer is geïnstalleerd. Uw bijlage wordt opgeslagen binnen ESIS webabased, er wordt voor een veilige opslag en een goede backup gezorgd. 14.5.5. Handelingsplan Hier wordt een overzicht van de handelingsplannen van de desbetreffende leerling getoond. Zie voor meer informatie over het Handelingsplan hoofdstuk 14.6. - 96 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 14.5.6. Toetsen Bij Toetsen ziet u een overzicht van de door de leerling gemaakte toetsen. Vanuit dit scherm is het ook mogelijk om individuele toetsoverzichten van deze leerling te printen of te exporteren naar diverse formats. Zie voor het exporteren van gegevens het onderdeel Exporteren toetsresultaten. - 97 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 14.5.7. Leerling signaallijn De optie Leerling signaallijn biedt u de mogelijkheid voor een individuele leerling een afwijkende signaallijn aan te maken, indien gewenst per vormingsgebied. De volgende velden dienen gevuld te worden: School De school waarvoor de signaallijn wordt gedefinieerd Vormingsgebied indien gewenst het vormingsgebied, --- = alle vormingsgebieden %Laag het % dat de onderlijn van de grafiek aangeeft %Doel het % dat de doellijn van de grafiek aangeeft %Hoog het % dat de bovenlijn van de grafiek aangeeft. De signaallijn kan worden gebruikt om de grenswaarden van een leerrendementsgrafiek (LR) aan te geven. In de leerrendementsgrafiek wordt de didactische leeftijd (DL) uitgezet tegen de didactische leeftijd equivalent (DLE). De leerrendementgrafiek kan alleen gebruikt worden voor toetsen die specifiek als DLE toets zijn aangemaakt. Dit wil zeggen dat de genormeerde score op een DLE-schaal wordt weergegeven. Standaard Citotoetsen kunnen dus niet op deze wijze worden afgedrukt en zijn derhalve ook niet te selecteren. De signaallijn definieert de boven-, doel- en ondergrens van de grafiek. Aan deze grenswaarden kan via 'scoringsmethode signalen' een signaalkleur worden toegevoegd. Bepaling grenswaarden signaallijnen Bij het bepalen van de signaallijnen voor de LR grafiek, wordt de volgende chronologische volgorde aangehouden: Signaallijn per leerling (eventueel per vormingsgebied) Signaallijn per groep Signaallijn per vestiging Signaallijn per school. Als er geen signaallijnen zijn gedefinieerd dan wordt de standaard LR grafiek gebruikt (Laag = 75%, Doel = 100% en Hoog = 125%). - 98 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Zie hiervoor ook het onderdeel Samenstellen Rendementsgrafiek – Signaallijn, zie voor het instellen van een signaallijn per groep het onderdeel Beheer – Instrumenten. 14.6. Handelingsplan In ESIS webbased kan via Modules – Handelingsplan een handelingsplan voor een leerling of een groep leerlingen worden gemaakt. Voor een individuele leerling is het ook mogelijk het handelingsplan vanuit het leerlingdossier te maken. We onderscheiden in ESIS webbased de volgende soorten handelingsplannen: Begeleidingsplan Groepsplan, voor één of enkele groepen Handelingsplan, voor één of enkele leerlingen. In ESIS webbased wordt onderscheid gemaakt tussen een begeleidingsplan en een handelingsplan, er is alleen functioneel een onderscheid tussen deze plannen. Een begeleidingsplan is een plan van de school met de ambulant begeleider. De gemaakte afspraken en de wijze waarop de ambulante begeleiding plaats zullen vinden, worden hierin opgenomen. Een begeleidingsplan kan een extra document zijn naast het handelingsplan. Een handelingsplan is verplicht voor die leerlingen die een rugzakje ontvangen, voor andere leerlingen die extra hulp ontvangen kan het wenselijk zijn een handelingsplan op te stellen. Een groepsplan wordt in het leerlingdossier van alle betrokken leerlingen getoond. Afspraken en evaluaties die aan een handelingsplan zijn gekoppeld worden alleen bij het handelingsplan, en niet als normale registratie in het dossier, getoond. 14.6.1. Handelingsplan zoeken Standaard wordt een handelingsplan in ESIS webbased gezocht via het eenvoudig zoekscherm. Er kan dan alleen gezocht worden op Onderwerp, Achternaam en Groep. - 99 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Het uitgebreide zoekscherm biedt meer mogelijkheden, zie voor de velden de afbeelding hieronder: Door op de kolomtitels Naam, Groepen, Leerlingen, Eigenaar of Begindatum te klikken kan een sortering worden gemaakt, van A tot Z of na nogmaals te klikken van Z tot A. Toelichting op het gebruik van de knoppen: de lijst met handelingsplannen wordt opnieuw opgehaald en de ingestelde criteria in de zoekvelden worden toegepast; toont het eenvoudig zoekscherm; toont het uitgebreide zoekscherm; alle zoekvelden worden ingesteld op de standaard (default) waarde. De lijst met handelingsplannen wordt niet bijgewerkt. Toelichting op de velden in het uitgebreide zoekscherm: Onderwerp de handelingsplannen van het geselecteerde onderwerp, veelal vormingsgebieden, worden getoond. De lijst van onderwerpen is aan te passen via Beheer – Hulptabellen – Hulptabellen dossier; de handelingsplannen van de leerlingen waarvan de achternaam begint met de ingevoerde tekst worden getoond; de handelingsplannen van de geselecteerde groep worden getoond; de handelingsplannen van het geselecteerde schooljaar worden getoond; Geen voorkeur alle handelingsplannen worden getoond; Ja alle handelingsplannen waarvan de Datum afgerond in het verleden ligt worden getoond; Nee alle handelingsplannen waarvan de Datum afgerond leeg is of in de toekomst ligt worden getoond; de handelingsplannen waarvan de geselecteerde medewerker de eigenaar is worden getoond; - 100 - Achternaam Groep Schooljaar Afgerond Eigenaar Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Soort handelingsplan School Vestiging de geselecteerde soort handelingsplannen worden getoond; de handelingsplannen die aan een leerling of groep gekoppeld zijn van de geselecteerde school worden getoond; de handelingsplannen die aan een leerling of groep gekoppeld zijn van de geselecteerde vestiging worden getoond. 14.6.2. Handelingsplan toevoegen Door op te klikken kan een handelingsplan gemaakt worden. Bij het maken van een handelingsplan heeft u de keuze uit de volgende invoermethodes: Ik wil beginnen met een leeg handelingsplan, op deze wijze kan een nieuw handelingsplan worden gemaakt. Indien gewenst via een eerder onder Beheer – Instrumenten – Sjabloon aangemaakt sjabloon. Ik wil een kopie van een bestaand handelingsplan maken, na selectie van een bestaand handelingsplan kunnen wijzigingen en aanvullingen aangebracht worden. Standaard is de optie Ik wil beginnen met een leeg handelingsplan geselecteerd. De volgende velden zijn aanwezig voor het aanmaken van een handelingsplan: Naam De naam waaronder het handelingsplan wordt opgeslagen; Begeleidingsonderwerp Hier kan een onderwerp, veelal vormingsgebieden, worden geselecteerd. De lijst van onderwerpen is aan te passen via Beheer – Hulptabellen – Hulptabellen dossier. Door een onderwerp te selecteren is het mogelijk later op onderwerp een handelingsplan te zoeken; Eigenaar Uit de lijst met medewerkers van de vestiging kan een eigenaar geselecteerd worden. Bij het aanmaken van een nieuw handelingsplan is hier nog niets ingevuld; Geplande uren In hele getallen kunt u hier het aantal geplande uren aangeven; Bestede uren In hele getallen kunt u hier het aantal bestede uren aangeven; - 101 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Soort Handelingsplan Begin en Einddatum Signaal DOD Hier kan gekozen worden voor begeleidingsplan, groepsplan of handelingsplan. Wordt gekozen voor een groepsplan dan verschijnt een extra scherm waarin de gewenste groep geselecteerd kan worden. Bij een begeleidingsplan of handelingsplan kunnen leerlingen geselecteerd worden. Zie voor toelichting op begeleidings- en handelingsplan de paragraaf Handelingsplan; Hier kan via de kiezer een datum worden geselecteerd of kan de datum rechtstreeks ingevoerd worden; Standaard staat Ja geselecteerd en wordt op de overzichtspagina dossier van de leerling aangegeven dat handelingsplannen aanwezig zijn. Nee kan geselecteerd worden als geen signaal op de overzichtspagina dossier van de leerling gegeven moet worden; Staat standaard op Nee, het handelingsplan wordt niet meegenomen in het DOD van de leerling. Als een handdelingsplan wel in het DOD opgenomen moet worden dient Ja geselecteerd te worden. Afhankelijk van het soort handelingsplan dat gekozen wordt is het mogelijk leerlingen of groepen te selecteren, het is niet mogelijk om een selectie van zowel leerlingen als groepen te maken. Nadat een of meer leerlingen of groep(en) zijn toegevoegd, klikt u op . In het scherm dat nu verschijnt kan de inhoud van het handelingsplan beschreven worden, of kan een sjabloon geselecteerd worden. Klik na selectie van het sjabloon op . Het is mogelijk om via Knippen en Plakken tekst uit een ander document op te nemen. - 102 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Klik na invulling van de gegevens op . In het scherm Extra kan een bijlage aan het handelingsplan worden toegevoegd. Tevens kunnen hier de rechten worden ingesteld, dit is alleen mogelijk als bij het handelingsplan een Eigenaar is geselecteerd. Klik na invulling van de gegevens op In het scherm Afspraken kunnen gemaakte afspraken worden toegevoegd, kan een einddatum worden aangegeven en kunnen de medewerkers die bij deze afspraken zijn betrokken geselecteerd worden. Afspraken kunnen ook op een ander moment worden toegevoegd. - 103 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Klik na invulling van de gegevens, of als op dit moment geen afspraak toegevoegd wordt, op . In het scherm Evaluaties kunnen tenslotte evaluaties worden opgenomen, ook deze kunnen op een ander moment toegevoegd worden. Klik op . Klik op , het Overzicht scherm komt weer in beeld. Zowel vanuit het Overzicht Handelingsplannen als via het onderdeel Handelingsplan in het leerlingdossier kunnen wijzigingen worden aangebracht in aangemaakte plannen en afspraken, en kunnen bijlagen en evaluaties worden toegevoegd. - 104 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15. Gebruik van ESIS webbased Toetsen 15.1. Inleiding ESIS-webbased is een ‘open’ toetsenbank waarin u namen, omschrijvingen, normen, en eventueel categorieën en items kunt invoeren van de op uw school gehanteerde toetsen. Het is hierbij niet van belang of het gaat om methode-onafhankelijke òf methodegebonden toetsen. Deze toetsenbank is gevuld met de gangbare methode-onafhankelijke toetsen. ESIS webbased wordt door Rovict regelmatig voorzien van een nieuwe versie van het toetsenbestand. Door gebruik te maken van bestaande toetsdefinities èn door zelf toetsdefinities aan te maken wordt het mogelijk uw eigen toetskalender volledig op te nemen in ESIS webbased. Een ‘open’ toetsenbank wil zeggen dat u de resultaten van elke door u gewenste toets in ESIS webbased kunt verwerken. Dit geldt voor zowel landelijk genormeerde als eigen toetsen. Globaal is het volgende onderscheid te maken: methode-onafhankelijke toetsen: bijvoorbeeld: Cito, AVI, BRUS, Tempo Toets Rekenen methode gebonden toetsen: bijvoorbeeld: controle dictees van Taal Actief, Wereld in Getallen, Pluspunt zelf ontwikkelde toetsen; Alle toetsen zijn in te voeren en te scoren op toets-, categorie- of itemniveau. 15.2. Stappenplan ESIS Toetsen op school Om tot een succesvolle inrichting te komen dient u enkele handelingen te verrichten. De uit te voeren stappen worden in de volgende paragrafen nader toegelicht. Stappen Bekijk de toetskalender van de school en inventariseer welke toetsen in welk leerjaar worden afgenomen, zie de bijlage Toetskalender Citotoetsen. Activeer de toetsen die u op school wilt gebruiken door deze in de in ESIS webbased aanwezige lijst te selecteren. In de bijlage treft u tevens een overzicht van de in ESIS webbased aanwezige toetsen en testen aan. Toelichting op deze toetsen en testen kunt u vinden op onze website op de pagina voor geregistreerde gebruikers: www.rovict.nl – Support – ESIS – Downloads – Toetsdefinities ESIS – Rovict toetsen in ESIS webbased. Voeg eventueel zelf toetsdefinities toe van de ontbrekende toetsen. Controleer bij het gebruik van DLE-toetsen de leerrendementgrafiek en didactische leeftijd van de leerlingen. Pas indien nodig de didactische leeftijd van de leerlingen aan. Bij DLE toetsen wordt gebruik gemaakt van een leerrendementsgrafiek om de hoog/laag score te bepalen. Na uitvoering van bovenstaande stappen is uw bestand klaar om in gebruik te worden genomen. - 105 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.3. Toetsen beschikbaar maken 15.3.1. Methode onafhankelijke toetsen instellen Via Beheer – Instrumenten – Algemeen – Toetsgebruik verschijnt een scherm waarin per vormingsgebied de gangbare methode-onafhankelijke toetsen die in ESIS webbased zijn opgenomen worden getoond. U kunt per school aanvinken van welke toetsen gebruik wordt gemaakt. Door in het hokje voor het vormingsgebied te klikken selecteert u alle toetsen, door in het hokje voor de toets te klikken selecteert u alle versies van de toets, door op de <+> te klikken verschijnen alle in ESIS webbased opgenomen versies van de betreffende toets. Na selectie van de in gebruik zijnde toetsen en versies wordt het mogelijk resultaten in te voeren bij deze toetsen. Het selecteren van de toetsen en versies is van belang bij het in gebruik nemen van het onderdeel Toetsen, vervolgens is het van belang eventuele wijzigingen in het gebruik van toetsen in ESIS webbased bij te houden. De methode-onafhankelijke toetsen worden door Rovict onderhouden, in de definitie van deze toetsen kunt u geen wijzigingen aanbrengen. De normering, de toetsversie en dergelijke staan vast en worden indien noodzakelijk door Rovict gewijzigd. Voor het bijwerken van de toetsdatabank hoeft u geen handelingen te verrichten. - 106 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Via Beheer – Instrumenten – Instrumenten kan de definitie van toetsen bekeken worden. Toetsen die door Rovict worden onderhouden staan ‘op slot’ . Via het stappenplan kunt u informatie inzien over bijvoorbeeld, Naam, Instrumenttype, Vormingsgebied, Scoring, Afnamemomenten, Instrumentversie en Omrekening van de toets. Toetsen die niet zijn geactiveerd zijn niet zichtbaar! Toetsen die in gebruik zijn kunnen gedeactiveerd worden. De ingevoerde gegevens blijven beschikbaar, de gebruiker kan echter geen nieuwe toetsen meer plannen of resultaten invoeren. 15.4. Scoringsmethode en Scoringswijze Via Beheer – Instrumenten – Algemeen - Scoringmethodes wordt een overzicht getoond van de in ESIS webbased opgenomen scoringsmethodes, bijvoorbeeld DLE en Cito A tm E. Deze scoringmethodes staan ‘op slot’, via kunt u de details van deze scoringsmethodes inzien. Om de gebruikte kleuren aan te passen of toe te voegen klikt u op , vervolgens kunt u de gewenste kleuren selecteren. Eigen scoringsmethodes kunnen via worden toegevoegd. - 107 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Via Beheer – Instrumenten – Algemeen – Scoringswijze wordt een overzicht getoond van de in ESIS webbased opgenomen scoringswijzen, bijvoorbeeld GoedFout en 6-Puntsschaal. Ook deze scoringswijzen staan ‘op slot’. De details van de scoringswijzen kunt u bekijken via . Eigen scoringswijzen kunnen via worden toegevoegd. 15.4.1. Signalen bij scoringsmethoden Via het menu Beheer – Instrumenten – Scoringsmethodes kan aan de grenswaarden van een scoringsmethode een signaalkleur worden toegevoegd. Deze signaalkleuren worden zichtbaar in het leerlingdossier. - 108 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.5. Samenstellen rendementsgrafiek - signaallijn Wanneer een toets met een DLE-normering wordt afgenomen, krijgt u alleen goed beeld van het behaalde toetsresultaat als de score wordt afgezet tegen het vastgestelde leerrendement voor de leerling voor het betreffende vormingsgebied. Wordt de toetsuitslag gecombineerd met de leerrendementgrafiek, dan ziet u in één oogopslag hoe de leerling er voor staat. De leerrendementgrafiek kan alleen gebruikt worden voor toetsen die specifiek als DLE-toets zijn aangemaakt. Standaard Citotoetsen kunnen niet op deze wijze worden afgedrukt en zijn ook niet te selecteren. De signaallijn kan worden gebruikt om de grenswaarden van een leerrendementsgrafiek (LR) aan te geven. In de leerrendementsgrafiek wordt de didactische leeftijd uitgezet tegen de didactische leeftijd equivalent. De signaallijn definieert de boven-, doel- en ondergrens van de grafiek. Aan deze grenswaarden kan via de scoringsmethode signalen een signaalkleur worden toegevoegd. Een signaallijn kan worden aangemaakt per school, vestiging en leerjaar via Beheer – Instrumenten – Algemeen – Signaallijnen Standaard wordt in ESIS webbased een normale signaallijn gehanteerd: Laag Doel Hoog 75% 100% 125% Het percentage dat de onderlijn van de grafiek aangeeft. Het percentage dat de doellijn van de grafiek aangeeft. Het percentage dat de bovenlijn van de grafiek aangeeft. Voor bepaalde leerlingen, of voor het SBO en SO, kan het wenselijk zijn om een signaallijn per leerling te definiëren. Via Modules - Leerlingdossiers - Leerling signaallijn kan per leerling en per vormingsgebeid een signaallijn worden ingesteld. - 109 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.6. Didactische leeftijd en leerrendementsgrafiek 15.6.1. Didactische leeftijd In ESIS webbased kan gebruik worden gemaakt van de zogenaamde DLE-toetsen. De in ESIS webbased opgenomen Citotoetsen zijn voorzien van een normtabel met DLE’s. Bij het invoeren van toetsresultaten zal het systeem de DLE-waarde, die bij de genormeerde score hoort, direct bij de leerling weergeven. De score van de leerlingen wordt omgerekend volgens een DLE-schaal. Door gebruik te maken van een leerrendementgrafiek kan de Didactische Leeftijd (DL) worden uitgezet tegen de Didactische Leeftijd Equivalent (DLE). In de standaardoverzichten zoals groepsprofiel en individueel overzicht, wordt naast de ruween genormeerde score, ook de DL van de leerling weergegeven op het moment van afname. Aan de hand van deze informatie kan, naast de Citonormering A t/m E, nog nauwkeuriger vastgesteld worden of de leerling boven of onder de norm blijft, bijvoorbeeld ten opzichte van eerder afgenomen toetsen. 15.6.2. Didactische leeftijd aanpassen Bij inschrijving is het van belang dat de datum waarop de leerling in groep 3 start, de eerste schooldag, goed is aangegeven. Op grond van deze datum wordt de didactische leeftijd van de leerling bepaald. Bij een leerling die vanaf groep 1 of 2 staat ingeschreven bepaalt ESIS webbbased deze datum. - 110 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Datum aanvang groep 3 is in te voeren via Leerlingen – Leerlingadministratie – Inschrijving – Onderwijs. In ESIS webbased wordt de didactische leeftijd van een leerling bepaald aan de hand van een landelijke normtabel. Deze normtabel geeft de leerling bij de start in groep 3 een DL van 0. Iedere maand wordt de DL automatisch met 1 opgehoogd, tot 10 per jaar. Door kleuterverlenging of versnelde doorstroom vanuit de kleuterbouw kan een verkeerde DL worden berekend. In deze gevallen dient de DL bij de leerling aangepast te worden. Indien sprake is van een gecorrigeerde DL wordt deze in ESIS webbased bij de toetsafname gebruikt. Bij een doublure wordt de DL normaliter niet aangepast. Een leerling kan aan het eind van groep 7 al een DL van 60 hebben. In ESIS webbased kan de DL nooit groter zijn dan 60. Bij het invoeren van toetsresultaten bij leerlingen wordt de DL van de leerling op basis van de toetsdatum berekend. Bij de vaardigheidsscore van de toets wordt ook de bijbehorende DLE berekend. Met beide getallen kan het leerrendement (DLE/DL x 100%) en de leerachterstand (1 – DLE/DL) worden berekend. Op basis van deze gegevens worden wellicht conclusies getrokken over de prestaties van de leerling, daarom is het van belang dat de DL van de leerling overeenkomt met de werkelijkheid. Volgens de regelgeving dient bij aanvang groep 3 de DL op 0 te staan. Bij een doublure vanaf groep 3 past u de DL niet meer aan. In een aantal gevallen kan dit wel nodig zijn, bijvoorbeeld vanwege langdurige ziekte van de leerling of in het speciaal onderwijs. Dit kan gevolgen hebben voor de berekening van de leerachterstand en heeft direct gevolg voor de juiste indicatiestelling bij doorverwijzing naar het LWOO of PRO. - 111 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.7. Toetsresultaten De resultaten van de methode-onafhankelijke en methodegebonden toetsen zijn op twee niveaus in te voeren: Niveau Toets: aan de hand van de ruwe score wordt de genormeerde score berekend. Niveau Item: aan de hand van de gezamenlijke resultaten van de opgegeven items binnen de categorieën wordt de ruwe score berekend. Deze ruwe score wordt omgezet in een genormeerde score. Voorbeelden van items zijn: in de categorie mkm-woorden (mat) van de toets Schaal Vorderingen in Spellingvaardigheden Dictee 2+3: boot, riem, uur, gum. Alle scores worden, met behulp van de normeringtabel, teruggerekend naar eindscores. Vergelijking is dus altijd mogelijk. 15.8. Toetsresultaten invoeren In ESIS webbased wordt onder resultaat zowel de ruwe score als de resulterende score en de mogelijke afwijkingen van de vooraf gestelde norm verstaan. De werking van ESIS webbased is dusdanig dat, naast gegevens als toetsdatum en leerlingen, alleen de ruwe score ingebracht hoeft te worden. ESIS webbased vult de overige gegevens aan. Daar waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de Citonormeringen A t/m E of I t/m V en worden de bij de Citoscore behorende DLE getoond. De groepsleerkracht kan de toetsresultaten van de leerlingen invoeren en overzichten maken en exporteren via Mijn ESIS – Mijn toetsresultaten. Bij het invoeren van toetsresultaten zijn de volgende stappen te onderscheiden: 1. Selectie van leerlingen De leerlingen waarvoor u resultaten wilt invoeren, selecteert u met behulp van de standaard leerlingzoeker. Selectie van de toets waarvoor de resultaten ingevoerd moeten worden. De toetsdatum en toetsversie bij de geselecteerde leerlingen bepalen (planning). Het invoeren van resultaten en eventuele opmerkingen op toetsof item niveau. 2. Bepalen van de toets 3. Bepalen van de toetsversie 4. Invoeren van de toetsresultaten - 112 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.8.1. Selectie van leerlingen Via Modules – Toetsresultaten worden via Leerlingselectie die leerlingen gezocht en geselecteerd waarvoor toetsresultaten ingevoerd en/of bekeken moeten worden. 15.8.2. Bepalen van de toets Via Beheer - Instrumenten - Onderhoud Toetsgebruik worden de gewenste toets, schooljaar en periode geselecteerd, klik vervolgens op . De uitklapvensters laten alleen die toetsen zien die geactiveerd zijn. - 113 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.8.3. Bepalen van de toetsversie (planning) Indien van de geselecteerde toets een resultaat wordt gevonden van een eerdere versie, zoekt ESIS webbased het volgende afnamemoment/versie per leerling. Voor sommige toetsen, zoals SVS, is op basis van eerder behaalde scores in de toetsdefinitie de volgende versie gedefinieerd. In dat geval kunnen resultaten ingevoerd worden van een groep leerlingen met verschillende afnamemomenten en/of verschillende versies. Bij het veld afnamedatum wordt standaard de systeemdatum ingevuld. Indien gewenst zijn zowel de afnamedatum als de voorgestelde versie te wijzigen. Staat achter de toetsversie een datum vermeld dan wil dit zeggen dat er bij deze toetsversie al een resultaat is ingevoerd. Uiteraard kunt u voor deze toetsversie nogmaals resultaten invoeren. Selecteer de gewenste toets en leerlingen, klik vervolgens op . Selecteer eventueel voor leerlingen een andere toetsversie dan de voorgestelde versie. Klik op . - 114 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.8.4. Invoeren van toetsresultaten Afnamedatum De bij de toetsplanning opgegeven toetsdatum kan hier, indien van toepassing, per leerling worden aangepast. Indien de knop itemscores beschikbaar is, kan per item de leerlingscore aangeven worden. Aan de hand van de itemscores wordt het aantal goede antwoorden automatisch berekend en ingevuld in het veld Goed. Indien itemscores zijn ingevoerd kan ESIS webbased een foutenanalyse maken. Score Hier worden het aantal goede antwoorden van de toets ingevuld. Na op te hebben geklikt, wordt de vaardigheidscore berekend. Normaliter wordt deze niet ingevuld, de vaardigheidscore wordt berekend op basis van de score en getoond in het overzichtscherm. Is van een toets alleen de vaardigheidscore bekend dan wordt deze hier ingevuld en wordt het veld Score leeg gelaten. Indien gewenst kan een opmerking bij het toetsresultaat worden ingevoerd. Met de toets gaat u naar het volgende invoerveld. Nadat alle scores zijn ingevuld klikt u op . Is een toets niet afgenomen bij een bepaalde leerling dan vult u niets in, deze toets blijft in de planning staan en kan later alsnog ingevuld worden. Vaardigheid - 115 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV In het invoerscherm itemscore kunnen de gegeven antwoorden ingevoerd worden. Van ieder item kan worden aangegeven of het goed (G) is, een categoriefout (C), een andere fout (A) of een niet ingevuld onderdeel (O) betreft. Van deze gegevens kan een foutenanalyse worden afgedrukt. 15.8.5. Wijzigen van toetsresultaat Een foutief ingevoerd resultaat kan gewijzigd worden door de gewenste toets te selecteren, klik op , pas het resultaat aan en klik op . Eventueel kan bij Opmerking een toelichting op de wijziging gegeven worden. 15.8.6. Verwijderen van toetsresultaat Een toets kan verwijderd worden door de gewenste toets te selecteren, klik op . De volgende melding verschijnt: Weet u zeker dat u deze afname(s) wilt verwijderen? Klik op , het toetsresultaat is definitief verwijderd. - 116 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.8.7. Cito eindtoets groep 8 Indien gebruik gemaakt wordt van de Cito eindtoets worden de resultaten ingevoerd bij Modules – Leerlingen – Leerlingadministratie - Inschrijving – Extra. 15.9. Overzichten en formulieren In ESIS webbased kan gebruik gemaakt worden van een groot aantal voorgedefinieerde overzichten en formulieren. Niet ieder overzicht is echter voor elke toets bruikbaar. Overzichten kunnen op twee manieren gemaakt worden: 1. Via Modules – Toetsresultaten kunnen individuele en groepsoverzichten geprint en geëxporteerd worden; 2. Via Informatie – Toetsoverzichten kunnen de overzichten op verschillende manieren worden opgeslagen, geëxporteerd en geprint. 15.9.1. Overzichten via Modules - Toetsresultaat Via Modules- Toetsresultaten kunnen overzichten samengesteld worden om te printen of te exporteren naar een bestand. Voor de groepsleerkracht is dit mogelijk via Mijn ESIS - Mijn toetsresultaten. Nadat via Leerlingselectie een selectie van leerlingen is gemaakt moet de juiste Toets worden geselecteerd. Vervolgens kan gekozen worden voor Groepsoverzichten of Individuele overzichten van de geselecteerde leerlingen. - 117 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Via Tonen als kan het gewenste overzicht geselecteerd worden. hiermee kan het uitvoerformat worden gekozen en kan het overzicht vervolgens geëxporteerd worden in het gekozen format met dit deel van het scherm kan door de pagina’s worden gebladerd hiermee kan naar een combinatie van letters in het getoonde scherm worden gezocht. - 118 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.9.1.1. Exporteren van toetsresulaten Het exporteren van toetsresultaten is mogelijk door achter Tonen als Export resultaten te selecteren. In het exportbestand worden, indien van toepassing, de volgende gegevens opgenomen: Label Inhoud Inschrijfnummer Achternaam Tussenvoegsel Roepnaam Geslacht Geboortedatum Leerlinggewicht Groep Leerjaar Vormingsgebied Instrument Instrumentversie DL Afnamedatum Ruwe score Vaardigheidscore DLE score DLE signaal Cito A-E score Cito A-E signaal LR score Inschrijfnummer van de bekostigde inschrijving van de leerling behorend bij de school waar de afname bij hoort Achternaam van de leerling Tussenvoegsel van de leerling Roepnaam van de leerling Het geslacht (m/v/o) van de leerling Geboortedatum van de leerling Gewicht van de leerling volgens de regeling die gold op de afnamedatum Groepscode van de groep van de indeling op de afnamedatum Leerjaar van de indeling op de afnamedatum Korte naam van het vormingsgebied Korte naam van het instrument Korte naam van de instrumentversie Didactische leeftijd van de leerling op de afnamedatum Afnamedatum van de InstrumentversieAfname Ruwe score Vaardigheidscore DLE score DLE signaal Cito score Cito signaal LR score - 119 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Label Inhoud LR signaal LA score LA signaal LR signaal LA score LA signaal Via de knop is het mogelijk het bestand in het gewenste format te exporteren en te tonen. 15.9.2. Overzichten via Informatie - Toetsoverzichten Via Informatie – Toetsoverzichten kunnen leerlingen of een groep leerlingen geselecteerd worden. Voor de groepsleerkracht is dit mogelijk via Mijn ESIS – Mijn ESIS – Toetsoverzichten. In het volgende scherm dienen één of meer toetsen geselecteerd te worden. Door op <+> te klikken worden de vensters uitgeklapt en worden de vormingsgebieden en toetsen getoond waarvan resultaten aanwezig zijn. Door bij Alleen methode onafhankelijke toetsen het vinkje aan te zetten worden alleen de methodeonafhankelijke toetsen getoond, door bij Deeltoetsen ook tonen het vinkje aan te zetten worden ook alle deeltoetsen getoond. Vul indien gewenst de Vanaf datum in, pas eventueel de Tot en met datum aan, selecteer één of meer toetsen en klik op . In het uitrolmenu verschijnen de verschillende weergavemogelijkheden. De overzichten kunnen geprint worden of opgeslagen in diverse formats. Via kan de weergave aangepast worden, bijvoorbeeld het tonen van het logo wel of niet toestaan. De mogelijkheden om de weergave aan te passen zijn afhankelijk van het gekozen overzicht en de definitie van de toets en invoer van toetsresultaten. - 120 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Klik om terug te gaan naar de Leerlingselectie op . Het leerlingselectiescherm wordt gesloten door op het kruisje rechtsboven te klikken. Indien één leerling en alle toetsen van deze leerling worden geselecteerd kan een individueel toetsoverzicht gegenereerd worden, ook hier zijn de verschillende weergavemogelijkheden van toepassing. Het overzicht foutenanalyse Zoals eerder aangegeven is het na invoering van gegeven antwoorden op itemscore mogelijk om een foutenanalyseoverzicht te maken. Alleen de laatst behaalde resultaten van een leerling worden getoond. Per leerling wordt het totaal aantal goede items getoond en daarachter per categorie, per foute scoringsmogelijkheid - 121 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV het totaal aantal fouten van die scoringsmogelijkheid. Onder elke categoriekolom staat een totaal. Voor de signaalwerking wordt gebruik gemaakt van een Fouten analyse grens Via Beheer – Instellingen module Dossier, Fouten analyse grens is deze grens aan te passen, standaard staat deze instelling op 50%. Bij de standaardinstelling van 50% worden de signalen als volgt weergegeven: Meer dan 50% van de antwoorden goed geen signaalkleur Is het aantal fout gegeven antwoorden 50% of meer ten opzichte van het aantal opgaven signaalkleur rood Is het aantal fout gegeven antwoorden minder dan 50% ten opzichte van het aantal opgaven signaalkleur geel Het aantal goede antwoorden wordt niet getoond in dit overzicht. Het overzicht Signalering LWOO - PRO : Leerachterstand Dit overzicht is speciaal bedoeld voor het signaleren van leerlingen die mogelijk een leerachterstand hebben opgelopen. De leerlingscores worden in een tabel weergegeven met daarbij een aparte kolom leerachterstand. Een leerachterstand wordt in een kolom getoond zodat snel zichtbaar is voor welke leerlingen dit van toepassing is. De leerachterstand wordt bepaald door de formule: LA = 1 – (DLE/DL). De standaard grenswaarde staat op 0,25, indien gewenst kan deze aangepast worden via Beheer – Instellingen module Dossier, Signaalgrens LWOO. - 122 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Met een minteken voor de LA wordt aangegeven dat de leerling niet achter maar voor loopt. 15.9.3. Cito-LVS toetsen Het printen van een CitoLVS overzicht gaat op dezelfde wijze als het printen van andere toetsoverzichten, bij Tonen als selecteert u in dit geval Cito-LVS grafiek. De gekleurde vlakken die in de grafiek worden gebruikt om de verschillende Citoniveaus weer te geven worden op de zwart-wit printer in verschillende grijswaarden afgedrukt. - 123 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.9.4. Overzichten op schoolniveau Via Informatie – Toetsoverzichten – Schoolresultaten is het mogelijk per Instrument (toets) een overzicht op schoolniveau te maken. Deze overzichten kunnen zowel per groep als per leerjaar worden gemaakt. De gemaakte overzichten kunnen getoond worden als: Dwarsdoorsnede, dit is een gestapeld overzicht van de score per scoringsmethodebereik per groep. De dwarsdoorsnede wordt alleen getoond voor toetsen met de scoringsmethode Cito A-E en/of Cito I-V. Horizontaal (X-as) worden de leerjaren/groepen getoond waarin daadwerkelijk afnamen hebben plaatsgevonden, per groep of leerjaar wordt een kolom getoond. Een groep of leerjaar waarin geen afnamen hebben plaatsgevonden wordt niet getoond. Boven elke kolom wordt het aantal leerlingen in het leerjaar getoond / aantal leerlingen waarbij het instrument is afgenomen in de periode/schooljaar van de grafiek. Per leerling wordt de laatste afname binnen het gekozen instrument of schooljaar/periode getoond. Verticaal (Y-as) worden de percentages weergegeven. Bij kan aangegeven worden of wel of geen legenda getoond moet worden. - 124 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Trendanalyse 1, dit is een volgmodel: van een selectie leerlingen worden de afnamen van het geselecteerde instrument van de afgelopen vijf jaren (gerekend vanaf de gekozen periode) getoond. Dit overzicht wordt alleen getoond voor instrumenten met een vaardigheidsscore. Bij omrekening per versie worden op de groene horizontale lijnen de versies getoond, bij omrekening Afnamemoment worden hier de afnamemomenten getoond. De lijnen krijgen als label respectievelijk de korte naam van de versie en het afnamemoment. Deze groene horizontale lijnen zijn alleen beschikbaar bij de scoringsmethode Cito A-E en I-V. Bij kan aangegeven worden of wel of geen legenda getoond moet worden. - 125 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Trendanalyse 2 Trendanalyse 2 toont een grafiek waarin de gemiddelde vaardigheidsscores per leerjaar in beeld gebracht worden. Zo kunnen de resultaten van de afgelopen vijf schooljaren vergeleken worden. In dit overzicht kunt u bijvoorbeeld zien of de prestaties op het gebied van rekenen hoger of lager zijn dan de afgelopen vijf jaar. De verschillende leerjaren worden door middel van een andere kleur weergegeven. Bovenschoolse overzichten Via Informatie – Uitvoer is het mogelijk om zowel managementoverzichten per school als bovenschools te maken Dit overzicht verwerkt in tabelvorm: leerlingaantallen, groei, instroom, doorstroom, uitstroom, absentie, zorg, LVS resultaten en veiligheid. Een gebruiker die de rol directie of supervisor op een vestiging heeft kan dit overzicht maken voor de vestiging, een gebruiker die de rol Bestuur Manager heeft op het niveau Bestuur kan dit overzicht voor alle vestigingen van het bestuur maken. 15.9.5. Eigen en methodegebonden toetsen Via Beheer – Instrumenten – Instrumenten kunnen ook eigen toetsen in ESIS webbased ingevoerd worden. Door op te klikken wordt het mogelijk zowel een Methode gebonden als Methode onafhankelijke toets toe te voegen. Door gebruik te maken van de optie Ik wil de gegevens van een instrument-bestand importeren, kunt u door de locatie van het bestand op te geven eenvoudig een toets importeren. Selecteert u de optie: Ik wil geen gegevens hergebruiken dan kunt u via het stappenplan een nieuwe toets invoeren, hierbij dienen minimaal de verplicht in te vullen velden gevuld te worden. In de volgende paragrafen worden de stappen nader toegelicht. Indien u de omrekening van scores door ESIS webbased wilt laten uitvoeren heeft u de relevante gegevens van de toets nodig. - 126 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.9.6. De knop herberekening De knop kan gebruikt worden als u wijzigingen heeft aangebracht in de scoringswijze en/of waardering van een toets. Na het klikken op de toets verschijnt onderstaand scherm: 15.9.7. Beheer - Instrumenten - Overzicht Via Beheer - Instrumenten - Instrumenten kunt u door op te klikken een nieuwe toets aanmaken. - 127 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Korte naam: Hier kunt u ook een volgnummer gebruiken om overzicht te houden over de door u ingevoerde toetsen, bijvoorbeeld REK01. Deze korte naam verschijnt in het keuzevenster bij toetsinvoer. Vormingsgebied Het is van belang dat u een vormingsgebied kiest om de ordening van toetsresultaten in overzichten te organiseren. Vervallen: Vinkt u aan als de toets in gebruik is, maar u deze niet langer wilt gebruiken. De ingevoerde resultaten blijven beschikbaar, maar er kunnen geen nieuwe resultaten worden ingevuld. Itemregistratie Hier wordt aangeven of per item van de betreffende toets een score ingevoerd moet worden. In een ander scherm wordt u gevraagd alle items in te voeren. Bijvoorbeeld voor het maken van - 128 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV een foutenanalyse is de score op itemniveau van belang. De optie Itemregistratie staat standaard op Nee. Vaardigheidsscore Als ervoor gekozen wordt direct de vaardigheidsscore in te vullen selecteert u Ja, deze optie staat standaard op Nee. Scoringsmethode De scoringsmethoden worden gebruikt om een ruwe- of vaardigheidsscore om te rekenen naar een andere schaal, bijvoorbeeld Cito A-E of DLE. Via Beheer - Instrumenten – Instrumenten – Afname momenten kan de normering worden opgegeven, indien u kiest voor een normering op afnamemoment. Dat wil zeggen een normering gebaseerd op een vast afnamemoment. Voor veel toetsen is een normering gebaseerd op toetsversie meer gebruikelijk (bijvoorbeeld Citotoetsen). Om deze functie te kunnen gebruiken dient via Beheer – Hulptabellen - Algemeen onder Periode een periode gedefinieerd te worden. Via Beheer - Instrumenten – Instrumentne- Instrumentversie dienen, afhankelijk van eerder gemaakte keuzes, een aantal velden ingevuld te worden. De Vaardigheidsscore, Categorie en Items zullen niet worden gevraagd als u daarvoor niet hebt gekozen in het scherm Beheer - Instrumenten – Instrumenten - Instrument scoring. Via Beheer - Instrumenten – Instrumenten - Omrekening wordt bij de Omrekentabel aangegeven hoe de ingevulde waarden omgerekend moeten worden tot scores. - 129 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Neem een voor u bekende toets uit de voorgedefinieerde toetsen als voorbeeld en bekijk het resultaat. Via Beheer – Instrumenten – Instrumenten - Algemeen kunnen Scoringsmethodes, Scoringswijzen en Signaallijnen ingezien, gewijzigd en toegevoegd worden. 15.9.8. Scoringsmethodes Gekozen kan worden voor een bestaande scoringsmethode of voor een zelf gedefinieerde scoringsmethode. De door Rovict gedefinieerde scoringsmethoden zijn afgestemd op de meeste landelijk toetsen. Het zal in de praktijk niet vaak voor komen dat een nieuwe scoringsmethode aangemaakt moet worden. Scoringsmethoden die door Rovict zijn - 130 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV aangemaakt kunnen niet worden gewijzigd, wel kunnen de gewenste signalen en kleuren opgegeven worden. 15.9.9. Scoringswijze Bij een Toets kan opgegeven worden dat gebruik gemaakt wordt van itemregistratie. Dit wil zeggen dat u later bij de invoer van toetsresultaten gebruik kunt maken van een itemformulier, waar per opdracht aangegeven wordt hoe het item gemaakt is. ESIS webbased bevat een standaardlijst met scoringswijzen die aan items gekoppeld kunnen worden. Scoringswijzen kunnen ook worden toegevoegd. Bestaande scoringswijzen kunnen gewijzigd of verwijderd worden. Het voorbeeld van de scoringswijze GCAO laat zien hoe een scoringswijze van een item is opgebouwd. - 131 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 15.9.10. DOD Toetscode In ESIS webbased zijn de toetsdefinities van de COTAN-toetsen uitgebreid met een veld DOD toetscode. Dit veld is noodzakelijk voor het uitwisselen van toetsresultaten in het Digitaal Overdrachts Dossier (DOD). Alleen de resultaten van toetsen met een DOD-toetscode kunnen worden uitgewisseld met behulp van het Digitaal Overdrachts Dossier. DOD toetscodes kunt u niet zelf aan een Toetsversie toekennen. 15.9.11. Observatie instrument aanmaken Het is in ESIS webbased mogelijk om een observatie instrument aan te maken via Beheer Instrumenten – Instrumenten. Klik op , selecteer achter Instrumenttype Observatie. De werkwijze voor het aanmaken van een Observatie is identiek aan het aanmaken van een Toets. Bij een Observatie moet bij Scoringswijze gekozen worden voor Itemregistratie, anders is het niet mogelijk de te observeren items toe te voegen. - 132 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 16. Import en importcontrole Om alle gegevens over te zetten van ESIS 3.6 naar ESIS webbased wordt er vanuit ESIS 3.6 een conversie-exportbestand aangemaakt. Dit bestand kan in ESIS webbased worden ingelezen. Na het inlezen (=importeren) zijn alle gegevens overgezet. Beheer – Import – Overzicht import Door een vestiging aan te vinken en onder in het scherm te klikken op wordt het volgende scherm met import details getoond: 16.1. Import-bestand inlezen Wilt u een nieuw import-bestand inlezen kies dan in het scherm “Import Overzicht”voor . In dit scherm geeft u aan: uw e-mailadres voor welke vestiging de import van toepassing is de locatie van het importbestand. Nadat u een bestand is geïmporteerd is de import nog niet definitief. U hebt de mogelijkheid te controleren of alle gegevens naar verwachting zijn ingelezen. Indien de geïmporteerde gegevens aan uw verwachting voldoen maakt u de import definitief. De import kan nu niet meer ongedaan gemaakt worden. Voldoet de import niet aan de verwachtingen, dan kunt u de import ongedaan maken via .in het scherm Overzicht import . - 133 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 17. Onderwijsstructuur Het inrichten en onderhouden van de onderwijsstructuur wordt in de volgende stappen onderverdeeld: schooljaren onderhouden onderwijssoorten onderhouden groepen onderhouden leerlingen in groepen indelen. 17.1. Groepen aanmaken Iedere leerling wordt ingedeeld in een basisgroep (stamgroep). Daarnaast kunnen de leerlingen nog worden ingedeeld in andere typen groepen, zoals instructiegroepen, lesgroepen, overblijfgroepen, etcetera. De gebruiker kan deze typen groepen zelf definiëren. Iedere groep is gekoppeld aan één of meer onderwijssoorten. Hierdoor wordt het mogelijk om bijvoorbeeld combinatiegroepen aan te maken van leerlingen uit verschillende onderwijssoorten (schoolsoorten en leerjaren). Daarnaast worden bij een groep de (les)locatie, het (les)lokaal en de eventuele begeleider(s) geregistreerd. Groepen moeten per schooljaar worden aangemaakt. Aanmaken groepen Groepen worden per schooljaar aangemaakt. Tussen de verschillende schooljaren kunnen verschillen ontstaan in de benodigde groepen. Bij de jaarovergang wordt automatisch een kopie gemaakt van de groepen in het huidige schooljaar naar het nieuwe schooljaar. De gebruiker krijgt deze getoond en kan via deze stap nog mutaties aanbrengen. Alleen de voor dat schooljaar aangemaakte schoolsoorten worden hier getoond. Het is mogelijk meer begeleiders aan de groepen te koppelen. Dit kunnen medewerkers zijn of verzorgers. Koppelen begeleiders aan groepen - 134 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Beheer – Onderwijsstructuur - Groepen Overzicht Dit is het invoerscherm voor nieuwe groepen op een reguliere basisschool: In het volgende scherm geeft u per onderwijssoort aan welk leerlingendossier er eventueel gekoppeld moet worden aan de groep. - 135 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 17.2. Schooljaren Bij de onderwijsstructuur worden de onderwijssoorten en groepen in een schooljaar vastgelegd. Schooljaren zitten standaard in de applicatie. De weergave van de schooljaren is: 2007-2008. De begindatum is 1 augustus en de einddatum ligt op 31 juli van het schooljaar. ESIS webbased toont bij zoekfuncties automatisch de actuele stand van zaken aan de hand van de huidige datum en tijd. Wilt u gegevens raadplegen van een andere datum, maakt u dan gebruik van de peildatum in de uitgebreide zoekfunctie. Middels de knop zet u de peildatum op een snelle wijze weer terug naar de actuele datum. - 136 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 18. Medewerkers en gebruikers 18.1. Toevoegen Medewerkers In het menuonderdeel Modules – Medewerkers kan een medewerker van een organisatie aangemaakt worden. Dit is niet de taak van de applicatiebeheerder, maar stellen we hier wel aan de orde, omdat dit de eerste stap is in de werkwijze voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker. Het onderhoud van de hulptabellen met betrekking tot gebruikers is, evenals alle andere hulptabellen, wel een taak voor de applicatiebeheerder (Ab). 18.2. Medewerker koppelen aan een groep Beheer – Onderwijsstructuur - Groep Tot slot wordt de medewerker aan een groep gekoppeld als begeleider. Hierna is het voor de medewerker mogelijk onderdelen uit Mijn ESIS te gebruiken zoals Mijn Leerlingen en Mijn Absentie. Het volgende veld bij de groepen is de keuze voor het leerlingendossier (alleen van toepassing voor ESIS-B webbased gebruikers) - 137 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Hierbij kunt u aangeven of u een afwijkende dossierindeling wilt kiezen voor de betreffende groep. Wanneer meer onderwijssoorten (leerjaren) zijn gekoppeld aan een groep kunt u per onderwijssoort een afwijkend leerlingendossier kiezen. 18.3. Gebruikers Met gebruikers worden letterlijk de gebruikers van het systeem bedoeld. De applicatiebeheerder kan gebruikers aanmaken en koppelen aan één of meer rollen. 18.4. Toevoegen Gebruikers Voordat er een gebruiker wordt aangemaakt is het raadzaam om eerst de gegevens van de medewerker(s) in ESIS webbased in te voeren. Op basis van de ingevoerde gegevens in de module Medewerkers wordt een gebruiker gekoppeld aan een medewerker. Rovict adviseert ten aanzien van het aanmaken van medewerkers en gebruikers de volgende werkwijze: De school of het bestuur voert de medewerker in de module Medewerkers in en koppelt deze zo nodig aan een groep als begeleider. De directeur geeft opdracht aan de applicatiebeheerder om een gebruiker aan te maken voor de medewerker. De applicatiebeheerder maakt een gebruiker aan met de medewerkergegevens De applicatiebeheerder verstrekt inloggegevens aan de medewerker of de leidinggevende, afhankelijk van de gemaakte afspraken. - 138 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV In het menuonderdeel Beheer - Gebruikers kan een gebruiker van ESIS webbased met de benodigde rollen worden aangemaakt. (Zie het voorbeeld hieronder) In het scherm Detail gebruiker kunt u de eerder aangemaakte Medewerker selecteren en de gegevens overnemen voor de gebruiker. De rollen die deze gebruiker heeft dienen gekoppeld te worden aan deze gebruiker. Wanneer de gegevens van de medewerker over zijn genomen bij de gebruiker moet u aangeven welke rol deze gebruiker heeft binnen uw organisatie. - 139 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Een gebruiker kan meer rollen hebben in ESIS webbased. Door te klikken op het plusteken kunt u meer rollen toevoegen aan de gebruiker. Maak niet te snel een nieuwe rol aan. U kunt beter meer rollen toekennen, dan voor iedere specifieke situatie een nieuwe rol aanmaken. Op deze manier verliest u minder snel het overzicht over de uitgedeelde rollen en rechten en beperkt u de onderhoudswerkzaamheden. Zonder rollen wordt het wachtwoord voor de gebruiker niet verzonden. U zult dus altijd rollen moeten koppelen aan een nieuwe gebruiker alvorens op gereed te klikken. - 140 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 19. Tabellen en vrije velden 19.1. Hulptabellen ESIS webbased bevat een groot aantal hulptabellen. De hulptabellen zijn verdeeld over een aantal categorieën, zoals DOD, Leerlingen en Verzuim. Hulptabellen zijn er in twee soorten: Rovict tabellen: deze worden onderhouden door Rovict. U kunt de gegevens in deze tabellen niet wijzigen. Hierbij kan gedacht worden aan gegevens die relevant zijn voor de wet- en regelgeving. Niet - Rovict tabellen: afhankelijk van uw rechten in ESIS webbased, kunt u de gegevens in deze hulptabel aanpassen (toevoegen, wijzigen, verwijderen). De hulptabellen kunnen bovenschools gebruikt worden, zodat de gegevens centraal kunnen worden beheerd. Het vullen en vervolgens onderhouden van deze hulptabellen is, naast de inrichting van de structuur en de autorisatie, een belangrijke taak voor de applicatiebeheerder. Met name voor het genereren van zinvolle informatie uit de database op bovenschools en op schoolniveau is het van belang om centraal afspraken te maken over de inhoud van de hulptabellen. Als het onderhoud bij de applicatiebeheerder wordt onder gebracht, heeft alleen de applicatiebeheerder het recht om deze tabellen te wijzigen. De hulptabellen dragen bij aan het consistent invoeren van gegevens in de database. Boomstructuur In het Beheer menu van ESIS webbased worden alle hulptabellen weergegeven in een boomstructuur. In deze boomstructuur worden eerst de verschillende categorieën getoond. Met de <+> voor een categorie kunt u deze uitklappen. U ziet dan de hulptabellen in deze categorie. - 141 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Een hulptabel selecteert u door er op te klikken, de gegevens van de hulptabel verschijnen dan in beeld. Het schermgedeelte voor de hulptabel bestaat uit twee delen: het overzichtsgedeelte waarin alle aanwezige gegevens (records) in de hulptabel afgebeeld worden; het detailgedeelte, waarin alle gegevensvelden van een gegeven getoond worden. U selecteert een record in de hulptabel door er op te klikken, in het detailscherm verschijnen vervolgens alle gegevensvelden van dat record. Voor ieder record moeten in de hulptabel in ieder geval een code en een omschrijving opgegeven worden. De code is een korte, herkenbare afkorting voor het gegeven. Aangezien in diverse velden in ESIS webbased niet genoeg ruimte is om een lange omschrijving weer te geven. Wordt in die gevallen gebruik gemaakt van de code. De omschrijving is een langere omschrijving, een uitgebreide aanduiding voor het gegeven. Bijvoorbeeld in de tabel met aanhefcodes: code: Dhr. omschrijving: De heer Onderhoud gegevens via Beheermenu De volgende bewerkingen kunnen op de gegevens uitgevoerd worden: Toevoegen: u voegt een nieuw record toe aan de gegevens in de hulptabel. Hiervoor moet u minimaal de voor deze hulptabel verplichte velden toevoegen. Welke dat zijn, verschilt per hulptabel. Wijzigen: u wijzigt de gegevens van een bestaand record. Verwijderen: u verwijdert het record uit de hulptabel. Als u deze keuze maakt, wordt een controle uitgevoerd of het record inmiddels al ergens in ESIS webbased in gebruik is. Als dat zo is, dan kan het record niet verwijderd worden. Als het record niet gebruikt wordt in ESIS webbased, kan het verwijderd worden. Wanneer boven de tabel aangegeven staat “onderhouden door Rovict“ kunt u geen wijziging doorvoeren in deze lijsten. - 142 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Onderhoud gegevens vanuit de keuzelijst. In die velden waar gebruik wordt gemaakt van gegevens uit hulptabellen kunt u achter de hulptabel < > aantreffen om een gegeven aan de hulptabel toe te voegen, wanneer dit nog > klikt, komt u in een nieuw pop-up scherm terecht waarin u niet voorkomt. Wanneer u op < de gegevens in kunt voeren. Voor het toevoegen van gegevens maakt het niet uit via welke weg u dit doet. De optie “Vervallen”is niet beschikbaar wanneer u gegevens via de lijst toevoegt aan een hulptabel. Deze optie is alleen via het Beheermenu beschikbaar Het wijzigen en verwijderen van gegevens uit hulptabellen is alleen mogelijk via het Beheermenu. 19.2. Relatiescholen Beheer – Relatiescholen In de tabel met relatiescholen kunnen de gegevens van scholen onderhouden worden die leerlingen aanleveren aan de school, waar leerlingen naar vertrekken of waar de school anderszins een relatie mee heeft. - 143 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Achter deze tabel met relatiescholen zit het BRIN-bestand van het CFI. Wanneer u een nieuwe relatieschool aanmaakt, kijkt ESIS webbased of de gegevens van deze school voorkomen in het BRIN-bestand en biedt vervolgens aan om deze gegevens te gebruiken. Dit scheelt veel invoerwerk. Wanneer er een nieuw BRIN-bestand ingelezen is, kan ESIS webbased voor u controleren of er ook mutaties zijn op de scholen in uw eigen relatiescholen bestand. Zie hiervoor het onderdeel Bulkverwerking CFI. Op de overzichtspagina van een school treft u het veld Datum overname CFI gegevens aan. Dit worden gevuld op het moment dat de bulkverwerking van het CFI heeft plaatsgevonden. Wanneer nog nooit een bulkverwerking heeft plaatsgevonden staat de overnamedatum CFI op 1-1-1900. U hoeft dit niet aan te passen. Het onderdeel Relatie scholen kent de volgende velden: BRINnummer Het veld BRINnummer is een verplicht veld. Dit nummer bestaat altijd uit twee cijfers en twee letters, bijvoorbeeld 19HX. Wanneer u een nieuwe relatieschool toevoegt, en u heeft het BRINnummer en vestigingsnummer ingevoerd, dan zal ESIS webbased zoeken of de relatieschool ook voorkomt in het BRIN-bestand. Als dat zo is, neemt ESIS webbased de gegevens bij deze school uit het BRIN-bestand over. Als na de invoer van BRIN- en vestigingsnummer blijkt dat de school al voorkomt in het relatiescholen bestand, geeft ESIS webbased daarvan een melding. U kunt een combinatie van BRIN- en vestigingsnummer maar eenmaal aanmaken. Het vestigingsnummer van de relatieschool. Dit nummer bestaat altijd uit twee cijfers, bijvoorbeeld 00 of 01. De naam van de relatieschool is de volledige naam. Bijvoorbeeld:Doctor Avercamp school voor openbaar basisonderwijs. De korte naam van de relatieschool wordt getoond op plekken in ESIS webbased waar geen ruimte is om de hele naam van de school op te geven. (bijvoorbeeld: Avercamp school). Het is mogelijk meer gegevens over de bereikbaarheid van de relatieschool op te geven. Zoals: telefoonnummer, faxnummer en e-mailadres. Voor de relatieschool kunnen schoolsoorten aangegeven worden. Dit zijn de schoolsoorten waarin de school onderwijs verzorgd, bijvoorbeeld BO, SO, etcetera. Vestigingsnummer Naam Korte naam Telecomsoort Schoolsoorten Contactpersonen Voor de relatieschool is het mogelijk een of meer contactpersonen aan te geven. Door het klikken op de <+> kunt u het veld openen en gegevens invoeren. - 144 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 19.2.1. Inlezen BRIN-bestand Het BRIN-bestand bevat de CFI gegevens van de scholen in Nederland. Deze tabel wordt via de website van Rovict www.rovict.nl verspreid en kan ingelezen worden. Als u deze tabel opnieuw inleest, wordt het BRIN-bestand bijgewerkt. Dit heeft nog geen directe gevolgen voor het relatiescholen bestand in ESIS webbased. Na het inlezen van deze tabel, kunt u kiezen voor de menukeuze Bulkverwerking CFI. Via deze menukeuze kunt u uw eigen relatiescholenbestand vergelijken met het scholenbestand van het CFI. 19.2.2. Bulkverwerking CFI De bulkverwerking CFI is een technisch proces waarbij de door u ingevoerde relatiescholen worden vergeleken met de ingelezen BRIN-gegevens. De verschillen tussen de ingelezen lijst met BRIN-gegevens en uw relatiescholenbestand worden getoond en u kunt handmatig per relatieschool aangeven of de wijzigingen doorgevoerd moeten worden. Bij de gemuteerde relatiescholen worden ook de datum en tijd van de overname CFI gegevens aangepast. 19.3. Vrije velden Vrije velden zijn extra gegevensvelden die door de gebruiker gedefinieerd kunnen worden. Het gebruik van de vrije velden geeft de vestiging - school - bestuur de gelegenheid om extra informatie bij te houden van leerlingen of personeelsleden. De hierbij te gebruiken definities worden dus niet door Rovict vastgesteld, maar door de gebruikers zelf. - 145 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Om gebruik te kunnen maken van vrije velden moeten deze door de applicatiebeheerder aangemaakt worden. Vrije velden kennen een niveau principe. Dit betekent dat een veld dat door een school is aangemaakt, ook zichtbaar is bij de onderliggende vestigingen van deze school. Een veld dat door een vestiging is aangemaakt, is alleen zichtbaar bij die vestiging. Vrije velden die op bestuursniveau zijn aangemaakt, zijn zichtbaar bij alle onderliggende scholen en vestigingen. Vrije velden zijn op dit moment als gegevensvelden beschikbaar op de pagina leerling - vrije velden. In een latere versie van ESIS webbased zullen de vrije velden ook voor personeelsinformatie beschikbaar zijn. Aanmaak van vrije velden In het onderdeel vrije velden bevinden zich submenu's Onderhoud Vrij Veld Secties Onderhoud Vrij Veld Definities Vrije velden zijn onderverdeeld in secties en groeperingen. Deze secties groeperen velden bij elkaar onder een bepaalde naam, bijvoorbeeld sectie Abonnementen, Overblijven of Aanvullende gegevens. De benamingen van deze secties zijn ook zichtbaar op de pagina Leerling - Vrije velden. Secties moeten eerst gedefinieerd worden, vervolgens kunt u per sectie de benodigde velden aangeven. Voor vrije velden gelden de volgende aandachtspunten: Vrije velden kennen onderling geen relatie. Het is dus niet zo dat u de waarde in het ene veld kunt laten afhangen van de waarde in een ander veld. U kunt niet aangeven welke velden verplicht zijn. Wel kunt u bij een vrij veld een tooltip definiëren Deze kunt u bijvoorbeeld gebruiken om toe te lichten dat dit veld altijd ingevuld moet worden. Het is raadzaam om spaarzaam om te gaan met het toevoegen van vrije velden. Gebruikt u voor een tijdelijk gegeven geen vrij veld. U kunt dan beter een speciale groep aanmaken (voorbeeld: dit jaar is er een schaakgroepje georganiseerd, volgend jaar stopt dit weer). Vrije velden lenen zich meer voor gebruik met een meer definitief karakter, waarop u daadwerkelijk overzichten wilt genereren. Voor een sectie kunt u de volgende gegevens invullen: Module Leerling of personeel Schermlabel Deze naam wordt aangegeven als sectienaam op de invoerpagina's voor vrije velden. Bijvoorbeeld: abonnementen Code veld Vervallen Naam van het veld of een vrije code Wanneer een sectie niet meer wordt gebruikt of onjuist is, kunt u een onderdeel op vervallen zetten. De secties zijn dan niet meer zichtbaar op de gegevenspagina's met vrije velden. - 146 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Positie Met de positie geeft u aan waar de sectie in de linker- of rechterkolom van de pagina getoond moet worden. Volgnummer Wanneer meer secties worden aangemaakt, wordt met een volgnummer de volgorde van het tonen in het vrije velden scherm aangegeven. Per sectie kunt u vrije velden aanmaken die in die sectie getoond moeten worden. Per vrij veld zijn de volgende gegevensvelden beschikbaar: Module Sectie U geeft aan bij welke module het vrije veld hoort. In dit veld worden alle aangemaakte secties voor de opgegeven module getoond. U moet aangeven onder welke sectie het aangemaakte vrije veld valt. Schermlabel Het schermlabel is de naam die op het scherm getoond wordt voor dit veld. Tooltip Een tooltip is een tekstboxje dat getoond wordt wanneer de gebruiker met de muis bij het gegevensveld gaat staan. In dit veld kunt u de tekst opgegeven die getoond wordt in die tooltip. Vrije velden die eenmaal in gebruik zijn, kunnen niet meer verwijderd worden. U kunt van een vrij veld wel aangeven dat het "vervallen" is. Het is dan niet meer zichtbaar in de invoerpagina bij de leerling of het personeelslid. Vrije velden zijn van een bepaald type. Dit type bepaalt hoe het veld er uit ziet: is het een invulveld of een keuzelijst, etcetera. Hieronder treft u een overzicht aan van alle beschikbare typen vrije velden. Vervallen Veldtype Veldtype Ja/Nee keuze Geheel getal Decimaal Tekst Memo Datum Keuzelijst Veldje waarin een vinkje kan worden gezet. Numerieke waarde zonder waarden achter de komma Numerieke waarde met getallen achter de komma. Vrije tekst kan ingevoerd worden met maximaal 50 tekens Vrije tekst kan ingevoerd worden Veld waarin een datum ingevoerd kan worden. Een veld waarin de gebruiker een keuze moet maken uit een aantal vaste waarden. Binnen de keuzelijst kunt u meer keuzes aanmaken. - 147 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Voorbeelden van vrije velden en secties: Secties Schoolmelk Definities Halfvolle melk Volle melk Karnemelk Yoghurtdrink Chocolademelk Tijdschriften Primo Jippo ja/nee ja/nee Hello You ja/nee Kopie identiteitsbewijs Aanvinken Schoolkrant Aanvinken - 148 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 20. Instellingen 20.1. Rollen en rechten De rol bepaalt voor de gebruiker(s) welke menuonderdelen in ESIS webbased zichtbaar zijn en met welke rechten. Er zijn bij het toekennen van rollen steeds drie mogelijkheden: Toegang Volledig Alleen lezen Uit Betekenis Volledige toegang: Invoeren, wijzigen en verwijderen van gegevens Bekijken van gegevens Geen toegang. Het menu en/of de gegevens zijn niet zichtbaar. Een gebruiker kan meer rollen hebben, net zoals een medewerker van de school meer functies en/of taken kan hebben. Bijvoorbeeld groepsleerkracht en intern begeleider. Via de menuoptie Beheer - Gebruikers kunnen de rollen worden aangemaakt en voorzien van de gewenste autorisatie (rechten). In de bijlage Standaardrollen in ESIS webbased treft u een overzicht aan van de standaardrollen in ESIS webbased. Nadat de benodigde rollen en de daarbij behorende autorisatie zijn aangemaakt, kunnen de gebruikers worden aangemaakt. 20.2. Datadelen / filteren Met datadelen wordt bedoeld in welke mate de gegevens van eenheden, besturen, scholen en/of vestigingen onderling toegankelijk zijn. In de huidige versie van ESIS webbased is datadelen nog niet operationeel, naar verwachting zal dit operationeel zijn in september 2009. 20.3. Mijn instellingen ESIS webbased bevat een groot aantal instellingen waarmee de werking afgestemd kan worden op de wensen van de gebruiker. Instellingen kunnen op verschillende niveaus beheerd worden: Globaal (alleen te onderhouden door Rovict) Eenheid; Bestuur; School; Vestiging; Gebruiker. Bij iedere instelling kan aangegeven worden tot en met welk niveau de instelling naar beneden aanpasbaar is. De aanpassing van het niveau kan alleen uitgevoerd worden door een gebruiker - 149 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV met supervisor rechten. Gebruikers met rechten onder het ingestelde niveau kunnen de instelling alleen raadplegen. Wanneer het niveau bij een instelling wordt aangepast naar een "hoger" niveau, krijgen alle onderliggende instellingen de waarde van dat hogere niveau. Voordat deze aanpassing doorgevoerd wordt, verschijnt eerst een waarschuwing. Over "Mijn instellingen" Mijn instellingen bevat alle instellingen die in ESIS webbased aangepast kunnen worden. Boven aan het scherm staat een vinkje "alleen muteerbare instellingen tonen". Dit vinkje is standaard aangevinkt. Wanneer u ook de overige instellingen wilt zien, kunt u dit vinkje uitzetten en op klikken. Standaard worden ook alle instellingen van alle modules getoond. Met de velden module en sectie kunt u het aantal getoonde instellingen beperken. Overzichtsscherm instellingen: Module Kies hier de module waarbinnen u de instellingen wilt wijzigen. Bijvoorbeeld autorisatie, inlogprocedure, zoeken, enzovoort. Specificeer van welk onderdeel uit de module u instellingen wilt wijzigen. Door hier een vinkje te zetten, ziet u alleen die instellingen die door uzelf gemuteerd kunnen worden. Wanneer dit veld niet is aangevinkt, ziet u alle instellingen, ongeacht of deze door uzelf gewijzigd kunnen worden of niet. Bij het onderdeel mijn instellingen ziet u alleen die instellingen die door uzelf gewijzigd kunnen worden. Dit veld is van belang voor gebruikers met supervisor rechten. De gebruiker kan aangeven of hij wil zoeken in zijn persoonlijke (gebruikers)instellingen of in de instellingen die hij heeft op de entiteit waarvoor hij supervisor is. Pas na het klikken op wordt uw zoekactie gestart. De knop wijzigen is alleen beschikbaar voor muteerbare instellingen. Wanneer wijzigingen in een instelling worden aangebracht kunnen de reeds ingelogde gebruikers gewoon doorwerken. Pas op het moment dat ze een nieuwe pagina opvragen, worden de door u aangebrachte wijzigingen voor deze gebruikers zichtbaar. Sectie Alleen muteerbare instellingen tonen Niveau Zoek Wijzigen Waarde van de instelling Bij een instelling kan een waarde opgegeven worden. Wanneer deze waarde aan bepaalde voorwaarden moet voldoen, ziet u dat door uw muis bij het veld waarde te houden. Er verschijnt een tooltip met daarin de voorwaarden die gelden voor de waarde van de instelling. Wanneer u een instelling wijzigt, dan kunnen de volgende gegevens ingevoerd worden: Waarde In dit veld vult u de waarde in die de instelling moet krijgen. Wanneer een entiteit nog geen eigen instelling heeft opgegeven, dan wordt standaard de waarde getoond van het eerstvolgende hogere niveau in het datadeel domein. - 150 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Bijvoorbeeld: wanneer een vestiging nog geen eigen waarde heeft opgegeven wordt de waarde gebruikt die op schoolniveau is opgegeven. Wanneer nog geen eigen waarde in het datadeeldomein is opgegeven, wordt de default\waarde gehanteerd die door Rovict is meegegeven aan de instelling. Dit kan een getal zijn, maar ook een of een zoekfunctie. Wanneer de waarde een getal is, wordt met een tooltip aangegeven tussen welke boven- en ondergrens deze waarde moet vallen. T/m niveau In dit veld wordt aangeven tot en met welk niveau de instelling aangepast mag worden. Deze aanpassing kan alleen gedaan worden door een gebruiker met supervisor rechten. Gebruikers die zijn ingelogd op een entiteit onder het t/m niveau dat hier is opgegeven, kunnen de instelling niet aanpassen. Wanneer het t/m niveau "hoger" wordt gelegd, dan wordt er een controle uitgevoerd of er al onderliggende combinaties zijn die de instelling naar eigen wens hebben aangepast. Als dat zo is, verschijnt een waarschuwing dat de waarde van die lagere niveaus vervangen zal worden door de waarde die dat hogere niveau heeft ingevoerd. Er kan alsnog gekozen worden of de aanpassing doorgevoerd moet worden. Neem over van hoger niveau Deze knop kan gebruikt worden om de waarde van de instelling weer aan te passen naar de waarde zoals die gebruikt wordt op het bovenliggende niveau. De eigen waarde van de entiteit wordt gewist. De waarde van de hogerliggende entiteit wordt getoond. Als er geen bovenliggende waarde is, dan wordt de standaard waarde gebruikt zoals die door Rovict op het globale niveau is meegegeven. Beschikbare instellingen De volgende instellingen kunnen aangepast worden: Module Absentie Sectie Absentie Instelling Aantal minuten in dagdeel Toelichting Met deze instelling wordt aangegeven hoeveel verzuimminuten van een leerling ESIS webbased als dagdeel moet berekenen. Met deze instelling kunnen allerlei verzuimmeldingen in uren omgerekend worden naar officieel te rapporteren verzuimdagdelen. Met deze instelling AbsentieWeergave - 151 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Zondag (en andere dagen van de week) wordt bijvoorbeeld aangegeven of de zondag als beschikbare dag weergegeven moet worden in het absentie invoerscherm. Wanneer deze dag niet beschikbaar is in het absentie invoerscherm, kunnen er op deze dag van de week dus geen absentie meldingen ingevoerd worden. Deze instelling is voor iedere dag van de week beschikbaar. Met deze instelling wordt aangegeven vanaf hoeveel minuten verzuimtijd mee gaat tellen als heel dagdeel. Bijvoorbeeld: wanneer deze instelling is ingesteld op 120 minuten dan tellen verzuimmeldingen (of optellingen daarvan) van meer dan 120 minuten mee als dagdeel. Met deze instelling wordt aangegeven vanaf hoeveel dagdelen verzuim er een signaal achter de leerlingnaam weergegeven moet worden in het absentie invoerscherm. Met deze instelling wordt aangegeven binnen welke periode ESIS webbased moet kijken naar verzuimmeldingen om te bepalen of er een signaal gegeven moet Verzuim als dagdeel minuten Verzuim signaal dagdelen Verzuim signaal dagen - 152 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV worden in het absentie invoerscherm. Verzuim signaal type Met deze instelling wordt aangegeven naar welk type verzuimmeldingen ESIS webbased moet kijken om te bepalen of er een signaal bij de leerling weergegeven moet worden in het absentie invoerscherm. Dit veld bevat de volgende mogelijkheden: Alle, Geoorloofd, Ongeoorloofd. Deze instelling geeft aan hoeveel minuten een gebruikersaccount geblokkeerd wordt na een aantal foutieve inlogpogingen. Deze instelling geeft aan hoe vaak een gebruiker mag proberen om in te loggen, voordat zijn account geblokkeerd wordt. Deze instelling geeft aan wat het e-mailadres is van Rovict. Deze instelling wordt gebruikt om automatische emailberichten naar Rovict te kunnen versturen. Deze instelling wordt onderhouden op Rovict niveau. Deze instelling geeft aan wat de Rovict gebruikersnaam is. Deze instelling is nodig omdat bepaalde handelingen in ESIS Inlogprocedure Inloggen Aantal minuten tijdelijke blokkade Aantal toegestane inlogpogingen Rovict e-mailadres Rovict gebruikersnaam - 153 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV webbased alleen uitgevoerd kunnen worden door Rovict. ESIS webbased moet weten aan welke gebruikersnaam deze Rovict gebruiker te herkennen is. Deze instelling is alleen beschikbaar op globaal niveau. Wachtwoord Aantal dagen tot verlopen wachtwoord Deze instelling geeft aan vanaf hoeveel dagen van te voren een gebruiker wordt gewaarschuwd dat zijn wachtwoord gaat verlopen en ook de kans wordt geboden om het wachtwoord te wijzigen. Deze instelling geeft aan na hoeveel dagen een gebruiker verplicht zijn wachtwoord moet wijzigen. Deze instelling geeft aan welke eindtoets standaard wordt gesuggereerd op het tabblad "extra" bij de inschrijving van een leerling (voor BO en SBO). Wachtwoord wijzigen na dagen Inschrijving Eindtoets Standaard eindtoetscode - 154 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Standaard VVE programma Deze instelling geeft aan welk VVE programma standaard gesuggereerd wordt bij de inschrijving van een leerling wanneer wordt aangegeven dat deze leerling deelneemt aan een VVE programma. Deze instelling geeft aan welke Voorlopige inschrijvingsstatus een voorlopige inschrijving krijgt als een leerling definitief wordt ingeschreven op school. Deze instelling geeft aan in welke directory exportbestanden en overzichten geplaatst worden. Met deze instelling kan de standaard tekst ingevuld worden die afgedrukt moet worden onderaan de leerlingkaart. Deze tekst is bedoeld om de ouders / verzorgers van een leerling voor akkoord te laten tekenen voor de leerlinggegevens zoals die zijn geregistreerd in ESIS webbased. Deze instelling geeft aan hoeveel regels zoekresultaat er op een pagina getoond worden. Als er meer zoekresultaten zijn dan het aantal dat hier opgegeven wordt, dan Voorlopige inschrijving VoorlopigeInschrijfStatusbijDefiniti ef Overzichten Paden Root export pad Verklaringen Verklaring verzorgers 2 Zoeken Pagina's Aantal regels per pagina - 155 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV worden de zoekresultaten over meer pagina's verdeeld. Systeem Help Helpserver URL Deze instelling geeft aan waar ESIS webbased de helppagina's kan vinden. Deze instelling is alleen muteerbaar op Globaal niveau. Deze instelling geeft aan wat het e-mailadres is van de ESIS webbased helpdesk. Naar dit emailadres kunnen berichten verstuurd worden, bijvoorbeeld wanneer een gebruiker problemen heeft met het inloggen. Deze instelling is alleen muteerbaar op Globaal niveau. Helpdesk e-mailadres Per instelling moet gekozen worden op welk niveau de instelling beheerd mag worden. Er kan gekozen worden uit: op het niveau van het bestuur op het niveau van de school op het niveau van de vestiging op het niveau van de gebruiker. - 156 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 21. Ondersteuning door de afdeling ESIS-Support Als applicatiebeheerder heeft u een centrale rol in uw organisatie als vraagbaak omtrent ESIS webbased. U kent tenslotte de systematiek achter de inrichting en de autorisatie. Veel van de interne vragen zult u dan ook moeiteloos kunnen beantwoorden of u kunt de collega in elk geval in de goede richting wijzen. Door medewerkers contact met u te laten opnemen bij problemen of vragen, krijgt u enerzijds zicht op het functioneren van de applicatie, uw systeem en uw verbinding en anderzijds op de eventuele scholingsbehoefte van de medewerkers. Intern zicht houden op de ondersteuningsvraag is daarmee vanuit meer oogpunten raadzaam. Toch kunt u tegen problemen aanlopen, waar ook u zelf geen antwoord op heeft. In dat geval kunt u zich wenden tot de afdeling Support van Rovict. Helpdesk ESIS: Telefoonnummer 035-6039090 faxnummer 035-6036081 of via e-mail: [email protected]. U kunt ook via de website van Rovict uw supportverzoek doen. Dit kunt u doen wanneer u inlogt op de website. De meldingen komen bij de support afdeling binnen en binnen korte tijd zult u antwoord krijgen op uw vraag. Het is belangrijk dat u in de melding duidelijk aangeeft welke handelingen u heeft verricht. - 157 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 22. Bijlage Toetskalender Citotoetsen Toetskalender Citotoetsen voor groep 1 tot en met 8 De officiële Citonaam van de toets wordt cursief weergegeven De andere weergave is de naam waaronder de Citotoets in ESIS webbased is opgenomen. sept. Ordenen Ordenen 1997 Ruimte en Tijd Taal voor kleuters Kleuterobservatielijst Kleuterobservatielijst Tweetaligheid TT Taaltoets Alle Kinderen 1) Taaltoets alle kinderen LOVS Rekenen-Wiskunde Rekenen-Wiskunde ALG 2008 Rekenen-Wiskunde 2002 Rekenen-Wiskunde ALG 2002 Rekenen-Wiskunde GB 2002 Rekenen-Wiskunde MTG 2002 DMT kaart 1 DMT kaart 2 DMT kaart 3 LOVS DMT en AVI DMT 2009 en AVI 2009 Leestechniek&Leestempo Leestempo 1996 Leestempo 2004 LOVS Technisch lezen LOVS TL – Leestechniek Leestechniek 2009 LOVS TL – Leestempo Leestempo 2009 LOVS Begrijpend lezen Begrijpend lezen 1998 Begrijpend lezen 2008 Toetsen Begrijpend Lezen Luisteren Luisteren LOVS Spelling M4M8 M3 M3-M6 E3-E4 E3-E6 M4-M6 M6-M8 E3-E4 M4 E3-E4 M3-M8 M3 E3-E7 E3 M3-M8 E3-E7 B4-B8 B3 M3-M7 E3-E4 M7-M8 E6-E7 M3-M7 E3-E7 B1 E1-E2 M1-M2 E1-E2 M1-M2 M1-M2 M1-M2 E1-E2 E1-E2 E1-E2 okt. nov. dec. jan. feb maart april mei juni - 158 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV sept. Spelling 2008 SVS Niet-werkwoorden Spelling 1999 (SVS) SVS Werkwoorden Spelling werkwoorden (SWW) Taalschaal TAALSCHAAL Leeswoordenschat Leeswoordenschat LOVS Woordenschat 2009 Woordenschattoets Wereldoriëntatie Informatieverwerking Wereldoriëntatie -Kennisgebieden Me2! Engels Engels Me2! Entreetoets Entreetoets Taal Entreetoets Rekenen/Wiskunde Entreetoets Studievaardigheid Entreetoets Wereldoriëntatie Entreetoets Totaalscore Eindtoets Basisonderwijs Drempelonderzoek Drempeltest 2007 1) okt. nov. dec. jan. feb maart april mei juni M6M8 E6-E7 M8 E4M5-M8 E7 E4M5-M8 E7 E7 M3-M4 E3-E4 E6E8 E6-E7 M8 E7 E5-E7 E5-E7 M8 Er zijn vijf meetmomenten in de tijd, waarbij de kinderen gemiddeld de volgende leeftijden hadden (jaar; maand): Begin groep 1 (gemiddelde leeftijd van 4;7); Begin groep 2 (gemiddelde leeftijd van 5;6); Eind groep 2 (gemiddelde leeftijd van 6;3); Eind groep 3 (gemiddelde leeftijd van 7;3); Eind groep 4 (gemiddelde leeftijd van 8;3). - 159 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 23. Bijlage Toetsen in ESIS webbased Onderstaande toetsen en testen zijn ‘Rovict-toetsen’. Dit betekent dat Rovict voor deze toetsen de normtabellen onderhoudt. Als gebruiker van ESIS webbased kunt u de normtabellen niet aanpassen. Toets Auditieve analyse Auditieve synthese AVI-Nieuw (1994) Begrippen 1 en 2 BL 345-678 Brus-EMT CLIB-toetsen Didactische Toets Schrijfvaardigheid Drie Minuten Toets Leeskaart 1 Drie Minuten Toets Leeskaart 2 Drie Minuten Toets Leeskaart 3 Drie Minuten Toets 2009 Drempelonderzoek Drempeltest 2007 Eduforce – Begrijpend lezen Eduforce – Hoofdrekenen Eduforce – Lezen Eduforce – Rekenen en Wiskunde Eduforce – Spellen Eduforce – Woordenschat Eduforce – Zinnen lezen Engels – Me2! Entreetoetsen Fonemendictee Fonemische Analysetest Grafementoets Klepel 1994 Kleuterobservatielijst Leestechniek en –tempo 2004 Leestempo 1996 Leeswoordenschattoets Letterclustertest Lezen met Begrip Luisteren Ned. Differentiatie Testserie Ned. Intelligentietest Onderwijsniveau Niet Schoolse Cogn. Capaciteitentest Ordenen 1992 Ordenen 1997 Peuterobservatielijst PI-Dictee 1999 Rekenen-Wiskunde ALG Rekenen-Wiskunde ALG 2002 Rekenen-Wiskunde ALG 2008 Rekenen-Wiskunde GB Rekenen-Wiskunde GB 2002 Jaar 1996 1995 1994 1993 2006 1994 1992 1995 1995 1995 1995 2009 2006 2007 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2001 2008 2000 1999 1996 1995 1994 2001 2007 2001 1999 1996 1992 1996 2003 2004 2004 1992 1997 2005 1999 1996 2002 2008 1996 2002 - 160 - Uitgave C¿TO C¿TO KPC Groep C¿TO 678 Onderwijs Advisering Harcourt Test Publishers C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO 678 Onderwijs Automatisering Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers Boom Test Uitgevers C¿TO C¿TO C¿TO Berkhout C¿TO Harcourt Test Publishers C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO Berkhout C¿TO C¿TO Harcourt Test Publishers Boom Test Uitgevers GION/RUG C¿TO C¿TO C¿TO Harcourt Test Publishers C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Toets Rekenen-Wiskunde MT 2002 Rekenen-Wiskunde MTG Reynell voor taalbegrip Ruimte & Tijd Schlichtingtest voor taalproductie Spelling 1999 (SVS) Spelling 2008 Spelling Werkwoorden Struiksma en van der Leij Taal voor kleuters Taalschaal Taaltest voor kinderen Taaltoets alle kinderen Tempo Test Rekenen 1992 TL – Leestechniek TL – Leestempo Toets Begrijpend lezen 1998 Toets Begrijpend lezen 2008 Toets tweetaligheid Veilig Leren Lezen – Signaleringen Wereldoriëntatie WISC-III NL 2002 Woordenschattoets Woordenschattoets 2009 Jaar 2002 1996 1995 1996 1995 1999 2008 1999 1995 1996 1998 1982 1986 1992 2009 2009 1998 2008 1995 2006 1996 2002 1996 2009 Uitgave C¿TO C¿TO Swets Test Publishers C¿TO Swets Test Publishers C¿TO C¿TO C¿TO VU Amsterdam C¿TO C¿TO Swets Test Publishers C¿TO Harcourt Test Publishers C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO C¿TO Zwijsen C¿TO Harcourt Test Publishers C¿TO C¿TO Toelichting op deze toetsen en testen kunt u vinden op onze website op de pagina voor geregistreerde gebruikers: www.rovict.nl – Support – ESIS – Downloads – Toetsdefinities ESIS – Rovict toetsen in ESIS webbased - 161 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV 24. Bijlage Standaardrollen in ESIS webbased In ESIS Webbased kunt u gebruik maken van een aantal standaardrollen. Aan gebruikers van ESIS Webbased kunnen één of meer rollen worden toegekend. Hieronder ziet u welke standaardrollen er zijn en voor welk type gebruiker ze bedoeld zijn. In de tabel op de volgende pagina’s, ziet u hoe de toegang per rol standaard (default) is ingesteld. Deze instelling kunt u naar wens aanpassen. Medewerker van de school die de schooladministratie voert. (administratie van leerlingen, absentie, financiën, jaarplanning, medewerkers, en dergelijke.) Medewerker van de school die er voor zorgt dat de gebruikers van ESIS Webbased op de juiste wijze met de applicatie werken. (Gebruikers aanmaken, instellingen onderhouden, blokkade van gebruiker opheffen, en dergelijke) De bovenschoolse manager. (medewerkers en management rapportages, en dergelijke) De conciërge van de school. (absenties invoeren en overzichten maken en dergelijke) Locatie of vestigingsmanager. (medewerkers, financiën, leerlinggegevens inzien, leerlingdossier, managementrapportages, en dergelijke) Medewerker van de school die gekoppeld is aan een of meerdere groepen. (via mijn ESIS toegang tot eigen groepsgegevens, leerlingdossier, toetsresultaten, en dergelijke). Medewerker van de school met als taak de leerlingzorg, vaak in combinatie met groepsleerkracht. (Leerlingdossier alle leerlingen, toetsresultaten, onderwijskundig rapport en dergelijke.) Een specifieke rol om toegang te hebben tot alle onderdelen van het pakket. Administrateur Applicatiebeheer Bestuur Manager Conciërge Directie Groepsleerkracht Intern begeleider Supervisor - 162 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV LEGENDA de gebruiker krijgt geen toegang tot de betreffende functionaliteit en ziet deze ook niet. (de menukeuze is dus voor de gebruiker niet te zien) de gebruiker krijgt toegang tot de functionaliteit, maar kan deze “alleen lezen”. Alle opties voor bewerkingen als toevoegen, wijzigen en verwijderen zijn niet beschikbaar. de gebruiker krijgt toegang tot de functionaliteit en heeft rechten om gegevens van de functionaliteit toe te voegen, te wijzigen en te verwijderen. UIT ALLEEN LEZEN VOLLEDIG of AAN - 163 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Categorie Mijn ESIS Omschrijving Mijn leerling toevoegen Mijn leerling zoeken Leerling wijzigen Licentie Administrateur ESIS-A ESIS-A ESIS-A UIT UIT UIT Applicatie beheer UIT UIT UIT Bestuur Manager UIT UIT UIT Conciërge Directie UIT UIT UIT UIT UIT UIT Groeps leerkracht UIT VOLLEDIG ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN VOLLEDIG Intern begeleider UIT VOLLEDIG ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT VOLLEDIG Supervisor VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Leerling voorlopig inschrijven ESIS-A UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling inschrijven ESIS-A UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling indelen ESIS-A UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling uitschrijven Mijn Absentie Mijn instellingen onderhouden Mijn Wachtwoord Mijn Uitvoer zoeken Selecteer een leerling voor Mijn ESIS Leerlinginformatie in mijn leerlingdossier Zorgniveau in mijn leerlingdossier Absentieoverzicht in mijn leerlingdossier Registraties in mijn leerlingdossier Toetsoverzicht in mijn ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-B UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT ESIS-B UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B ESIS-B UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG - 164 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Categorie Omschrijving leerlingdossier Mijn Toetsresultaten Handelingsplan in Mijn ESIS SCOL gegevens Licentie Administrateur Applicatie beheer Bestuur Manager Conciërge Directie Groeps leerkracht Intern begeleider Supervisor ESIS-B ESIS-B ESIS-B UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Scol Import Importeer een SCOL exportbestand. ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG Leerling Leerling toevoegen Leerling zoeken ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN AAN ALLEEN LEZEN VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN UIT ALLEEN LEZEN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Leerling wijzigen ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling voorlopig inschrijven ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling inschrijven ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling indelen ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Leerling uitschrijven Collectief uitschrijven Externe relatie bij leerling onderhouden Relatieschool onderhouden Leerling signaallijn ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-B VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT AAN UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Absentie Absentie ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG ALLEEN LEZEN UIT ALLEEN LEZEN VOLLEDIG - 165 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Categorie Omschrijving Absentie hulptabellen onderhouden Licentie Administrateur Applicatie beheer VOLLEDIG Bestuur Manager UIT Conciërge Directie Groeps leerkracht UIT Intern begeleider UIT Supervisor ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG Leerlingen Extra Leerlingen Herijken Jaarovergang ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG AAN VOLLEDIG AAN UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG AAN IB-G Pgn scan 2 Beheren van certificaten per module ESIS-A ESIS-A AAN VOLLEDIG UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT AAN UIT UIT UIT UIT UIT AAN VOLLEDIG Uitvoer Beheer Exportdefinities Uitvoer zoeken Import Leerling toetsresultaten Exports Management Onderwijskundige rapporten Telformulier BO Telformulier SO Uitvoer Vrije Overzichten Instrument Export DOD Export School toetsresultaten ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-B ESIS-A ESIS-A OKR ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-B AAN AAN AAN AAN AAN AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG UIT AAN AAN AAN UIT AAN AAN UIT VOLLEDIG VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT AAN UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT AAN UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT AAN UIT AAN UIT AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT AAN UIT AAN UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT AAN UIT UIT UIT UIT AAN UIT AAN UIT AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN AAN AAN AAN AAN AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG AAN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Overige modules Oudergesprek roosteren ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG Groepen en onderwijssoorten Onderwijssoort onderhouden Groep onderhouden ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG - 166 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Categorie Omschrijving Licentie Administrateur Applicatie beheer Bestuur Manager Conciërge Directie Groeps leerkracht Intern begeleider Supervisor Autorisatie Rollen onderhouden Gebruikers onderhouden ESIS-A ESIS-A UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG Medewerker Medewerker hulptabellen onderhouden Medewerker administratie ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG Financieel Acceptgiros onderhouden Administratie Rekeningschema Boekingen ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Jaarplanning Jaarplan Lestijden per groep Jaarplanning hulptabellen onderhouden ESIS-A ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Systeem Berichten onderhouden Algemene hulptabellen onderhouden Instellingen onderhouden Structuur hulptabellen onderhouden Systeem hulptabellen onderhouden Vrije velden secties onderhouden ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG - 167 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Categorie Omschrijving Vrije velden definities onderhouden Leerling hulptabellen onderhouden DOD hulptabellen onderhouden Licentie Administrateur Applicatie beheer VOLLEDIG Bestuur Manager UIT Conciërge Directie Groeps leerkracht UIT Intern begeleider UIT Supervisor ESIS-A VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG Onderhoud Groepsindeling onderhouden Inlezen BRIN bestand ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG Vrije overzichten Schoolstructuur Vrije Overzichten Toevoegen Eenheid onderhouden ESIS-A ESIS-A VOLLEDIG UIT VOLLEDIG ALLEEN LEZEN ALLEEN LEZEN VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG Bestuur onderhouden School onderhouden Vestiging onderhouden Locaties onderhouden ESIS-A ESIS-A ESIS-A ESIS-A UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Leerlingdossier Handelingsplan module SCOL gegevens Beheer van sjablonen in leerlingdossier beheer Leerlinginformatie in leerlingdossier Dossierindeling in dossierindeling beheer Zorgniveau in leerlingdossier ESIS-B ESIS-B ESIS-B UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG - 168 - Handleiding ESIS-AB webbased, versie maart 2009 © Rovict BV Categorie Omschrijving Absentieoverzicht in leerlingdossier Licentie Administrateur Applicatie beheer VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Bestuur Manager UIT UIT UIT Conciërge Directie Groeps leerkracht UIT UIT UIT Intern begeleider VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Supervisor ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Registraties in leerlingdossier ESIS-B Toetsoverzicht in leerlingdossier Handelingsplan in Leerlingdossier Afdrukken in leerlingdossier ESIS-B ESIS-B ESIS-B VOLLEDIG UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG UIT Resultaten van toetsen en observaties Toetsresultaten ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Toetsen en observatie formulieren Instrumenten beheren Toetsgebruik ESIS-B ESIS-B UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT UIT UIT ALLEEN LEZEN VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG VOLLEDIG Dossierindelingen onderhouden Dossier hulptabellen onderhouden Dossierindeling selecteren in dossierindeling beheer Leerling selecteren om het leerlingdossier te openen ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG ESIS-B VOLLEDIG VOLLEDIG UIT UIT VOLLEDIG UIT VOLLEDIG VOLLEDIG - 169 -